Foto: Irina Strelnikova - shutterstock.com
Personalverantwortliche haben viele Aufgaben. Die wichtigste besteht nach wie vor darin, talentierte Mitarbeiter zu finden, zu entwickeln, zu managen und zu halten - und dabei alle gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen zu erfüllen. Software für das Human Capital Management (HCM) kann HR-Managern dabei helfen, ihre Ziele zu erreichen und die HR-Prozesse im gesamten Unternehmen zu optimieren.
"Ein Human-Capital-Management-System versetzt Sie in die Lage, Ihre Mitarbeiter stärker einzubinden und ihnen ein besseres Arbeitsumfeld zu bieten. Zudem ermöglicht es prädiktive Analysen, um Probleme bereits zu erkennen, wenn sie entstehen", sagt Betsy Summers, Principal Analyst bei Forrester.
HCM-Software: Definition und Vorteile
Human-Capital-Management-Software umfasst eine Reihe von Tools, die Unternehmen dabei helfen, qualifizierte und leistungsstarke Mitarbeiter
zu rekrutieren,
einzustellen,
zu entwickeln,
zu bezahlen,
zu managen und
zu halten.
"HCM-Software bildet ein zentrales System, um Mitarbeiterinformationen zu erfassen. Sie ist im allgemeinen das wichtigste HR-Transaktionsinstrument eines Unternehmens, wenn es um Neueinstellungen, Versetzungen oder Beförderungen geht", meint Fran Maxwell, Global Lead of Workforce and Organizational Transformation beim Beratungsunternehmen Protiviti. "Ein HCM-System kann Unternehmen auch dabei helfen, Vielfalt und Integration zu fördern sowie das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern", ergänzt Gartner-Analystin Helen Poitevin.
Human Capital Management Software bietet folgende Vorteile für Unternehmen:
Optimierte HR-Prozesse: Eine HCM-Plattform integriert alle HR- oder Mitarbeiterdaten eines Unternehmens in ein einziges System und dient als zentraler Hub für Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Sozialleistungen, Zeiterfassung, Entlohnung, Leistungsbeurteilung und - je nach Anwendung - auch für weitere Bereiche. HCM-Applikationen ermöglichen Unternehmen zudem Mitarbeiterdaten zu organisieren, Compliance zu gewährleisten und die allgemeine Effizienz der Personalabteilung zu steigern.
Datengetriebene Entscheidungen: Mithilfe von HCM-Software können Betriebe auf Basis der gesammelten Mitarbeiterdaten Analysen fahren, um bessere Insights in ihre Belegschaft zu erhalten und fundiertere Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage zuverlässiger, akkurater und aktueller Informationen zu treffen. "So lässt sich sicherstellen, dass die eingeführten Prozesse und Richtlinien die gewünschten Ergebnisse bringen", meint Gartner-Analystin Poitevin.
Mitarbeitergewinnung und -bindung: Tools zur Talentakquise und -verwaltung helfen Unternehmen dabei, den heutigen Anforderungen in Sachen Talent Management gerecht zu werden. Sie befähigen die Firmen, Lebensläufe zu analysieren und die besten Kandidaten für offene Stellen zu identifizieren. Talentmanagement-Tools fördern zudem das Mitarbeiterengagement, indem sie Maßnahmen für Karriereplanung und Schulungen offerieren.
Diversity & Inclusion: Unternehmen von heute wissen, wie zielführend eine divers zusammengesetzte Belegschaft ist. Mitarbeiter, die sich bei ihrer Arbeit wertgeschätzt und unterstützt fühlen, arbeiten in der Regel befreiter und mit mehr Hingabe. Sie erzielen bessere Ergebnisse.
HCM Tools: Wichtige Features
Obwohl HCM-Softwarepakete ein breites Funktionsspektrum abdecken, sollten Unternehmen bei der Auswahl auf folgende Features achten:
Schutz von Mitarbeiterdaten: Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Daten ihrer Mitarbeiter geschützt sind - nicht nur um Datenschutzgesetze einzuhalten. Das setzt die Personalabteilungen unter Druck, denn sie sind die Hüter der Mitarbeiterdaten. Werden alle HR-Informationen am selben Ort abgespeichert, kontrollieren die Unternehmen jederzeit die Daten ihrer Mitarbeiter. "Welche Daten gespeichert werden dürfen, ist nicht immer ganz einfach zu bestimmen - je nachdem, wie global das Unternehmen aufgestellt ist und welchen Gesetzen und Regularien es unterliegt", sagt Maxwell.
