Vor gar nicht allzu langer Zeit bedeuteten Kommunikation und Collaboration am Arbeitsplatz, dass man Kopien in Papierform verteilte und sich, um den Status von laufenden Projekten zu diskutieren, an einem Konferenztisch versammelte.

Durch neue Geschäfts- und Arbeitsmodelle wie Homeoffice kommt nun die Vernetzung ins Spiel. Vor ein paar Jahrzehnten brachten Konzepte wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und das Internet erstmals Ansätze zur digitalen Collaboration. Diese Anwendungen haben traditionelle Arbeitsmethoden jedoch nicht ersetzt, sondern stattdessen nur an ein paar Stellschrauben gedreht.

Der Grund, weshalb im Moment eine suboptimale Mischung aus papiergestützten und digitalen Ansätzen existiert, liegt größtenteils darin, dass digitale Anwendungen noch nicht nahtlos in Arbeitsabläufe integriert sind. Das ändert sich durch die aktuelle Phase der Digitalen Transformation.

Die Gründe, weshalb an Investitionen in Unified-Communications-and-Collaboration-Technologien kein Weg mehr vorbeiführt, um Unternehmensziele zu unterstützen, sind vielfältig.

Wissen ist Macht

Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, brauchen innovative Tools, um virtuell mit dem restlichen Team zu kommunizieren. Sie müssen kreative Ideen und Fachwissen in unbegrenzter Menge mit ihrem Team teilen können, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Dadurch ergibt sich auch die Möglichkeit, das Potenzial einzelner Individuen für eine gemeinsame Aufgabe zu bündeln.

Kleinere Aufgaben können einzelnen Teammitgliedern durch Cloud-basierte Kommunikations-Apps zugewiesen werden. Somit erhalten Teams einen Gesamtüberblick über die To-dos eines Arbeitsbereichs und können die Arbeitslast sowie passende Zeitpläne entsprechend einschätzen. Um das Wissen ihrer Angestellten teilen zu können, müssen Unternehmen ihnen entsprechende Tools zur Verfügung zu stellen. Das führt zu schnelleren Entscheidungsprozessen und zu effizienteren Arbeitsabläufen.

Vertrauen ist besser

Die gemeinsame Arbeit an einem Projekt setzt Vertrauen innerhalb eines Teams voraus. Durch Collaboration-Tools fühlen sich Mitarbeiter in Teams und auch in das Unternehmensgefüge eingebunden. Mithilfe von Desktop-Sharing und Web-Conferencing werden Arbeitsdokumente, Präsentationen, Checklisten oder anderes Material auch unter Mitarbeitern Teil jedes Meetings. Dadurch steigt auch die Produktivität von Angestellten an unterschiedlichen Standorten. Collaboration-Tools ermöglichen es Teams, ihre Energie in Problemlösungen zu stecken und Chancen zu nutzen Das Einhalten der Agenda und die pünktliche Beendigung von Meetings werden zur Norm.

Hürdenfreie Kommunikation

Der durchschnittliche Angestellte verbringt in etwa 28 Prozent seiner Arbeitszeit damit, seine Emails zu verwalten. Während 20 Prozent der Arbeitszeit versucht er, intern Informationen zu beschaffen oder herauszufinden, welche Kollegen bei speziellen Aufgaben um Hilfe gebeten werden können (Quelle: McKinsey). Fehlkommunikation kann zu Ärger führen und den Erfolg des Teams untergraben.

Collaboration-Tools mobilisieren Arbeitskräfte zu Schnelligkeit und Flexibilität. Mittels Instant Messaging und Plattformen für Videokonferenzen können Angestellte die Zeit, die sie in der Anfangsphase eines Projekts für Absprachen benötigen würden, drastisch reduzieren. Collaboration-Tools fördern außerdem eine offene Kommunikation innerhalb eines Teams, wodurch Missverständnissen vorgebeugt werden kann.

