Unsere Art zu arbeiten hat sich in den letzten 15 bis 20 Jahren stark verändert. So wurden feste Abteilungsstrukturen und täglich derselbe Schreibtisch von globalen Projekt-Teams und Desk Sharing abgelöst. Web- und Telefonkonferenzen ersetzen heute Präsenz-Gespräche; Home Office, erhöhte Reisetätigkeit und flexible Arbeitszeitmodelle kommen hinzu. Damit die Mitarbeiter dennoch produktiv – oder am besten noch effizienter – arbeiten können, gilt es, die vorhandenen technischen Möglichkeiten optimal auf den Mitarbeiter abzustimmen. Anwendungen sollen außerhalb des Büros genauso zuverlässig erreichbar sein wie im Firmengebäude. Sie müssen sich über Handy, Tablet oder Laptop genauso komfortabel nutzen lassen wie am Desktop-Rechner mit großem Bildschirm.

Der digitale Arbeitsplatz fordert Verlässlichkeit

Laut einer Studie von IDG Research Services vom September 2017 haben sich bereits zwei Drittel der Unternehmen auf den Weg zum Arbeitsplatz der Zukunft gemacht. Dabei ist heute nur jeder Achte mit der technischen Ausstattung seines Arbeitsplatzes rundum zufrieden. 80 Prozent der Mitarbeiter wünschen sich noch Verbesserungen. Diese Studienergebnisse zeigen: Die neue Flexibilität ist in punkto Unternehmenskultur und Arbeitszeit bereits gut organisiert. Es hakt aber noch an der technischen Umsetzung.

Offenbar stellt die Tatsache, dass der Arbeitsplatz von heute häufig „remote“ ist, die IT vor besondere Herausforderungen, um die Verfügbarkeit und Erreichbarkeit der Systeme sicherzustellen. Deshalb sind neue Wege der Softwarebereitstellung notwendig, beispielsweise über die Cloud. Zudem braucht es ein ausgefeiltes Sicherheitskonzept mit Patch-Management und Berechtigungskontrolle, um BYOD und mobile Geräte sicher zu managen und die Nutzung virtueller Technologien kann zur Optimierung von Performance und Lizenzkosten beitragen.

Cloud-Architekturen sinnvoll einsetzen

Laut IDG werden nach wie vor E-Mail, Telefon und Office-Anwendungen am häufigsten benötigt. Hier steht mit Office 365 ein Office „on Demand“ zur Verfügung, das Mitarbeiter von jedem Rechner aus streamen können. Dokumente und Einstellungen werden über alle Geräte hinweg synchronisiert, wenn sich der Anwender mit seinem Microsoft-Konto anmeldet.

Den IT-Managern bietet ein spezielles Portal Einblick in die geleasten Produkte, User-Rechte und gekauften Lizenzen. Dies ist als Übersicht für alle Lizenzen eines Unternehmens jedoch unhandlich und bedeutet Mehraufwand beim Lizenzmanagement. Deshalb benötigt die IT Tools, um die Daten aus dem Office 365-Portal laufend auslesen und in ein ganzheitliches Lizenzmanagement integrieren zu können.

Doch nicht jede Applikation lässt sich so problemlos in die Cloud verlagern wie Office. Vor allem die Abhängigkeit einer Anwendung zu anderen Systemen muss genau geprüft werden. Auch die Frage, ob eine Applikation aus Sicherheitsgründen besser in einer Private statt einer Public Cloud betrieben wird, gilt es vorab zu klären. Dazu braucht es Analysen zum Nutzerverhalten, um die wirtschaftlichste Lizenzierungsform zu ermitteln. Das ist beispielsweise über ein Application Metering möglich. Darüber lässt sich die tatsächliche Nutzung von Software genau messen sowie installierte, aber nicht genutzte Software identifizieren. Anschließend kann die IT den Lizenzbedarf – auch für die Verlagerung einer Anwendung in die Cloud – genau ermitteln.

Um Cloud-basierte und mobile Arbeitsplätze bedarfsgerecht zu implementieren, braucht es Lösungen für ein effizientes Management hybrider IT-Landschaften. Nur erfahrene IT-Consultants bewegen sich auf diesem Terrain sicher. Deshalb bieten Hersteller den Unternehmen hierfür eine Richtschur bei der Auswahl von geeigneten Implementierungs- und Software-Partnern. Microsoft beispielsweise macht dies durch die Zertifizierung zum Microsoft Partner Datacenter Gold. Diesen Partnerstatus erhalten nur Anbieter, deren IT-Consultants fundiert zu Cloud- und Virtualisierungstechnologien beraten und diese in Rechenzentrumslösungen umsetzen können.

Mit Inventarisierung und Patchmanagment gegen Cyberattacken

Die jüngsten Hacker-Angriffe haben gezeigt, dass eine Cyberattacke nahezu jedes Unternehmen unabhängig von Größe und Branche treffen kann. Veraltete Release- und Patch-Stände öffnen Hackern Tür und Tor. Diese Sicherheitslücken lassen sich mit einem automatisierten Patch- und Softwaremanagement schließen. Tagesaktuell zeigt es die Patch- und Release-Stände, abgekündigte Versionen und unerlaubt installierte Software auf. Anschließend verteilt es die aktuellsten Software-Updates und Patches beziehungsweise deinstalliert unerlaubte Software direkt. Flexible Dienste und Protokolle wie https, ftps oder webdavssl ermöglichen die zuverlässige Unterstützung der mobilen Belegschaft.

Doch zuvor muss die IT wissen, welche Hardware-Assets autorisiert sind und auf welche Anwendungen sie überhaupt zugreifen dürfen. Bei deren Inventarisierung unterstützt ein Tool für Software Asset Management (SAM), das für jeden Anwendungsfall die passende Methode anbietet. Es erkennt auch Geräte, die sich nur sporadisch im Netzwerk anmelden.

Zugriff begrenzen

Die strikte Rechtevergabe auf Dateien und Ordner der Fileserver schützt Unternehmensdaten zusätzlich im Falle eines Ransomware-Angriffs. Denn dadurch wird die Anzahl der infizierten Dateien eingeschränkt. Doch die Rechtevergabe auf Basis von Active Directory Sicherheitsgruppen ist häufig sehr komplex und unübersichtlich. Spezielle Lösungen für das Access Rights Management listen übersichtlich auf, über welche Berechtigungen ein Mitarbeiter oder eine Gruppe verfügt. Nötige Einschränkungen lassen sich anhand solcher Übersichten schneller erkennen und vornehmen.

Wettbewerbsfaktor digitaler Arbeitsplatz

Unternehmen kommen um digitale Arbeitsplätze längst nicht mehr herum. Im Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter kann der Digital Workplace das Zünglein an der Waage sein. Für immer mehr Bewerber sind ortsunabhängiges Arbeiten, Home Office und flexible Arbeitszeiten wichtige Entscheidungsfaktoren. Für Unternehmen zahlt sich der Arbeitsplatz der Zukunft durch höhere Produktivität und Qualität aus, da Informationen jederzeit bereitstehen und beispielsweise in externen Besprechung auf Kundendaten, Verträge oder Umsätze direkt zugegriffen werden kann.

Um dies ressourcenschonend umzusetzen, benötigt die IT die richtigen Strategien und Lösungen. Dazu gehört ein optimales IT Asset Management mit automatisiertem Patch Management und Software Deployment, Application Metering sowie User Access Management. Dieses Zusammenspiel bildet das Fundament, um Digital-Workplace-Konzepte sicher und Lizenz-compliant umzusetzen. (mb)