Personalbeschaffung: Dieses Modul unterstützt den Einstellungsprozess (inklusive Onboarding) von Mitarbeitern und umfasst auch Funktionen für Stellenausschreibungen sowie Bewerberauswahl und -überprüfung.
Talent Management: Dieses Feature hilft bei der Rekrutierung, dem Mitarbeiter-Engagement, der Vergütung, der Leistungsbeurteilung und der Führungskräfte-Entwicklung.
Workforce Management: Diese Funktion brauchen Unternehmen, um die vorhandenen Skills zu erfassen, zu verstehen und damit zu planen. Betriebe, die oft Freiberufler und Berater einsetzen, sollten sich nach einer HCM-Software umsehen, die Workforce-Management-Funktionen auch für das Verwalten externer Mitarbeiter bietet.
Performance Management: Human Capital Management Software Tools können Unternehmen auch dabei helfen, das Performance Management zu rationalisieren und zu automatisieren. Dazu arbeiten Manager und ihre Mitarbeiter gemeinsam an Leistungsdaten, die anschließend in einem System gespeichert werden. Dieses Modul unterstützt auch Zielsetzung und Fortschrittsverfolgung.
Schulung und Entwicklung: Hochwertige HCM-Software unterstützt die Lern- und Entwicklungsstrategie eines Unternehmens, indem sie Manager dazu befähigt, Mitarbeitende mit Lernangeboten auf der Grundlage ihrer persönlichen Entwicklungspläne zusammenzubringen. Die Beschäftigten sollten dabei auch die Möglichkeit haben, ihre eigenen Schulungen zu wählen.
Self-Service: Die Mitarbeiter sollten ein HCM-System auch nutzen können, um Spesenabrechnungen und Zeiterfassungsdokumente einzureichen sowie ihre persönlichen Daten einzusehen und zu aktualisieren.
Vergütungsmanagement: Unternehmen sollten in der Lage sein, mit ihren Human Capital Management Tools Vergütungsinformationen zu analysieren und zu bearbeiten. Auch, um sicherzustellen, dass das Gehaltsgefüge im gesamten Unternehmen fair gestaltet ist.
Integrationen: Ein HCM-System sollte mit anderen geschäftskritischen Systemen eines Unternehmens integriert werden können, etwa mit externen Zahlungsdienstleistern oder ERP-Systemen.
- Roman Schäfer, Blue Reply
„Digitalisierung im Bereich HR ist erfolgsversprechender, wenn die HR-Abteilung ihre Eigenständigkeit behält und technologisch weiter befähigt wird. Aufgrund der Sensibilität der Daten wird HR immer eine Sonderstellung in der Zusammenarbeit mit der IT einnehmen. Um die HR-Digitalisierung nicht durch unpassende IT-Prozesse und Verfahren einzubremsen, muss der Personalbereich der erste Aufschlagpunkt für Self Service-Lösungen und Technologien sein. Die benötigte Autarkie und die Möglichkeiten von Low-Code-Anwendungen gerade für Datenanalyse und Data Science sind füreinander gemacht. Die IT sollte hier mitspielen und ihre Organisation hierauf anpassen, um das stetige Spannungsfeld von IT und HR-Erfordernissen zu neutralisieren.“ - Reza Madjidi, KiwiHR
„Aufgrund der aktuellen Situation greifen viele Unternehmen das Thema HR auf und merken, dass sie in der Vergangenheit viel zu wenig gemacht haben. Je nach Unternehmensgröße haben Abteilungsleiter oder Fachbereichsleiter HR-Themen nebenbei mitgemacht. Jetzt haben sie entdeckt, dass es auch dafür Tools auf dem Markt gibt, mit denen man bestimmte Prozesse automatisieren kann. Und diese automatisierten Prozesse braucht es in der jetzigen Zeit, damit jeder im Klaren darüber ist, was eigentlich geschieht. Diese Transparenz muss man sowohl den Mitarbeitern als auch dem HR-Manager anbieten.“ - Ingolf Teetz, milch & zucker
„Es gab in HR schon immer eine kleine innovative Speerspitze, die Dinge vorangetrieben hat. HR ist also keineswegs der Schnarchverein, als welcher er gerne dargestellt wird. Aber die Personalabteilung hat zum Beispiel stark mit der DSGVO zu kämpfen und solche Dinge schlagen eben ein. Spätestens jetzt werden die Lücken in den Prozessen geschlossen. Ein gutes Beispiel: Mitbestimmung. Vieles musste bisher ausgedruckt werden und das funktioniert nicht mehr. Auch wird nun darüber nachgedacht, welche Arbeitsabläufe vereinfacht werden können.“ - Joachim Skura, Oracle
