1. Ganzheitlicher Ansatz anstatt Stückwerk

Richtig: Am Anfang steht der Status Quo und das Ziel. Zunächst müssen die IT-Verantwortlichen sich einen Überblick darüber verschaffen, wie ihre derzeitigen Kommunikations- und Informationsprozesse verlaufen. Wie werden Dokumente und Informationen im Team ausgetauscht, verwaltet und bearbeitet? Wieviele Systeme sind in die Abwicklung involviert und wieviele von ihnen müssen die Mitarbeiter demnach beherrschen, um ihren Job erfolgreich zu erledigen? Wie einfach können die Mitarbeiter bisher Informationen aus unterschiedlichen Quellen nutzen, um diese dann gemeinsam im Team zu bearbeiten oder zusammenzuführen? Die Antworten auf diese Fragen ergeben ein Bild des Ist-Zustands, der aktuellen Arbeitsorganisation, und sie zeigen Schwachstellen auf, die im Hinblick auf das geschäftliche Ziel optimiert werden müssen.

Das Ziel für die Einführung von Sharepoint muss sich immer am Unternehmensziel ausrichten. Für eine Umsatzsteigerung müssen beispielsweise die Informationsflüsse besser strukturiert oder die Reisekosten massiv zurückgefahren werden. In jedem Fall sollte schon bei der initialen Einführung daran gedacht werden, wie sich in den kommenden Jahren der Status der Zusammenarbeit über die jeweils eingesetzten Plattformen weiterentwickeln kann, zum Beispiel durch die Integration sozialer Netzwerke.

Falsch: Unmittelbarer Bedarf birgt immer das Risiko von unüberlegtem, vorschnellem Handeln. Mit einer raschen, generischen Einführung und prompter Verfügbarkeit für die Mitarbeiter ("SharePoint steht jetzt an allen Arbeitsplätzen zur Verfügung") berücksichtigt die IT häufig nicht die Anwendungsinteressen der Mitarbeiter und agiert schlicht am Bedarf vorbei. Meist orientiert man sich hier am neusten technischen Stand, nicht aber am Mitarbeiterbedarf. Die Folge: Jeder Nutzer macht was er will. Dadurch wird die Administration des Systems komplexer, weil durch Customizing und sonstige individuelle Besonderheiten die Übersicht verloren geht.