Wer soll es noch wissen?
Sehr viele Ratgeber zum Thema E-Mail, wie sie in der Zwischenzeit auch in Tages- und Boulevard-Blättern zu finden sind, heben immer wieder hervor, wie grundsätzlich schlecht es doch sei, Nachrichten mit Adressen in CC zu versenden. Diese Einschätzung hat ihren Grund. Dieser ist allerdings nicht in der Funktionalität von CC zu finden, sondern in dem in manchen Unternehmen üblichen exzessiven Gebrauch der Funktion "Allen antworten". So entstehen dann wahre "Mail-Lawinen", unter denen die Produktivität nicht unerheblich leiden kann.
Das hat aber leider auch dazu geführt, dass viele Anwender diese Funktion geradezu fürchten und es auf alle Fälle vermeiden wollen, allen Menschen zu antworten, deren Namen sich auf der Nachricht im CC-Feld befinden. Nun ist es aber gerade für die Teamarbeit - gerade wenn das Team räumlich getrennt arbeitet - sehr sinnvoll, dass die Teammitglieder, die es angeht, beispielsweise auch die Antworten auf eine Anfrage direkt bekommen. Die verbreitete Angst vor dem "Allen antworten" führt nämlich ansonsten dazu, dass der Empfänger der Antwort dann anschließend alle, die es betrifft, noch einmal zusätzlich benachrichtigen muss.
Fazit: Die CC-Funktion ist grundsätzlich sinnvoll und kann ebenso zum Einsatz kommen - wenn sie überlegt verwendet wird. Allerdings hilft es wenig, wenn überall dazu aufgerufen wird, diese Funktionalität grundsätzlich nicht zu verwenden. Lieber einmal genauer hinschauen, für welchen der Empfänger es denn interessant sein könnte und dann vielleicht doch allen antworten, die es betrifft.
- Die peinlichsten E-Mail-Pannen in Unternehmen
In Kooperation mit Intralinks präsentieren wir Ihnen fünf der peinlichsten und folgenschwersten E-Mail-Pannen in Unternehmen. - Platz 4: Das Anwaltsgeheimnis
Ein Angestellter des US-amerikanischen Rechtsanwalts Patrick Fitzgerald wollte 2009 bekannt geben, dass die Angeklagten in einem Betrugsfall nun verurteilt wurden. Der Angestellte hängte der E-Mail an die Medien aus Versehen aber auch eine Liste mit den Namen von geheimen Zeugen an, von denen ein Teil anonym ausgesagt hatte. - Platz 3: Entlassungs-Orgie
Das internationale Versicherungsunternehmen Aviva Investors bewerkstelligte 2012 das Unglaubliche: per E-Mail feuerte man aus Versehen alle Angestellten des Unternehmens – und zwar weltweit. Erst 25 Minuten nach der Zustellung an 1300 Mitarbeiter fiel den Verantwortlichen ihr Fehler auf, woraufhin sie Entschuldigungs-E-Mails an 1299 glückliche Mitarbeiter versenden mussten. - Platz 2: Der Epic-Fed-Fail
Rund 150 Größen der US-Finanzbranche - darunter Sachs, Barclays Captial, Wells Fargo, Citigroup und JP Morgan - kamen im April 2013 frühzeitig an das Protokoll der Federal Reserve, in dem traditionell wichtige Informationen über den Markt verkündet werden. Schuld daran war ein Mitarbeiter, der die E-Mail statt wie geplant am Mittwoch um 14 Uhr bereits am Dienstagabend versendete. Der Umgang der Federal Reserve mit sensiblen Informationen wird seither äußerst kritisch gesehen. - Platz 1: Berenson-Schmerenson
Im Februar 2008 veröffentlichte die New York Times einen Artikel über die illegalen Marketing-Aktivitäten des Pharmakonzerns Eli Lilly & Co. Der Konzern war offenbar bereit, der US-Regierung eine Milliarde Dollar zu zahlen, um die Geheimhaltung des peinlichen Falles zu gewährleisten. Eine Anwältin des Konzerns verschickte dann geheime Unterlagen zum Fall. Blöderweise gingen die jedoch nicht an ihren Kollegen Brandford Berenson, sondern an Alex Berenson, Reporter der New York Times. Dem dürfte dieses Versehen wie ein Lottogewinn erschienen sein. - Die Moral von der Geschicht'
Irren ist menschlich - natürlich lässt sich mit Trainings daran arbeiten, doch wie lassen sich solche peinlichen Datenverluste sonst noch verhindern? Eine Möglichkeit ist die Kombination aus nutzerzentrierten Strategien - etwa ein Datenschutz-Training mit Softwarelösungen. Es gibt moderne Dokumenten-Lösungen, mit denen sich Dateien austauschen lassen, die über eine sogenannte "Unshare"-Funktion verfügen. Diese zieht Zugriffsrechte auf Dateien im Nachhinein wieder zurück, egal, wo die Daten gespeichert oder wie oft eine Datei kopiert und geteilt wurde. So kann auch nach einer falschen E-Mail jedes Dokument per Mausklick zerstört werden. Zur Sicherheit vor dem Absenden einen Blick auf das Adressfeld zu werfen, lohnt sich aber trotzdem in jedem Fall.