„Wir haben in einer Studie gemessen, ob der durchschnittliche Stresspegel im letztem Jahr bei den Mitarbeitern gestiegen ist. 16000 Leute rund um den Globus haben uns klipp und klar zwei Dinge gesagt: Sie haben wesentlich mehr Stress, weil sie Kochen, Einkaufen, Familie und den Hund zu Hause mit dem Büro koordinieren müssen. Der zweite Punkt: Sie arbeiten im Homeoffice im Schnitt zehn Stunden die Woche mehr. Das ist eine Facette des „New Normal“, die andere ist, dass, unabhängig von COVID, viele Geschäftsmodelle der Überarbeitung nicht mehr wie früher funktionieren. HR muss daher datengestützte Szenarien für das Management mitentwickeln können und den Balanceakt Individuum/Unternehmen schaukeln. Ohne integrierende Technologie ist das nicht zu leisten.“ - Katja Kolb, Persis
„Die neue Generation HR findet Tools viel schneller und ist auch weltoffener. Dadurch, dass sie hinterfragen, warum manche Dinge in ihren Augen so kompliziert gemacht werden, verändert sich der Horizont im Unternehmen. Es ist nicht so, dass HR diesen Horizont vorher nicht hatte, aber es fehlte einfach die Zeit, um sich damit zu beschäftigen. Jetzt bekommt HR die Aufmerksamkeit, die sie verdient.“ - Florian Walzer, rexx Systems
„Letztes Jahr kam mit dem Druck auch die Nachfrage nach der Digitalisierung, das hat den Mut bei manchen HR-ABteilungen erweitert. Die Umsetzung ging aber weit auseinander. Auf der einen Seite gab es die Unternehmen, die gesagt haben: „Jetzt haben wir Zeit, jetzt pushen wir und treiben die Entscheidungen voran. Wenn nicht jetzt, wann denn dann?“ Auf der anderen Seite herrschte Schockstarre. Den Unternehmen war bewusst, dass sie etwas unternehmen müssen und sie wollten es auch. Dennoch haben sie ihre Entscheidung auf 2021 verschoben. HR hat nun tatsächlich die Chance, der Treiber der Digitalisierung im Unternehmen zu sein.“ - Daniela Porr, Workday
„Die Krux bei der Digitalisierung im Personalbereich ist nicht nur die Technologie, sondern wie sie dabei unterstützt, das soziale Miteinander zu gestalten. Zum Beispiel sind Frauen in der Corona-Krise mit der Vereinbarkeit von Homeschooling und Home Office vielfach immer noch stärker belastet. In wie weit sind solche Entwicklungen für Arbeitgeber sichtbar, so dass sie in New Work und Digitalisierungsstrategien mit einfließen können? Hier stellen sich auch Fragen wie „Was sind neue Verantwortlichkeiten für die Personalarbeit und die Gestaltung der Arbeitskultur?“. Es gibt in der HR noch viele weitere Diversity-Themen und als Technologieanbieter haben wir nicht nur dafür zu sorgen, dass Technologie für alle funktioniert. Wir haben auch eine soziale Verantwortung, der wir gerecht werden müssen.“ - Dr. Jürgen Erbeldinger, ESCRIBA
"Enabling The Frontliners. Moderne NLC-Plattformen ermöglichen es den Fachexpert:innen in der HR-Abteilung, selbst Anwendungen (NLC-Apps) zu bauen und digitale Workflow in kürzester Zeit zum Leben zu erwecken. Gerade die Kombination aus No-Code (Fachseite) und Low-Code (IT-Seite / Software Expert:innen) ist besonders wirksam und hilft Gräben zu überbrücken. NLC gibt der IT-Freiräume und empowered die HR. Mit NLC boosten Sie die Digitalisierung."
Human Capital Management Software: Top 10
Am Markt stehen Dutzende von HCM-Lösungen zur Verfügung. Um Ihnen den Einstieg in dieses Feld zu erleichtern, haben wir einige der unserer Meinung nach besten Lösungen im Bereich Human Capital Management für Sie zusammengestellt.
Dieses Cloud-basierte All-in-One-HCM deckt HR-Kernbereiche wie Talentakquise, Talent Management, Workforce Management, Self-Service, Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung und Verwaltung von Sozialleistungen ab. Ceridian Dayforce kann in einer Private Cloud oder einer von Ceridian oder einem Drittanbieter gemanagten Public Cloud gehostet werden. Die Lösung richtet sich an eine Vielzahl von Branchen. Aufgrund der administrativen HR-, Gehaltsabrechnungs- und Workforce-Management-Funktionen eignet sich Ceridian Dayforce jedoch in besonderem Maße für Unternehmen mit vielen Arbeitern und/oder Angestellten, die auf Stundenbasis bezahlt werden.
