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Digitalisierung

Dokumenten-Management

Workflows der Einstieg für Digitalisierung

23.09.2016
Von Merten Slominsky
Laut IDC sollten Unternehmen Print- und Document-Management als Einstieg für die Digitalisierung wählen. ABB und ING Diba haben ihre Prozesse automatisiert.
  • Eine Herausforderung liegt darin, die unterschiedlichen Eingangsformate (EDI, XML, ZUGFeRD, Papier, PDF), unter einen Hut zu bekommen
  • ABB Schweiz hat dokumentenintensive Prozesse unternehmensweit auf einer einheitlichen Plattform automatisiert
  • Die ING Diba hat die Smartphones ihrer Kunden zum Dokumentenscanner umfunktioniert

Der digitale Darwinismus, so scheint es, ist im vollen Gange - wer sich der digitalen Zukunft nicht rechtzeitig stellt, wird mittelfristig keine Chance mehr auf dem Markt haben. Wer sich die Potenziale der digitalen Transformation dagegen clever zunutze macht, kann auf nahezu jeder Stufe der Umstellung profitieren.

Von den insgesamt 220 befragten Teilnehmern der diesjährigen IDC-Studie "Optimierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse im Zeitalter der digitalen Transformation" erkennen 91 Prozent der Befragten denn auch grundsätzlich die Potenziale der digitalen Transformation für ihre Organisation. Was also lässt die Unternehmen noch zögern? Allen voran ist es vielerorts die Komplexität der Thematik, die abschreckt.

Print- und Document-Management als Einstiegshebel

IDC empfiehlt, Print- und Document-Management als Einstiegshebel zu wählen und schrittweise eine Etappe nach der anderen in Richtung digitalen Wandel zu wagen. Die Gründe, die für Print und Document-Management als Ausgangsbasis sprechen, sind vielfältig. Speziell bei den Prozessen rund um den Post-, Auftrags-, oder Rechnungseingang sahen sich die Mitarbeiter in der Vergangenheit mit einem hohen Aufkommen an Papier bzw. Dokumenten konfrontiert. Mittlerweile setzen die meisten größeren Firmen für diesen Arbeitsschritt automatisierte Lösungen ein.

Eine Herausforderung liegt dabei darin, die unterschiedlichen Eingangsformate (EDI, XML, ZUGFeRD, Papier, PDF), unter einen Hut zu bekommen. Zudem gilt es, die entsprechenden vor- und nachgelagerten Prozesse so clever zu synchronisieren, dass sich die Automatisierung positiv auf die weitere Rechnungsverarbeitung auswirken kann, so etwa in Form einer Erhöhung des Bestellbezugs in den Rechnungen.

Die Digitalisierung in diesem Bereich kann relativ zügig umgesetzt werden, zumal die Branche längst schlüsselfertige Lösungen bereithält. Diese optimieren die Arbeitsabläufe, sorgen für klarere Strukturen - und bringen meist einen direkten ROI.

ABB automatisiert dokumentenintensive Prozesse auf einheitlicher Plattform

So hat etwa die ABB Schweiz AG ihre dokumentenintensiven Prozesse unternehmensweit auf einer einheitlichen Plattform automatisiert. Auf Basis der neuen Lösung konnten die Durchlaufzeiten für Eingangsrechnungen drastisch reduziert werden. Das Ergebnis kann sich sehen lassen. Neben den deutlichen Workflow-Verbesserungen, von denen die Mitarbeiter profitieren, profitiert auch der Kunde: Heute können 10 Prozent mehr Skontobeträge abgezogen werden als bisher.

Nicht zu unterschätzen ist die Tatsache, dass papier-basierte Dokumente nach wie vor eine wichtige Rolle im Unternehmensalltag spielen - und wohl auch dauerhaft spielen dürften. Laut IDC wird der Anteil der digitalisierten Dokumente im Jahr 2016 im Vergleich zum Jahr 2014 um gerade mal 2 Prozentpunkte auf 53 Prozent steigen - dies heißt im Umkehrschluss, dass nach wie vor knapp jedes zweite Dokument auf Papier vorliegt.