Ein gelungenes Onboarding-Beispiel aus der Praxis
In einem Fall haben Azubis die hauseigenen Onboarding-Prozesse neu konzipiert. Bis dahin hatte es in diesem Unternehmen oft mehrere Tage gedauert, bis ein neuer Mitarbeiter produktiv werden konnte. Solange war er damit beschäftigt, sich zu orientieren und die notwendigen Arbeitsmittel und Genehmigungen zu beschaffen. Das fing schon damit an, dass am ersten Arbeitstag beim Empfang niemand wusste, wo genau überhaupt sein Arbeitsplatz war.
Bei der erarbeiteten Lösung war quasi per Mausklick alles organisiert: Ein paar Tage vor dem Start erhielt der/die Neue eine Willkommensbox mit wichtigen Informationen, einem Einarbeitungsplan und einem kleinen Willkommensgeschenk. Elektronisch wurde er/sie mit Bild und Infos zur Person allen zuständigen und involvierten Personen vorgestellt. Auf Wunsch konnte sich der/die Neue auch in einem Video präsentieren. Am ersten Arbeitstag wurde er/sie beim Betreten des Gebäudes auf einem Display namentlich willkommen geheißen.
Die notwendigen digitalen Arbeitsmittel wie E-Mail-Account, Benutzername und Passwort für alle wichtigen IT-Anwendungen und Softwarelizenzen lagen vor. Ein A-bis-Z-Handbuch für den perfekten Start lag bereit. An das nötige Equipment wie Computer, Telefon, Rollcontainer, Mitarbeiterausweis, Visitenkarten und Posteingangsschild war gedacht. Eine kleine Welcome-Zeremonie war vorgesehen, um die soziale Integration zu beschleunigen. Und ein Mentor stand als Begleiter bereit.
Ein ähnliches Vorgehen wurde für IT-Freelancer mit befristeten Arbeitsverträgen initiiert. Diese verplemperten bislang oft den ganzen ersten Vormittag, um sich zurechtzufinden - für 200 Euro die Stunde. Und was noch sehr viel schlimmer war: Sie bekamen Zugang zur EDV und damit auch zu hochbrisanten Daten, ohne im Vorfeld die notwendigen Verschwiegenheitserklärungen unterschrieben zu haben. Ein umfassendes Freelancer-Onboarding-Kit regelt nun alles reibungslos.
Crossfunktionaler Helfer für eine gute Willkommenskultur
Um etablierte Unternehmen auf dem Weg in die Zukunft zu unterstützen, gibt es ein neues Berufsbild: den internen Touchpoint Manager. Als Bindeglied zwischen der Organisation, den Mitarbeitenden und dem Führungskreis ist er für unternehmenskulturnahe Themen und das Wohlergehen der Menschen zuständig. Er sorgt für eine gute Willkommenskultur und viele weitere abteilungsübergreifende Themen, wie etwa diese:
Büroorganisation und Büroleben,
Mitarbeiterevents und Sozialprojekte,
Sportangebote und Gesundheitsprogramme,
Initiieren von Mitarbeiterbefragungen,
Prävention von Mitarbeiterfluktuation,
Involvement bei der Mitarbeiterauswahl,
Onboarding- und Offboarding-Begleitung,
Exit-Interviews und Ehemaligen-Betreuung,
Betreuung von Arbeitgeberbewertungsportalen,
Kummerkasten, gute Seele, Mediator,
innerbetriebliches Ideenmanagement.
Die Ausbildung zum zertifizierten internen Touchpoint Manager richtet sich vor allem an ambitionierte Beschäftigte aus den Bereichen Mitarbeiterführung und HR, die im Kontext unserer neuen Arbeitswelt und mithilfe dieser Zusatzqualifikation die Unternehmenskultur ihrer Arbeitgeber zukunftsfähig machen wollen.