Tipps für die Praxis
Es stellt sich nun die Frage, wie sich innovationsbereite Unternehmen angesichts dieser Situation verhalten sollen. Abwarten, bis die Produkte reifer sind? Oder mutig ins kalte Wasser springen und frühzeitig Strukturen schaffen, die eine Differenzierung gegenüber dem Wettbewerb erlauben? An dieser Stelle soll der "Step-by-Step"-Ansatz empfohlen werden, das heißt die Beschaffung und Nutzung einer BPM-Software für ein begrenztes Szenario, um aus diesem zu lernen und eine weitere Ausdehnung der Nutzung kontrolliert zu planen und zu steuern. Dieser Ansatz ist wegen der Preise und Schulungsaufwände für solche Lösungen allerdings problematisch. Die Kosten können in der Summe schnell im sechsstelligen Bereich liegen und lassen sich durch "begrenzte Szenarien" selten rechtfertigen. Für dieses Problem existieren drei Lösungsansätze.
Erstens sind im Markt durchaus preisgünstige und in der Bedienung relativ einfache Lösungen verfügbar. Der Nachteil dieser Tools ist häufig ihr beschränkter Funktionsumfang. Viele von ihnen eignen sich lediglich für die fachliche Dokumentation von Prozessen oder die Analyse mit Hilfe geschätzter Kennzahlen. Auch wenn sie ein organisatorisch getriebenes BPM sehr gut unterstützen können, reichen sie für die Prozessautomatisierung allein nicht aus. Sie können aber die ersten konzeptionellen Schritte hervorragend abbilden.
Zweitens entwickeln sich auch im Open-Source-Markt mittlerweile ernst zu nehmende Produkte wie etwa JBoss jBPM. Diese Process Engine konnte ihre Praxistauglichkeit auch in kritischen Szenarien schon häufig unter Beweis stellen. Unternehmen sollten jedoch bedenken, dass solche Lösungen in der Regel weniger benutzerfreundlich sind als ihre kommerziellen Pendants und deshalb einen höheren Schulungsaufwand oder den Einkauf externer Unterstützung erfordern. Unglücklicherweise wird der Begriff Open Source darüber hinaus immer häufiger von Herstellern verwendet, deren Tools keineswegs quelloffen verfügbar sind, sondern lediglich in deutlich abgespeckter Form als Community Edition.
Drittens wird mittlerweile auch das Prinzip der Software as a Service (SaaS) mit BPM kombiniert. Dabei beschaffen Firmen keine eigene BPM-Software, sondern nutzen die Lösung, die der Anbieter auf eigenen Servern bereitstellt. Die Zuweisung der Aufgaben an die Mitarbeiter und IT-Systeme erfolgt dann via Internet, wobei die notwendige besondere Sicherheit der Kanäle und Datenspeicher mit Hilfe moderner Verfahren gewährleistet werden kann. Da dieses "Process Hosting" oder "Process as a Service" (PaaS) nicht pauschal, sondern monatlich oder transaktionsbasiert vergütet wird und die Umsetzung der eigenen Prozesse durch die Mitarbeiter des Anbieters erfolgen kann, ist dieser Ansatz für die ersten Schritte gut geeignet. Sind diese erfolgreich absolviert, können Nutzer die Ausdehnung der Automatisierung und das Insourcing der Prozesse mit einer inhouse betriebenen Lösung erwägen.
Die optimale Lösung zu finden, sei sie nun kommerziell oder Open Source, inhouse oder gehostet, ist in keinem Fall ein triviales Unterfangen. Für viele Unternehmen dürfte sich diese Suche trotz alledem auch heute bereits lohnen.
Mehr zum Thema Business-Process-Management im Experten-Blog SOA meets BPM. (wh)