5. Erfassung des Ist-Aufwands:

Der erfasste Ist-Aufwand ist nicht immer identisch mit dem tatsächlich angefallenen. Dafür gibt es drei Gründe. Ganz oben steht die Manipulation des Ist-Aufwands durch Mitarbeiter, die danach beurteilt werden, wie sie die Schätzung einhalten. Der zweite Grund sind Erfassungs-Verschiebungen. Sie kommen vor, wenn der angefallene Aufwand nicht in ein Erfassungsschema passt, das zum Beispiel nach Projektphasen gegliedert ist, und er an anderer Stelle verbucht wird. Der für eine spezielle Erfassungskategorie gebuchte Aufwand ist dann nicht notwendigerweise der dafür angefallene. Der dritte Grund besteht in der Nicht-Erfassung von Überstunden, wodurch der Ist-Aufwand zu niedrig angegeben wird.

Diese Punkte sind besonders relevant, wenn Daten aus vergangenen Projekten für zukünftige Planungen als Referenz genutzt werden. Der erfasste Ist-Aufwand und damit die ermittelte Schätzgenauigkeit können dann in die Irre führen.

Nachträglich schätzen?

Das Maß der Schätzgenauigkeit stellt also eine kombinierte Größe dar, in der die Effekte der genannten, sich gegenseitig beeinflussenden Komponenten gemeinsam gemessen werden. Das ist zunächst wenig konkret. Möchte man nur eine dieser Komponenten messen, nämlich den Effekt der Schätzmethode, müssen die Einflüsse der anderen Komponenten ausgeschlossen werden.

In der Forschung wird empfohlen, zur Überprüfung der Genauigkeit einer Schätzmethode Ex-post-Schätzungen vorzunehmen, also nach Abschluss des Projekts mit den dann vorliegenden Informationen erneut zu schätzen und die Ergebnisse mit dem Ist-Aufwand zu vergleichen. In der Praxis sind Ex-post-Schätzungen jedoch unpraktikabel, sie stellen einen zusätzlichen Aufwand dar. Besser ist daher der Ansatz, eine belastbare Aussage zur Genauigkeit der Schätzmethode durch einen weitgehenden Ausschluss der Fremdeinflüsse zu treffen. Dies lässt sich erreichen, indem man vier Regeln befolgt.