Für ein effizientes Zusammenarbeiten im Unternehmen braucht es passende Werkzeuge. Diese Erkenntnis hat sich auch im Mittelstand durchgesetzt. Wurden solche Systeme früher häufig als Groupware-Tools bezeichnet, reden nun fast alle Anbieter von Collaboration-Lösungen. Dabei wird der Begriff Collaboration generell sehr weit gefasst: Der gemeinsame Zugriff auf Dateien via Dropbox fällt ebenso unter diese Kategorie wie eine komplexe Server-Lösung à la SharePoint von Microsoft. Wir haben uns für diesen Bericht auf Lösungen konzentriert, die für kleine und mittelständische Betriebe ebenso wie für Arbeits- und Projektgruppen aus dem SOHO-Umfeld (Small Office, Home Office) leicht und sinnvoll einzusetzen sind.
Für einen schnellen Überblick sorgt unsere Bilderstrecke:
- "Redaktionsbro"
Da wird das "Redaktionsbüro" zum "Redaktionsbro": Die „Central Desktop“-Lösung kommt wie viele andere amerikanische Lösungen im Netz nur schlecht bis überhaupt mit Umlauten in Bezeichnung klar. - Assistenten helfen online
Das Hinzufügen neuer Kollegen zum bestehenden Workspace ist bei Central Desktop schnell erledigt und bietet übersichtliche Möglichkeiten, den Anwender entsprechende Rechte zuzuweisen. - Bildbehandlung
Die Lösung Central Desktop bietet in einem Workspace auch die Möglichkeit, mit Bildern umzugehen: Leider zeigt sich auch hier die Schwäche bei der Arbeit mit Dateinamen, die nicht dem einfachen ASCII-Zeichensatz ohne Umlaute entsprechen. - Online-Hilfe
Online-Hilfe, die das Arbeiten erleichtern kann: Durch interaktive Hilfe ermöglicht es die Software von Projectplace relativ einfach, Projekt anzulegen und zu betreuen. - Farbcodes
Farben helfen bei der Visualisierung: Dadurch werden die unterschiedlichen Aktivitäten innerhalb eines Projekts deutlicher hervorgehoben – die Teammitglieder erhalten so unter Projectplace schnellen einen entsprechenden Überblick. - Mobil geht's auch
So werden auch die mobilen Mitarbeiter eingebunden: Für den Zugriff auf die Projectplace-Lösung steht auch einen Android-App bereit, die zwar nicht alle Funktionen des Web-Interfaces bieten kann, aber einen grundsätzlichen Überblick gewährt. - Registrierung
Eine Registrierung ist notwendig: Wie bei vielen anderen Collaboration-Lösungen, die einen Server in der Cloud bereitstellen, ist auch beim Einsatz von „amagno“ zunächst eine Registrierung notwendig. - Gruppenarbeit
Ist die erste Gruppe eingerichtet, so können mit Hilfe der "amagno"-Software entsprechende Dokumente relativ leicht und schnell automatisch gesichert werden. - Dokumentenaustausch
Arbeiten mit den "Magneten" und vor allen Dingen mit den Dokumenten: Hier zeigte es sich, dass die "amagno"-Lösung sehr gut mit den unterschiedlichen Dokumententypen umgehen kann. - Teamdrive
Aufgeräumte Oberfläche: Mit der Version 3.1 stellt die Lösung "Teamdrive" eine ganze Reihe von Informationen zur Verfügung, die sich natürlich erst nach und nach füllen – hier ist der Client direkt nach der Installation zu sehen. - Einladung
Einladung für die Verwendung eines Team-Spaces: Direkt aus der Anwendung heraus kann ein Nutzer andere Teammitglieder zur Nutzung seines Teamdrive-Bereiches einladen. - Auch für Android
Zugriff auch vom Android-Tablet (hier unter Android 4.22): Die Teamdrive-App bietet dabei allerdings nicht alle Möglichkeiten, die dem Anwender mit dem Windows-Client zur Verfügung stehen. - SharePoint machts selbst
Das Vorbereitungstool für SharePoint Foundation 2013: Microsoft hilft hier dem Anwender sehr gut dadurch, dass die benötigten Softwareprodukte automatisch nachinstalliert werden – trotzdem stoppt die Installation nur allzu häufig mit kryptischen Fehlermeldungen. - Der fertige SharePoint
Es ist vollbracht: Der SharePoint Foundation Server 2013 wurde auf einem Windows Server 2008 R2 installiert und präsentiert eine Web-Oberfläche für die weitere Konfiguration. - "Redaktionsbro"
Da wird das "Redaktionsbüro" zum "Redaktionsbro": Die „Central Desktop“-Lösung kommt wie viele andere amerikanische Lösungen im Netz nur schlecht bis überhaupt mit Umlauten in Bezeichnung klar. - Assistenten helfen online
Das Hinzufügen neuer Kollegen zum bestehenden Workspace ist bei Central Desktop schnell erledigt und bietet übersichtliche Möglichkeiten, den Anwender entsprechende Rechte zuzuweisen. - Bildbehandlung
Die Lösung Central Desktop bietet in einem Workspace auch die Möglichkeit, mit Bildern umzugehen: Leider zeigt sich auch hier die Schwäche bei der Arbeit mit Dateinamen, die nicht dem einfachen ASCII-Zeichensatz ohne Umlaute entsprechen. - Online-Hilfe