Diese Cloud-basierte, Mobile-fähige Plattform ermöglicht es Unternehmen, einen Ressourcendatensatz für alle zentralen HCM-Geschäftsprozesse zu erstellen. Infor Global Human Resources bietet Funktionen wie Organisationsplanung, Benefits Enrollment, Abwesenheitsmanagement, Onboarding, Offboarding, Talentakquise und -management sowie Self-Service für Mitarbeiter und Manager. Darüber hinaus stellt diese HCM-Software auch ein Personaldatensystem für Mitarbeiter und Nicht-Mitarbeiter bereit. Infor bietet auch Funktionspakete für große Unternehmen in bestimmten Branchen, zum Beispiel Hotelgewerbe, öffentlicher Sektor, Gesundheitswesen oder Fertigungsindustrie.
Oracle Fusion Cloud Human Capital Management
Diese HCM-Lösung ist Teil der Oracle Fusion Cloud Applications Suite und ermöglicht es Unternehmen, globale Personalprozesse einheitlich zu planen, zu managen und zu optimieren. Oracles Lösung bietet Module für globales HR, Workforce Management, Recruiting, Talent Management, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung, Weiterbildungen und Work-Life-Lösungen. Oracle Fusion Cloud HCM ist auf der Oracle Cloud Platform verfügbar, die als Public Cloud Utility läuft. Mit der HCM Cloud Mobile App können Anwender von überall sicher auf ihre Oracle HCM Cloud-Anwendungen zugreifen. Oracle Fusion HCM Cloud richtet sich an mittelständische und große Unternehmen weltweit.
Das modulare, Cloud-basierte HCM-System Paychex Flex deckt ebenfalls diverse Bereiche ab, darunter Kernaufgaben der HR, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Sozialleistungen, Zeiterfassung, Performance Management, Rekrutierung und Screening, Onboarding, Employee Self-Service und Compliance-Services. Paycheck Flex richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen und lässt sich in General Ledger und Talent Management Analytics integrieren. Die Software ermöglicht Personalverantwortlichen auch, individualisierte Dashboards zu erstellen und erzeugt leicht konsumierbare Analysen zu Einstellungen, Sozialleistungen, Arbeitskosten, Zeiterfassung und Änderungen am Personalbestand. Paycheck Flex lässt sich mit Systemen von Drittanbietern für die Personal- und Finanzverwaltung, die Zeiterfassung und die Verwaltung von Sozialleistungen integrieren. Die Software ist auch über die Paychex Flex Mobile App verfügbar.
Dieses Cloud-basierte HCM-System hilft kleinen und mittelständischen Unternehmen dabei, ihr Personalwesen effizient zu verwalten. Es bietet unter anderem Funktionen für Onboarding und Mitarbeiterentwicklung, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung, Rekrutierung, Schulungen, Self-Service, HR-Reporting sowie Talententwicklung. Die Benutzer können auch über die mobile App von Paycor auf diverse Funktionen zugreifen.
Ramco Human Capital Management - Cloud HCM Software
Die cloud-basierte Talent Management Software von Ramco bietet Funktionen für die Kernbereiche des Personalwesens, darunter Leistungsmanagement, Personalbeschaffung, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Sozialleistungen, Self-Service sowie Personalplanung und -analyse. Die Software ermöglicht mittleren bis großen Unternehmen, ihre HR-Strategien durch ein einheitliches End-to-End-HR-Software-System zu vereinfachen. Manager und Mitarbeiter können auf die Ramco Cloud HCM-Module über Self-Service-Portale sowie über eine mobile App zugreifen.
SAP SuccessFactors Human Experience Management (HXM) Suite
Die HXM-Suite - die nächste Generation von SAP SuccessFactors HCM - bringt unter anderem Features zu Gehaltsabrechnung, Talent Management und Analysefähigkeiten mit. Die SAP-Software unterstützt Unternehmen dabei, den gesamten Lebenszyklus ihrer Mitarbeiter zu managen - von der Rekrutierung über das Onboarding und die Gehaltsabrechnung bis hin zum Performance Management. Dabei unterstützt die HXM-Suite 43 Sprachen und mehr als 45 Lokalisierungen. Die Software wird über die Cloud bereitgestellt und ist als Software-as-a-Service genauso wie über die SAP SuccessFactors Mobile App verfügbar. Die Lösung eignet sich für Unternehmen jeder Größe und Branche.
