CW: Ihr Unternehmen verspricht seinen Mitarbeitern und Bewerbern, eine Balance von Arbeit und Freizeit, die ihre persönlichen Bedürfnisse berücksichtigt. Was bedeutet das konkret?

Dotchka Pentcheva: Wir sind überzeugt, dass gesunde, ausgeglichene Menschen motivierter und besser arbeiten, und wir möchten den geeigneten Rahmen dafür herstellen. Dazu gehören vor allem zwei Dinge: individuell passende Arbeitszeitmodelle und interessante Aufgaben.

CW: Bleiben wir zunächst beim Thema Arbeitszeit. Welche Modelle bieten Sie an?

Dotchka Pentcheva: Wir gehen über flexible Modelle hinaus und bieten eine individuelle Arbeitszeitgestaltung an. Jeder hat die Möglichkeit, seine Wünsche anzumelden, die wir dann in der Regel erfüllen. Der eine will vier Tage arbeiten, dabei am Montag sechs Stunden, am Mittwoch vier, am Freitag gar nicht. Bei mir selbst wechselt die Zahl der Arbeitsstunden wöchentlich, da mein Mann jede zweite Woche auswärts arbeitet und ich dann mehr Familientermine wahrnehme. Eine andere Kollegin arbeitet im Sommer in Berlin und im Winter im Home Office in Spanien. Sabbaticals, also längere Auszeiten sind ebenfalls sehr beliebt, besonders bei jungen Kollegen, die mal andere Erfahrungen machen und auf Weltreise gehen wollen.

CW: Wie viele Beschäftigte arbeiten denn mit solch individuellen Rahmenbedingungen, also nicht Vollzeit?

Dotchka Pentcheva: Momentan sind das rund 50 Prozent. Manche Vollzeitmitarbeiter nehmen zudem Home-Office-Tage, teils regelmäßig, teils spontan. Das ist bei Eltern mit kleinen Kindern sehr gefragt, aber auch bei Beratern, die öfters unterwegs sind.

CW: Wie sieht es denn bei Beratern im Außeneinsatz mit der Flexibilität aus? Ist diese mit den Kundenwünschen vereinbar?

Dotchka Pentcheva: Natürlich gilt auch bei uns wie für jedes andere IT-Unternehmen: Kundenorientierung ist das A und O. Wenn unsere Mitarbeiter vor Ort sind, bleiben sie bei Bedarf durchaus mal mehr als acht Stunden. Für eine gesunde Balance sorgen wir bei der Einsatzplanung, für die bestimmte Regeln gelten. Die Wichtigste: Im Durchschnitt werden unsere Berater nicht mehr als zwei Tage pro Woche auf Reisen geschickt. Obwohl es natürlich auch mal mehrere Wochen mit mehreren Tagen beim Kunden geben kann. Zudem haben wir drei Standorte in Deutschland aufgebaut, um regionale Betreuung zu ermöglichen vor allem dort, wo unsere Kunden sind.

CW: Wie regeln Sie die Frage der Mehrarbeit?

Dotchka Pentcheva: Es kann beim Kundeneinsatz vorkommen, dass Überstunden anfallen. Uns ist es wichtig, dass die Mitarbeiter wissen, dass wir diese nicht verlangen. Und wenn Überstunden anfallen, ist die Kompensation selbstverständlich, alle Mitarbeiter können sich Überstunden ausbezahlen lassen oder mit Freizeit ausgleichen. Grundsätzlich halten wir viele Überstunden aber für ungesund. Uns fällt früh auf, wenn jemand viele Überstunden macht - dann schauen wir genau hin, suchen die Gründe und beseitigen sie. Viele Überstunden sind für uns Anlass, uns damit zu beschäftigen, was wir besser machen können.

Rollenbasiertes und spaßförderndes Mitarbeiterkonzept

CW: Wie kann eine so hohe Flexibilität funktionieren?

Dotchka Pentcheva: Das hat drei wesentliche Voraussetzungen: Zum einen sind wir ein stark prozessorientiertes Unternehmen. Alle Arbeiten werden klar und transparent dokumentiert. So erkennt ein Mitarbeiter, der eine bestimmte Aufgabe übernimmt, ganz einfach den Arbeitsstand und die nächsten Schritte. Zum anderen ist Wissen verteilt. Jede Arbeit kann von mindestens zwei Personen ausgeführt werden, oft sind es mehr. Und drittens die bereits erwähnte gute Planung. Wir achten dabei konsequent darauf, dass die Mitarbeiter angemessen ausgelastet und nicht überlastet sind.

