Das Ende der Ordnerstruktur?

Das Konzept, mit Metadaten (zum Beispiel Autor, Kunde oder Abteilung) Inhalte unterschiedlich zu sortieren beziehungsweise multidimensional zu ordnen, ist insbesondere im Bereich Dokumenten-Management inzwischen gängiger Standard. Dennoch halten sich vom Filesystem abstammende Ordnerstrukturen hartnäckig, trotz ihrer Eindimensionalität und der damit verbundenen Nachteile in der Praxis. Dies dürfte sich mit SharePoint 2010 ändern, da nun nicht nur die Beschreibung von Inhalten mit Metadaten möglich ist, sondern vielmehr auch die Navigation zu den Inhalten über eben diese beschreibenden Metadaten. Der Endanwender navigiert also weiterhin wie gewohnt über eine Baumstruktur zu den Inhalten - allerdings basiert diese nicht mehr auf einer eindimensionalen Ordnerstruktur, sondern auf den multidimensionalen Metadaten. Da im Rahmen der verbesserten Suchfunktion eine schrittweise Verfeinerung der Suchergebnisse ebenfalls über die Metadaten der Inhalte möglich ist, kann der Benutzer seinen Zugangsweg selbst bestimmen: Sowohl eine Suche auf der Portal-Startseite als auch der Einstieg über eine Dokumentenbibliothek wird ihn zum Ziel führen.

Bei der Verwaltung solcher Metadaten reichen die Verbesserungen ebenfalls weit. Über eine neue Komponente, den "Term Store", wird ein zentraler Verwaltungsort bereitgestellt. Eine hierarchische Klassifikation von Begriffen (Taxonomie) kann ebenso verwaltet werden wie eine freie Verschlagwortung (Folksonomie), die durch Tagging von Inhalten durch die Benutzer entsteht. Taxonomie und Folksonomie lassen sich miteinander verbinden, indem Begriffe aus der freien Verschlagwortung zentral gesteuert und in die Taxonomie überführt werden. Der Term Store bietet also die Grundlage, dass in der Organisation mit einheitlichen Metadaten beziehungsweise Einordnungen gearbeitet wird. Weiterhin können Synonyme und Beschreibungen für jeden Begriff bereitgestellt werden, auch in verschiedenen Sprachen.

Für eine effiziente Erstellung und Übersicht über den Term Store ist eine Import- und Exportfunktion zu Excel vorhanden. Die fachliche Arbeit, also die Formulierung einer einheitlichen Begrifflichkeit für eine Organisation, kann somit getrennt von der technischen Implementierung erfolgen. SharePoint 2010 bietet die Technik, nun liegt die Herausforderung bei den Unternehmen, für eine einheitliche Begriffswelt zu sorgen und so das Auffinden von Dokumenten und Informationen zu erleichtern, also die Voraussetzungen für ein wirksames Wissens-Management zu schaffen.