Entsprechend den GoBS
Foto: Pitopia/Harald Richter 2007
Geht es um die rechtlichen Anforderungen an die Archivierung, so müssen die Bücher eines Kaufmanns sowie dessen Jahresabschluss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entsprechen. Das gilt für das Papierarchiv, aber auch für die elektronische Aufbewahrung. Doch weder das HGB noch die Abgabenordung definieren Art und Umfang der GoB. Deshalb hat die deutsche Finanzverwaltung 1995 die Grundsätze ordnungsmäßiger IT-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) verabschiedet. Deren Ziel ist es, die GoB für die IT-gestützten Buchführung zu präzisieren.
Die GoBS regeln die Behandlung aufbewahrungspflichtiger Daten und Belege in elektronischen Buchführungssystemen sowie in datensicheren Dokumenten-Management- und revisionssicheren Archivsystemen. Darüber enthalten sie Regeln zu Verfahrenstechniken (zum Beispiel Scannen und Datenübernahme) sowie Vorgaben für die Verfahrensdokumentation.
Auch die GDPdU spielen eine Rolle
Neben den GoBS kommen auch die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zur Anwendung. Sie enthalten Regeln zum Aufbewahren digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen. Im Detail sind das Regelungen zu:
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Anforderungen an die Aufbewahrung von Rechnungen im Sinne des UStG ("elektronische Abrechnungen");
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Anforderungen an die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen;
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Mitwirkung des Steuerpflichtigen beim Datenzugriff durch Betriebsprüfer.
Erfordert eine Betriebsprüfung den Zugriff auf Daten, die beim Steuerpflichtigen gespeichert sind, kann der Betriebsprüfer laut GDPdU zwischen drei Arten des Datenzugriffs wählen. Möglich ist zum einen der unmittelbare Lesezugriff, zum anderen der mittelbare Datenzugriff über Auswertungen, die der Steuerpflichtige nach den Vorgaben des Prüfers erstellt, und zum dritten die Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten. Dass die GDPdU-Vorschriften eingehalten werden, ist die Voraussetzung dafür, dass eine Auslagerung der elektronischen Bücher und sonstigen erforderlichen Unterlagen in das Ausland genehmigt wird.