Homeoffice & Co. fördern

Ein facettenreicher Arbeitsplatz bedeutet häufig, dass manche Teammitglieder von unterwegs aus arbeiten oder nur ein paar Tage pro Woche im Büro anwesend sind. Diese Unterschiede dürfen nicht ignoriert werden, insbesondere bei Unternehmen, die weltweite Niederlassungen führen. Um ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem eine hohe Produktivität Standard ist, müssen die unterschiedlichen Arbeitsweisen einzelner Mitarbeiter in Betracht gezogen werden.

Arbeitsplätze der Zukunft bieten Ihren Teams eine Umgebung, die für eine mühelose Zusammenarbeit prädestiniert ist. Die Personalisierung von digitalen Technologien ermöglicht es Angestellten, sich zu organisieren und sich mit ihrem Team zu identifizieren. Integrierte Messaging-Apps ermöglichen schnelle Antworten von internen Fachleuten, ohne dass dafür ein Telefonat geführt werden muss. Dadurch werden alle Teammitglieder in Entscheidungen miteinbezogen, selbst die, die an anderen Orten und in einer anderen Zeitzone arbeiten. Unternehmen müssen diese Chancen erkennen und ein entsprechendes Arbeitsumfeld schaffen.

Verbesserte Kundenerfahrung

Um sich von ihren Mitbewerbern abzuheben, müssen Unternehmen ihren Kunden ein außergewöhnliches Erlebnis bieten. Dazu ist es wichtig, dass Angestellte mit Kunden genauso leicht in Kontakt treten können wie mit ihren Kollegen. Die Schnittstelle zwischen interner und externer Kommunikation muss also nahtlos sein. Die Kommunikation über die Cloud räumt viele Steine aus dem Weg und fördert eine effektive Collaboration.

Personalisierte Dashboards ermöglichen es Mitarbeitern, reibungslos von einem Kundengespräch in ein Gespräch mit einem Kollegen überzugehen. Gerade für Call-Center-Mitarbeiter ist dies ein wichtiger Aspekt, da sie dadurch in kürzester Zeit einen internen Fachmann ausfindig machen und dadurch Probleme schneller lösen können. Letztlich führt das zu einem besseren Kundenerlebnis, was die Reputation der Marke optimiert.

Grenzenlose Teams

Laut einer Studie von Strategy Analytics werden im Jahr 2022 42,5 Prozent aller Arbeitskräfte weltweit mobil arbeiten. 2016 lag der Wert bei 38,8 Prozent. Ein zunehmend grenzenloser Arbeitsmarkt kann jedoch dazu führen, dass geeignete Teams entsprechend schwer zusammenzustellen sind.

Mithilfe von Collaboration-Tools aus der Cloud können zeitliche und geographische Grenzen überwunden werden. Neue Angestellte und Projektmitarbeiter können schnell produktiv werden, da sie vorangegangene Aktivitäten und Dokumente sichten können. Dringende Anliegen und organisatorische Fragen lassen sich innerhalb eines weit verstreuten Teams per Instant Messaging klären.

Nicht nur Millennials profitieren

Laut einer Studie von IDG wollen 70 Prozent aller Unternehmen Cloud-Technologien in ihre UC-Pläne integrieren. Dadurch können sie Prozesse automatisieren und orchestrieren. Zudem wird die Bereitstellung von UC-Lösungen durch die Cloud verbessert.

Der Trend in Richtung eines mobilen und technologisch fortschrittlichen Arbeitsplatzes dürfte sich beschleunigen, gerade jetzt, wo die Generation der Millennials den größten Anteil der Beschäftigten ausmacht. Für diese Gruppe sind moderne Technologien sehr wichtig und haben einen großen Einfluss auf die Wahl ihres Arbeitgebers.