CW: Was aber, wenn beispielsweise ein großer Auftrag hereinkommt und plötzlich mehrere Workshops anstehen? Wie können Ihre Mitarbeiter das auffangen?

Dotchka Pentcheva: Es ist richtig, dass langfristige Aufgaben relativ einfach zu planen sind und unerwartete deutlich schwieriger. Zu der erwähnten breiten Qualifizierung unserer Mitarbeiter gehört aber auch der Einsatz über Bereiche hinweg. Jeder hat neben seiner hauptsächlichen Funktion weitere Aufgaben in anderen Bereichen. So kann etwa die Kollegin aus der Personalabteilung spontan einen Workshop übernehmen oder einen Messestand betreuen. Dieses rollenbasierte Konzept hat noch zwei wichtige Vorteile: Den Mitarbeitern macht es Spaß und das Verständnis für die Belange anderer Bereiche wächst.

CW: Dennoch - die Einsatzplanung bei Ihnen klingt hochkomplex. Wie organisieren Sie diese?

Dotchka Pentcheva: Da wir für unsere Projekt-Management-Software genau die Funktionalitäten entwickelt haben, die wir brauchen, ist das gar nicht so schwierig. Die grundlegende Planung geschieht bei uns zentral und stützt sich auf hohe Transparenz hinsichtlich Qualifizierung beziehungsweise Rollen, Arbeitszeitmodelle und Auslastung. Damit lässt sich die Planung trotz Komplexität und sich ändernden Mitarbeiterwünschen gut bewältigen.

CW: Sie haben betont, dass in Ihrem Unternehmen prozessorientiert gearbeitet und viel dokumentiert wird. Wie kommt das bei den Mitarbeitern an? Insbesondere junge Leute träumen von Selbstbestimmung und Kreativität …

Dotchka Pentcheva: Wir freuen uns über die jungen und kreativen Köpfe und geben ihnen gerne innovative und spannende Aufgaben. Aber da ihnen oft noch die Praxis fehlt, ist es unsere Aufgabe als Arbeitgeber ihnen beizubringen, wie man Aufgaben angeht. In einer recht langen Phase von mindestens sechs Monaten vermitteln wir ihnen, wie wir arbeiten, wie wir miteinander umgehen und kommunizieren. Dazu gehört, dass wir unsere Prozesse während der Arbeit dokumentieren und so unser Wissen teilen. Wer eine Aufgabe von einem anderen übernehmen soll und erlebt, wie hilfreich es ist, wenn ihm der Kollege vollständige Informationen hinterlassen hat, wird das auch selbst für andere tun. Diese Teamorientierung ist ein wesentliches Element unserer Unternehmenskultur. Ein anderer Aspekt ist, dass hier jeder die Möglichkeit hat, das Unternehmen und seine Prozesse zu verbessern. Vorschläge werden geprüft und bewertet, vieles auch umgesetzt. Jeder von uns weiß, dass er etwas bewirken kann.

CW: Sie beteiligen sich an Arbeitgeberwettbewerben, in denen es um die Beliebtheit bei den Mitarbeitern, Diversity oder Work-Life-Balance geht. Hilft es Ihnen bei der Mitarbeiterrekrutierung?

Dotchka Pentcheva: Wir haben uns 2009 entschlossen, an Arbeitgeberwettbewerben teilzunehmen, um Impulse für die Verbesserung unserer Personalarbeit zu bekommen. Diese Hoffnung hat sich erfüllt. Mein Eindruck im Hinblick auf neue Mitarbeiter ist der, dass wir dadurch nicht mehr Bewerber haben, aber mehr, die zu uns passen. Wir suchen Leute, die menschlich gut zu uns passen, gerne auch Quereinsteiger. Wir wünschen uns persönliche Eigenschaften wie Offenheit, Kundenorientierung, Engagement, Lernbereitschaft. Das Ergebnis stimmt, die Fluktuation liegt stetig unter zwei Prozent.