Zwar steigt seit Jahren das Bewusstsein der Mitarbeiter in den deutschen Unternehmen in Bezug auf einen achtsamen Ressourcen-Umgang, und die Anzahl der elektronischen Fassungen wird mit der wachsender Verbreitung neuer Digitalisierungsprozesse dauerhaft sicher auch zunehmen. Dennoch: für die Beibehaltung von Arbeitsweisen auf und mit Papier sprechen noch ganz andere Gründe.

Kundenpräferenzen und gesetzliche Vorgaben sind maßgebliche Motive

So nannten die Befragten der IDC-Studie Kundenpräferenzen (46 Prozent) sowie gesetzliche Vorgaben (45 Prozent) als maßgebliche Motive. Gleichzeitig macht der Umgang mit Dokumenten einen Großteil des Arbeitsalltags aus - Dokumente zu suchen, zu erstellen und zu bearbeiten beansprucht 41 Prozent der Arbeitszeit einer typischen Arbeitswoche.

Bei ihrem Weg in die digitale Transformation tun Unternehmen daher gut daran, diese Realitäten nicht auszublenden, sondern ihren Mitarbeitern und Kunden vielmehr Lösungskonzepte an die Hand zu geben, im Rahmen derer diese tatsächlichen Arbeitsgewohnheiten eingebunden werden können.

In diesem Zusammenhang empfehlen sich professionelle Konzepte, die entsprechende Prozessschritte wie etwa das Scannen, die automatische Indexierung sowie das Capturing clever integrieren. Parallel dazu bilden bewährte Konzepte wie Basic Print Management oder auch Managed Print Services die Grundlage für eine Output-Management-Landschaft, die eine optimierte Druckerflotte ebenso umfassen wie ein Asset-Management (vgl. dazu die Grafik "Checkliste" aus dem Executive Brief der IDC-Studie).

Königsdisziplin der Document Solutions

Als letzte Etappe, die Unternehmen auf ihrem Weg in die digitale Transformation mit Print & Document Management derzeit nehmen können, sieht IDC die Königsdisziplin der Document Solutions. Hierbei rücken nach der Verbesserung von Teilbereichen dokumentenbasierter Prozesse (Scan & Route, sicheres Drucken, elektronische Archivierung, digitale Formulare), nun die automatisierte Übergabe an Drittsysteme sowie die workflowbasierte Weiterbearbeitung noch mehr in den Fokus. Prozesse mit hohem Papieranteil, rund um die Rechnungsverarbeitung oder die Logistik etwa, rücken in den Mittelpunkt.

Hier, tief im Maschinenraum des Unternehmens, finden sich ebenfalls Ansätze, den Workflow durch eine Digitalisierung der Prozesse nachhaltig zu transformieren und Potenzial zutage zu fördern. So hat etwa ein deutsches Maschinenbauunternehmen, das Anlagen zur Herstellung von Verbindungshalbleitern produziert, seine Prozesse im Bereich der Vorrats- und Lagerhaltung digitalisiert und damit optimiert.