Die rechtlichen Grundlagen

Bleibt die Frage, welche Daten nun eigentlich wie lange aufbewahrt werden müssen. Laut Paragraf 257 Handelsgesetzbuch (HGB) ist jeder Kaufmann angehalten, Dokumente zu archivieren. Das betrifft nicht nur die Kapitalgesellschaften, sondern jede Person, die ein Handelsgewerbe betreibt, sowie Personengesellschaften (GbR, OHG, KG, GmbH & Co. KG), die diesem Zweck dienen. Aufbewahrt werden müssen Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, aber auch Handelsbriefe und Buchungsbelege.

Die Unterlagen können auch elektronisch aufbewahrt werden - mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse. Verfügbar sein müssen die Unterlagen zehn Jahre lang; im Fall der Handelsbriefe reichen sechs Jahre. Dasselbe gilt für alle E-Mails, die ein Handelsgeschäft betreffen.

Ob es nun um einen letzten Eintrag in das Handelsbuch geht, die Inventur aufgestellt oder der Jahresabschluss getätigt wird oder ob ein Buchungsbeleg entstanden ist - die Aufbewahrungsfristen laufen immer zum 31. Dezember eines Jahres ab. Dieser einheitliche Stichtag erleichtert den Unternehmen das systematische Löschen von Dokumenten. Nicht mehr aufbewahrungspflichtige Daten lassen sich grundsätzlich zum 1. Januar eines Jahres automatisch löschen.

Was das Steuerrecht fordert

Neben dem Handels- hält auch das Steuerrecht Vorschriften zur Dokumenten-Aufbewahrung bereit. Gemäß Paragraf 147 Absatz 1 Abgabenordnung ("AO") ist jeder Steuerpflichtige verpflichtet, Unterlagen geordnet aufzubewahren, die Bedeutung für die Besteuerung haben.

Auch im Steuerrecht gilt, dass die Unterlagen grundsätzlich elektronisch aufbewahrt werden können - wiederum mit zwei Ausnahmen: Eröffnungsbilanzen und Zollunterlagen. Die Zeiträume zur Aufbewahrung decken sich mit den Anforderungen nach dem Handelsrecht. Und auch hier enden die Aufbewahrungsfristen grundsätzlich zum 31. Dezember eines Jahres. Abhängig vom Dokument beginnt die Frist in dem Jahr, in dem der letzte Eintrag vorgenommen wurde beziehungsweise in dem das Dokument entstand oder empfangen/versendet wurde.

Allerdings läuft die Aufbewahrungsfrist nicht eher ab als die Festsetzungsfrist der steuerrelevanten Unterlagen. Die Festsetzungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Steuer entsteht. Die Frist beträgt für Zölle und Verbrauchssteuern ein Jahr, für die übrigen Steuern vier Jahre. Bei leichtfertiger Steuerverkürzung verlängert sich die Frist auf fünf Jahre, bei Steuerhinterziehung auf zehn Jahre.