Wer sich einmal an Microsoft OneNote gewöhnt hat, mag das praktische Notizbuch aus Microsoft Office bald nicht mehr missen: einfach Textnotizen, Weblinks, Videos und vieles mehr an einem zentralen Ort sammeln.

Wie so oft sind jedoch nicht alle praktischen Funktionen selbsterklärend, wir haben daher ein paar hilfreiche Tipps für die Notizerfassungssoftware zusammengestellt. Die nachfolgenden Anleitungen funktionieren mit den beiden aktuell weit verbreiteten Versionen OneNote 2010 und OneNote 2013. Auf Besonderheiten bei den einzelnen Versionen gehen wir an Ort und Stelle ein.

PDF-Dateien in editierbare Texte umwandeln

Gelegentlich stehen Benutzer vor der Aufgabe, Inhalte von PDF-Dokumenten weiterzubearbeiten. Wer über OneNote verfügt, ist aus dem Schneider, denn er muss weder die entsprechenden Adobe-Produkte besitzen noch auf Tools von Drittherstellern ausweichen.

Als Voraussetzung, dass die folgenden Schritte gelingen, muss auf dem Rechner ein PDF-Anzeigeprogramm, etwa Adobe Reader oder eine Alternative wie Nitro Reader, vorhanden sein. Sonst kommt es zu einer Fehlermeldung, wenn Sie das PDF einzufügen versuchen.

In OneNote klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen und wählen aus der Gruppe Dateien den Befehl Dateiausdruck. Dann navigieren Sie im folgenden Fenster zum gewünschten PDF-Dokument, selektieren es und klicken auf Einfügen. Nachdem OneNote die Datei vollständig geladen hat, was je nach Größe einige Zeit dauern kann, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die PDF-Darstellung.

Um nur den Text der aktuell angezeigten Seite in die Zwischenablage zu übernehmen, wählen Sie den Befehl Text von dieser Seite des Ausdrucks kopieren. Um alles zu kopieren, klicken Sie auf den Befehl Text von allen Seiten des Ausdrucks kopieren. Bei sehr umfangreichen PDFs kann es vorkommen, dass die letztgenannte Option nicht zur Verfügung steht, weil das Clipboard für den gesamten Umfang zu klein ist.

Anschließend lässt sich der Inhalt aus der Zwischenablage mit Strg + V in eine andere Anwendung, etwa Word, einfügen und bearbeiten.

Webseiten als Notizen übernehmen

Eine Webseite als Bookmark abzulegen ist eine Möglichkeit, interessante Fundstücke rasch wieder aufzuspüren. Als bequemere Alternative empfiehlt sich aber OneNote, das zu diesem Zweck nicht nur mit dem Internet Explorer zusammenarbeitet.

Wenn Sie auf Ihrem Rechner OneNote installiert haben, enthält der Internet Explorer zwei zusätzliche Optionen: An OneNote senden und Verknüpfte OneNote-Notizen. Diese Befehle stehen über das Menü Extras zur Verfügung, das nach Drücken der Alt-Taste erscheint. An OneNote senden taucht zusätzlich im Kontextmenü auf.

Mit den beiden Optionen lassen sich Informationen von Webseiten übernehmen beziehungsweise damit verknüpfte eigene Notizen anlegen. Im ersten Anwendungsfall markieren Sie einfach den gewünschten Text und schicken ihn per Kontextmenü an OneNote. Dabei bleibt die Originalformatierung der Webseite in der Regel erhalten; außerdem enthalten sind ein Zeitstempel und die Quell-URL. Bei anderen Browsern kann man zu diesem Zweck den im Drucken-Menü untergebrachten Befehl An OneNote senden verwenden.

Wenn Sie im Internet Explorer arbeiten und zu einer Webseite eine Notiz erstellen möchten, rufen Sie das Kommando Verknüpfte OneNote-Notizen auf, wechseln ins angedockte OneNote-Fenster und geben Ihren Kommentar ein. OneNote erzeugt eine Verknüpfung zur entsprechenden Seite, erkennbar an einem Symbol des Internet Explorers, das vor der Notiz angezeigt wird. Wenn Sie darauf klicken, öffnet der Standard-Browser die zugehörige URL.