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Business-Software

Microsoft SharePoint und die Alternativen

Collaboration-Tools für den Mittelstand

08.10.2013
Von  und
Frank-Michael Schlede arbeitet seit den achtziger Jahren in der IT und ist seit 1990 als Trainer und Fachjournalist tätig. Nach unterschiedlichen Tätigkeiten als Redakteur und Chefredakteur in verschiedenen Verlagen arbeitet er seit Ende 2009 als freier IT-Journalist für verschiedene Online- und Print-Publikationen. Er lebt und arbeitet in Pfaffenhofen an der Ilm.
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Thomas Bär, der seit Ende der neunziger Jahre in der IT tätig ist, bringt weit reichende Erfahrungen bei der Einführung und Umsetzung von IT-Prozessen im Gesundheitswesen mit. Dieses in der Praxis gewonnene Wissen hat er seit Anfang 2000 in zahlreichen Publikationen als Fachjournalist in einer großen Zahl von Artikeln umgesetzt. Er lebt und arbeitet in Günzburg.
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"Magnetisches" Dokumentenmanagement: Amagno

Mit amagno lassen sich Dokumente relativ leicht und schnell automatisch sichern.
Mit amagno lassen sich Dokumente relativ leicht und schnell automatisch sichern.
Foto: Thomas Bär / Frank-Michael Schlede

Viele kleine Firmen entdecken die vielfältigen Möglichkeiten des Verwaltens und vor allem des Teilens von Dokumenten dadurch, dass die Mitarbeiter von sich aus damit beginnen, freie Tools wie Dropbox, Google Drive oder Skydrive zu verwenden. Doch wer Dokumente richtig verwalten will, braucht mehr als nur eine "Ablage in der Wolke": Amagno bietet hier die Zusammenarbeit beim Dokumentenmanagement an.

Welche Vorteile bietet der Einsatz von Amagno?

  • Die Lösung kann in der Cloud oder auch auf dem eigenen Server eingesetzt werden. Sie kombiniert ein Dokumentenmanagement mit einer Collaboration-Lösung. Dabei können Dokumente beispielsweise auch direkt gescannt und eingepflegt werden.

  • Bei der Cloud-Lösung (die mit einem Datenvolumen von bis zu 1 GByte pro Anwender frei verwendet werden kann), werden die Daten verschlüsselt in einem europäischen Rechenzentrum (Straßburg) gespeichert.

  • Neben der Cloud-Lösung stehen eine Small-Business- (5 bis 10 Anwender) und eine Enterprise-Version (unbegrenzte Anwenderzahl) zum Betrieb auf dem eigenen Windows-Server bereit. Die Datenablage ist auf einem Datei-Server, aber auch auf SAN- und NAS- sowie WORM-Speichern möglich.

Amagno kommt sehr gut mit unterschiedlichen Dokumententypen zurecht.
Amagno kommt sehr gut mit unterschiedlichen Dokumententypen zurecht.
Foto: Thomas Bär / Frank-Michael Schlede

Fazit: Wer nach einer Lösung sucht, die unterschiedlichste Inhalte richtig sortiert und geordnet ablegen kann, der sollte sich diese Lösung einmal anschauen: Die vom Anbieter als "digitale Magnete" bezeichneten Regeln können eingehende Dokumente entsprechend scannen, untersuchen und auch ablegen - das funktionierte im Test erstaunlich zuverlässig und schnell.

Zum Testen dieser Lösung ist die Cloud-basierte Einstiegslösung eine gute Wahl. Firmen, die ihre gesamten Dokumente mit dieser Software verwalten und dann auch revisionssicher ablegen wollen, werden die Installation auf einem eigenen Server in Erwägung ziehen und durch die Gruppen- und Collaboration-Features dann eine entsprechend flexible Lösung besitzen. Das ist natürlich mit einem gewissen Einarbeitungsaufwand und der Einführung der entsprechenden Workflows in der Firma verbunden.