Vier Regeln für eine bessere Schätzgenauigkeit
Als erste Regel müssen die Grundlagen der Schätzung dokumentiert werden. In der Schätzung sollte offen gelegt sein, auf welchen Informationen und Annahmen sie basiert. Ergeben sich neue Informationen, die eine Konkretisierung oder Anpassung der Schätzung erlauben oder gar erfordern, so sollte diese Anpassung auch geschehen. Damit wird sichergestellt, dass bereits die Schätzung möglichst viele der Informationen berücksichtigt, die nach Abschluss des Projekts dem Ist-Aufwand zugrunde liegen. Die Informationslücke zwischen den beiden Maßen wird geschlossen, zumindest kleiner.
Vier Regeln
Um eine aussagekräftige Schätzgenauigkeit zu erzielen, sollten Projektteams
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die Grundlagen der Schätzung dokumentieren,
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die Schätzung kontinuierlich aktualisieren,
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die Erfassung des Ist-Aufwands mit einer Qualitätssicherung verbinden,
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unangekündigte Audits einplanen.
Die Schätzung kontinuierlich aktualisieren, lautet die zweite Regel. Die Schätzung sollte angepasst werden, wenn durch das Eintreten ungeplanter Ereignisse die geplanten Aufwände nicht mehr zu halten sind.
Drittens: Mit der Erfassung des Ist-Aufwands muss eine Qualitätssicherung einhergehen. Bei der Erfassung des Ist-Aufwands sollten die genannten Fehlerquellen ausgeschlossen werden, indem Mitarbeiter nicht nach der Schätzgenauigkeit beurteilt, die Schablonen zur Erfassung der Aufwände den Strukturen der aktuellen Schätzungen angepasst und Überstunden gegebenenfalls separat erfasst werden.
Als vierte Regel wird ein nicht angekündigter Audit empfohlen. Zu einem beliebigen Zeitpunkt im Laufe des Projekts nimmt ein am Projekt nicht beteiligter Mitarbeiter die aktuelle Schätzung und den aktuellen Ist-Aufwand unter die Lupe und diskutiert mit dem Team unter anderem den Projektfortschritt und mögliche Risiken. Diese Audits motivieren das Projekt-Management nicht nur zur Einhaltung der erstgenannten drei Regeln, deren Aufwand gern gescheut wird, sondern helfen auch, Betriebsblindheit zu vermeiden und eine objektive Sicht auf das Projekt herzustellen.
Werden diese Prinzipien berücksichtigt, so führt dies zwar noch immer nicht zu einer sauberen Schätzgenauigkeit, um die verwendete Schätzmethode beurteilen zu können. Es ergibt sich jedoch eine bestmögliche Annäherung. Insbesondere der Einfluss des Projekt-Managements auf die Schätzgenauigkeit ist beträchtlich und lässt sich nicht ausschließen. Diesen sowie die anderen Effekte sollte man daher bei der Interpretation der Schätzgenauigkeit auf jeden Fall im Hinterkopf behalten. (ue)