Diese Cloud-basierte HCM-Suite vereint HR, Gehaltsabrechnungs- und Talent-Management-Funktionen in einer Lösung - mit dem Ziel die Prozesse im Personalmanagement zu vereinheitlichen. UKG Pro wird in der Public Cloud gehostet und bietet alle Funktionen einer modernen HCM-Lösung, einschließlich HR-Management, Onboarding, Gehaltsabrechnung, Urlaubs- und Zeiterfassungsmanagement, Self-Service, HR-Reporting und Performance Management. Die Lösung lässt sich außerdem direkt mit UKG Dimensions integrieren, um erweitertes Workforce Management zu realisieren. Mit der mobilen App UKG Pro können Mitarbeitende auf anstehende Termine, Zeitpläne, Gehaltsdetails sowie andere HR- und Unternehmensinformationen zugreifen. UKG Pro eignet sich für mittelgroße bis große Unternehmen. Dank mehr als 100 verschiedener Lokalisierungen können auch multinationale Unternehmen ihre globalen Belegschaften damit managen.
An kleine und mittelständische Unternehmen richtet sich die Cloud-basierte, mobile-fähige Lösung UKG Ready. Sie bietet Funktionen für HR-Management, HR-Reporting, Recruiting, Onboarding, Gehaltsabrechnung, Leistungsmanagement, Leistungsverfolgung und Self-Service.
Workday Human Capital Management
Workday HCM bietet unter anderem Features für HR Management, Employee Experience, Talent Management, Payroll und Workforce Management sowie Analytics und Reporting. Die Lohn- und Gehaltsabrechnungsfunktionen von Workday sind nur für die USA, Kanada, Großbritannien und Frankreich verfügbar, allerdings verfügt das Unternehmen in diesem Bereich über ein Netzwerk globaler Partner. Workday HCM rationalisiert manuelle Aufgaben und ermöglicht es der Personalabteilung, sich auf strategische Entwicklung und andere Initiativen zu konzentrieren. Workday HCM ist auch über eine mobile App verfügbar, wird in einer Public Cloud gehostet und eignet sich für mittelgroße und große Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen.
Human Capital Management: Fallstricke
Um das Beste aus ihrer Human-Capital-Management-Software herauszuholen, sollten Unternehmen einige Fallstricke umgehen:
Zu hohe Erwartungen: Typischerweise glaubten viele Unternehmen, dass HCM-Software alle Probleme im Personalwesen lösen werde, beobachtet Maxwell. "Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass die HCM-Anwendung im Kern ein Datenspeicher und eine Transaktionsmaschine ist. Sie ist kein Tool, mit dem Unternehmen Mitteilungen an ihre Manager und Mitarbeiter verschicken können, und sie ist kein Ort, an dem Mitarbeiter und Manager nach personalbezogenen Informationen suchen können." Darüber hinaus sollten Unternehmen nicht erwarten, dass HR-Probleme über Nacht gelöst werden: "Es gibt in der Regel eine Lernkurve für HR-Administratoren und -Mitarbeiter. Es wird also einige Zeit dauern, bis die Vorteile des neuen Systems zum Tragen kommen."
Schlechte Daten: Auch ein HCM-System ist nur so gut wie die Daten, die dort hineinfließen (und entsprechend gepflegt werden), wie Maxwell weiß: "Unternehmen, die das wahre Potenzial von HCM-Tools ausschöpfen möchten, brauchen akkurate Daten."
Schlechte Implementierungsstrategie: Die meisten HCM-Lösungen funktionieren gut. "Der Implementierungsprozess und die Flexibilität eines Unternehmens bei der Übernahme neuer Prozesse und Verfahren sind jedoch der entscheidende Faktor für den langfristigen Erfolg der HCM-Anwendung in einem Unternehmen", meint Maxwell.
Mitarbeiter nicht einbeziehen: Vor der Implementierung größerer Änderungen an ihren HR-Systemen sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter einbeziehen. Einige Unternehmen treiben diesen Prozess voran, ohne die Beschäftigten zu informieren, was vor sich geht. Oder sie vergessen, dass die Funktionen des neuen HCM-Systems auch den spezifischen Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter entsprechen sollten. Ist ein HCM-System dann erst einmal in Betrieb, kann das zu hoher Frustration unter den Mitarbeitern führen, was sich wiederum negativ auf die Benutzerakzeptanz auswirkt.
Dieser Beitrag basiert auf einem Artikel unserer US-Schwesterpublikation CIO.com.