Online-Hilfe, die das Arbeiten erleichtern kann: Durch interaktive Hilfe ermöglicht es die Software von Projectplace relativ einfach, Projekt anzulegen und zu betreuen. - Farbcodes
Farben helfen bei der Visualisierung: Dadurch werden die unterschiedlichen Aktivitäten innerhalb eines Projekts deutlicher hervorgehoben – die Teammitglieder erhalten so unter Projectplace schnellen einen entsprechenden Überblick. - Mobil geht's auch
So werden auch die mobilen Mitarbeiter eingebunden: Für den Zugriff auf die Projectplace-Lösung steht auch einen Android-App bereit, die zwar nicht alle Funktionen des Web-Interfaces bieten kann, aber einen grundsätzlichen Überblick gewährt. - Registrierung
Eine Registrierung ist notwendig: Wie bei vielen anderen Collaboration-Lösungen, die einen Server in der Cloud bereitstellen, ist auch beim Einsatz von „amagno“ zunächst eine Registrierung notwendig. - Gruppenarbeit
Ist die erste Gruppe eingerichtet, so können mit Hilfe der "amagno"-Software entsprechende Dokumente relativ leicht und schnell automatisch gesichert werden. - Dokumentenaustausch
Arbeiten mit den "Magneten" und vor allen Dingen mit den Dokumenten: Hier zeigte es sich, dass die "amagno"-Lösung sehr gut mit den unterschiedlichen Dokumententypen umgehen kann. - Teamdrive
Aufgeräumte Oberfläche: Mit der Version 3.1 stellt die Lösung "Teamdrive" eine ganze Reihe von Informationen zur Verfügung, die sich natürlich erst nach und nach füllen – hier ist der Client direkt nach der Installation zu sehen. - Einladung
Einladung für die Verwendung eines Team-Spaces: Direkt aus der Anwendung heraus kann ein Nutzer andere Teammitglieder zur Nutzung seines Teamdrive-Bereiches einladen. - Auch für Android
Zugriff auch vom Android-Tablet (hier unter Android 4.22): Die Teamdrive-App bietet dabei allerdings nicht alle Möglichkeiten, die dem Anwender mit dem Windows-Client zur Verfügung stehen. - SharePoint machts selbst
Das Vorbereitungstool für SharePoint Foundation 2013: Microsoft hilft hier dem Anwender sehr gut dadurch, dass die benötigten Softwareprodukte automatisch nachinstalliert werden – trotzdem stoppt die Installation nur allzu häufig mit kryptischen Fehlermeldungen. - Der fertige SharePoint
Es ist vollbracht: Der SharePoint Foundation Server 2013 wurde auf einem Windows Server 2008 R2 installiert und präsentiert eine Web-Oberfläche für die weitere Konfiguration.
Online-Büro im Browser: Central Desktop
Was möchten Arbeitsgruppen miteinander teilen und austauschen? Der Erfolg von Dropbox zeigt, dass der Austausch von Dateien ganz oben auf der Wunschliste steht. Aber auch die Koordination von Terminen sollte mit dabei sein: Die Cloud-Lösung Central Desktop ist angetreten, diese Wünsche zu erfüllen und dem Anwender eine Art "Büroarbeitsplatz" im Web zur Verfügung zu stellen.
Was bietet der Central Desktop?
Auf kleine Arbeitsgruppen optimierte Lösung, die in einer freien Version (5 Anwender, 2 Workspaces und 1 GByte Speicher) gut getestet werden kann. Auch die kostenpflichtige Starter-Lösung mit bis zu 30 Anwender und 50 GByte Speicher kann 15 Tage getestet werden.
Alle wichtigen Möglichkeiten wie unter anderem Dateiaustausch, Bearbeiten von Dateien, Terminkalender, Diskussionsforum oder auch Anlegen und Pflegen eines Wiki sind vorhanden und leicht erreichbar.
Der Aufbau der Software ist gut gelöst - durch einfache Assistenten wird der Anwender geführt. Verwaltung und Pflege der Daten und Mitarbeiter samt der Zugriffsrechte sind ebenfalls übersichtlich und einfach zu bedienen.
Was hat uns an Central Desktop weniger gut gefallen?
Foto: Thomas Bär / Frank-Michael Schlede
Neben dem immer wieder präsenten Problem, dass der Anwender hier seine Datei einer amerikanischen Firma anvertrauen muss, stört die fehlende Lokalisierung: Die Lösung hat bereits bei der Benennung von Workspaces und Dateien Probleme mit der Darstellung, wenn sich in den Namen Umlaute befinden.
Fazit: Grundsätzlich ist Central Desktop gut gelungen, bietet alle benötigten Funktionen und kann in der Enterprise-Version sogar mit einer Active-Directory-Anbindung glänzen. Wir halten diese Lösung aber schon aufgrund der fehlenden Lokalisierung nicht optimal für kleine und mittelständische Firmen geeignet - allerdings kann sich jeder Anwender durch die freie beziehungsweise auch durch die 15-Tage-Testversion sehr gut selbst ein Bild davon machen, ob das Paket seinen Bedürfnissen entspricht.