"A fool with a tool is still a fool" - Dieser Satz fällt immer wieder, wenn es um die IT-Unterstützung von Business-Process-Management (BPM) geht. Er steht stellvertretend für eine lange Reihe schlechter Erfahrungen, die Unternehmen beim Beschaffen, Einführen und Nutzen von BPM-Software in den letzten Jahren gemacht haben. Diese Erfahrungen gehen primär auf zwei Ursachen zurück: erstens die außerordentliche Bandbreite des Themas BPM, die sich in der Heterogenität des Tool-Markts niederschlägt. Einfache Grafikeditoren zur Visualisierung von Prozessdiagrammen werden ebenso mit "BPM" etikettiert wie schwergewichtige EAI-Server (Enterprise Application Integration) für die prozessorientierte Applikationsintegration oder Dokumenten-Management-Systeme, die Workflow-Funktionen enthalten.

Zweitens haben die Softwarehersteller die Angewohnheit, möglichst viele ihrer Lizenzen verkaufen zu wollen. Das führt dazu, dass auf bunten Powerpoint-Folien immer häufiger der Himmel auf Erden versprochen wird: Wer den XYZ-BPM-Server beschaffe, praktiziere von heute auf morgen die Balanced Scorecard und Six Sigma, erhalte die vollständige Prozesstransparenz, setze dank Service-orientierter Architekturen (SOA) ein konsequentes Business-IT-Alignment um und werde im Großen und Ganzen einfach schneller, kostengünstiger und am Ende auch noch irgendwie sexy.

Risiken beim Tool-Einkauf

Vor diesem Hintergrund ist jeder Interessent zwei großen Risiken ausgesetzt: Er beschafft eine Lösung, die für seine aktuellen Bedürfnisse nicht wirklich geeignet ist. Und er verlässt sich auf die im Tool hinterlegte "Methodik", ohne selbst eine methodische BPM-Kompetenz aufzubauen oder einzukaufen. Wird auch nur einer dieser beiden Fehler begangen, scheitern Projekte in vielen Fällen. So ergab eine Befragung unter gut 100 Anwendern von BPM-Tools im Jahr 2007, dass die beschaffte Software die Erwartungen bei mehr als einem Drittel der Teilnehmer nur teilweise erfüllen konnte. Eine vollständige Auswertung der Befragung ist unter www.BPM-Software.de verfügbar.

Andererseits prognostizieren ernst zu nehmende Analysten wie Gartner gigantische Wachstumsraten für den BPM-Softwaremarkt, manch ein Experte vergleicht den Siegeszug solcher Programme gar mit dem der ERP-Systeme in den neunziger Jahren. Zur Bewertung dieser Prognosen muss man wissen, dass sich Gartner auf solche Lösungen bezieht, die das gesamte Spektrum von BPM abdecken, also sowohl die fachlich-organisatorische Seite zur Modellierung und Analyse von Geschäftsprozessen als auch die IT-zentrierte Seite zur Prozessautomatisierung.