Obwohl es unterschiedliche altersunabhängige Lerntypen gibt, sind die Unterschiede zwischen den einzelnen Generationen erheblich. Millennials, die mit dem Internet aufgewachsen sind, haben einen natürlichen Umgang mit Technik und tendieren zu Technologie-basierten Ausbildungswegen. Für diese Generation ist eine Mischung aus Einzeltraining, Team-basiertem und Online-Lernen ideal. Die Generation X hat ebenfalls viele dieser Präferenzen, bevorzugt es jedoch, individuell, statt in Teams zu arbeiten.

Unternehmen haben Nachholbedarf

Eine Studie von Capgemini zeigt, dass der Großteil moderner Unternehmen für den Einsatz von neuen Technologien noch nicht gewappnet ist und Probleme bei der Umsetzung hat. Firmen, die Collaboration-Technologien gegenüber offen sind und diese einsetzen, ziehen technisch versiertes Fachpersonal an und können dieses auch halten. Das verschafft ihnen einen deutlichen Wettbewerbsvorteil gegenüber ihren Mitbewerbern.

72 Prozent aller Unternehmen verwenden zwar auf irgendeine Art Kommunikationstechnologien, trotzdem nutzen nur sehr wenige das volle Potenzial aus (Quelle: McKinsey). Folgende Punkte sind für Verantwortliche im Unternehmen vor der Anschaffung einer Technologie wichtig:

• Recherche - Jedes Unternehmen ist anders, deshalb ist es wichtig, sich vorher zu überlegen, in welchem Umfang Collaboration-Tools benötigt werden. Die optimale Lösung kann eine maßgeschneiderte sein.

• Strategie - Jedes Teammitglied nutzt die vorhandenen Technologien anders. Es sollte bedacht werden, wie jeder Mitarbeiter von der Neuerung profitieren kann.

• Unternehmensmentalität - Es muss sichergestellt werden, dass die Unternehmenswerte den Wandel in Richtung einer kollaborativen Arbeitsumgebung und Teamwork widerspiegeln.

• Arbeitsmodelle - Eine facettenreiche Belegschaft hat unterschiedliche individuelle Bedürfnisse, die beachtet werden sollten. Sowohl der Freiraum für Mitarbeiter, als auch Möglichkeiten zur Interaktion außerhalb des Büros sollten ausgelotet werden. Ein Drittel der deutschen Unternehmen bietet laut einer aktuellen Bitkom-Studie ihren Mitarbeitern bereits die Möglichkeit, aus dem Homeoffice zu arbeiten.

• Geduld - Die neuen Technologien sowie die neue Unternehmenskultur brauchen ein wenig Zeit, um vom Personal durchweg angenommen zu werden.

Kreativität, Flexibilität und Schnelligkeit erfordern kreative Führungskräfte, die alte Probleme lösen und neue Möglichkeiten zu nutzen wissen. All das setzt Teamwork voraus. Unternehmen benötigen dazu Tools, die es allen Teammitgliedern ermöglichen, so zusammenzuarbeiten, als ob sie sich im selben Raum aufhalten würden, selbst wenn sie weltweit verstreut sind. Collaboration bedeutet, facettenreiche Arbeitsgruppen zu bilden, die genau wissen, was wann erledigt werden muss. Außerdem wird jedem Teammitglied ersichtlich, wie es seine individuellen Stärken einbringen kann, um das Gesamtziel zu erreichen.

Effektive Zusammenarbeit wird zunehmend über den digitalen Arbeitsplatz erzielt. In den nächsten zwölf bis 18 Monaten wird es auf Märkten in Europa und im asiatisch-pazifischen Raum eine Verschiebung weg von traditionellen Arbeitsweisen hin zu Konnektivität und globaler Zusammenarbeit geben. Diese Technologie wird ihr volles Potenzial entfalten, indem es die komplette weltweite Infrastruktur weiterentwickelt. Unabhängig vom Alter der Mitarbeiter muss der Arbeitgeber den Schwerpunkt auf die Unternehmensziele legen und darauf, wie jeder Einzelne seinen Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten kann.