Standardaktion für Taskleisten-Symbol festlegen

OneNote verankert sich nach seiner Installation automatisch im Systray. Wenn man auf das dort befindliche Icon klickt, wird per Default der Befehl "An OneNote senden" aufgerufen. Nicht jeder ist damit zufrieden, doch zum Glück lässt sich die Vorgabe rasch ändern.

OneNote wird bei jedem Windows-Start geladen und macht zunächst nur im Info-Bereich der Taskleiste auf sich aufmerksam. Um die Standardaktion zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das OneNote-Icon im Systray. Dann bewegen Sie den Mauszeiger auf den Eintrag Standardwerte für OneNote-Symbol.

Nun erscheinen vier Optionen, die sich je nach verwendeter Version leicht unterscheiden. In OneNote 2013 haben Sie die Wahl zwischen An OneNote-Tool senden, Neue schnelle Notiz, OneNote öffnen und Bildschirmausschnitt erstellen.

Nur die beiden letztgenannten Befehle erscheinen auch bei OneNote 2010, sonst heißen dort die Einträge Neue Randnotiz öffnen und Audioaufnahme starten. Sobald Sie auf eine der angebotenen Optionen klicken, ist diese als Standardaktion festgelegt. Die aktuelle Einstellung wird als Tooltip angezeigt, wenn Sie die Maus auf das Systray-Symbol bewegen.

Per E-Mail erhaltene OneNote-Anhänge anzeigen

OneNote-Notizen lassen sich direkt vom Programm aus als Mail-Attachment verschicken - vorausgesetzt, Outlook oder ein anderer Client ist installiert. Wie aber können Empfänger den Anhang öffnen, wenn sie nicht über OneNote verfügen?

Wenn der Absender die Mail auch aus OneNote heraus überträgt, stehen die Chancen gut, dass der Empfänger die Notizen auch ohne das dazugehörige Microsoft-Programm anzeigen kann. Beim Verschicken muss man aber darauf achten, die Option Als Anlage senden (OneNote 2013) beziehungsweise Seite als Anlage per E-Mail senden (OneNote 2010) zu wählen.

Nur in diesem Fall enthält die Nachricht außer dem Anhang mit der Erweiterung ONE ein zweites Attachment, in dem das Dokument im MHT-Format steckt. Dieses lässt sich mit dem Internet Explorer direkt anzeigen. Für Firefox benötigen Sie dazu ein Add-on wie Mozilla Archive Format.

In Video- und Audiodateien suchen

Speziell die breit gefächerten Einsatzmöglichkeiten von OneNote machen das Programm für viele Anwender attraktiv. Zum Beispiel lassen sich auch Video- und Tonaufzeichnungen durchsuchen. Allerdings gibt es dabei einige Dinge zu beachten.

Lösung: Die Option ist standardmäßig deaktiviert, Sie müssen sie also zunächst einmal einschalten. Dazu öffnen Sie OneNote und klicken auf die Registerkarte Datei, dann auf Optionen und Audio und Video. In der rechten Fensterhälfte befindet sich im Bereich Audio-Suche das Kontrollkästchen Suche nach Wörtern in Audio- und Videoaufzeichnungen aktivieren, in das Sie ein Häkchen setzen. Unmittelbar danach blendet die Software ein weiteres Fenster ein, das darauf hinweist, dass die Indizierung von Audiodaten je nach Qualität des Ausgangsmaterials recht lange dauern kann. Eine weitere Einschränkung besteht darin, dass die aufgenommene Sprache mit der Sprache der Benutzeroberfläche übereinstimmen muss.

Nun benötigen Sie natürlich noch einen entsprechenden Audio- oder Videoclip. Dieser lässt sich Ihrem Notizbuch auf zwei Arten hinzufügen. Entweder als bereits vorhandene Datei über das Register Einfügen in Form eines Attachments. Oder Sie fertigen direkt in OneNote eine Ton- beziehungsweise Filmdatei an, indem Sie ebenfalls über den Tab Einfügen eine Option aus der Gruppe Aufnahme wählen.

Wenn Sie anschließend einen Begriff in das Suchfeld eintragen, durchforstet OneNote auch die hinzugefügten Multimedia-Files. Die Erkennungsrate steht und fällt allerdings mit der Indizierung, die dann stattfindet, wenn sich der Rechner im Leerlauf befindet. Als groben Richtwert gibt Microsoft in den Suchergebnissen an, dass für eine Audioaufzeichnung von einer Stunde eine Indizierung von zwei bis drei Stunden erforderlich ist. (mje)