Ob Versicherungen, Energieversorger, Telekommunikationsanbieter oder Behörden: Formulare sind nach wie vor der Ausgangspunkt vieler Verträge und Geschäftsbeziehungen. Deshalb zählt das Formular-Management seit jeher zu den strategisch wichtigen Bestandteilen der Unternehmens-IT. Sehr beliebt ist dabei das PDF-Format, da damit auch online die bewährten Papierformulare nachgebildet und revisionssicher archiviert werden können.

Mit PDF-Formularen elektronische Workflows aufbauen

Rund um diesen Standard bietet Adobe mit der LiveCycle Enterprise Suite seit rund zehn Jahren eine umfassende Plattform zum Erzeugen von Dokumenten und Erstellen elektronischer Formulare. Die Suite bindet Sicherheitstechniken, elektronische Unterschriften und anderen Funktionalitäten zur Abbildung von Business-Logiken ein. Damit sind Voraussetzungen dafür geschaffen, bislang papierbasierende Geschäftsprozesse durch einen elektronischen Workflow zu ersetzen und dennoch sämtliche Compliance-Anforderungen einzuhalten.

Doch die Entwicklung geht weiter und die Anwender wollen immer mehr Formular- und Dokumentenprozesse mobil starten. Beispielsweise Schadensmeldungen bei Versicherungen, an die gleich Handyfotos angehängt werden. Dabei treten nicht selten Probleme auf: Die Betriebssysteme der mobilen Geräte haben oft technische Restriktionen, und viele der Browser verwenden zudem eigene PDF-Viewer, die nicht den Funktionsumfang des Adobe Readers in der Desktop-Version bieten.

Daher ist es nicht möglich, die von dynamischen PDF-Formularen auf dem Computer gewohnte User Experience endgeräteübergreifend bereitzustellen. Unternehmen, die mobile Geräte in ihrer Strategie nicht berücksichtigen, laufen zudem Gefahr, dass die PDF-Formulare aus dem Web nicht geöffnet werden können. Angesichts der rasant zunehmenden Verbreitung von Smartphones und Tablets musste hier deshalb dringend Abhilfe geschaffen werden.

Adobe Experience Manager mit neuer technischer Basis

Mit Adobe Experience Manager (AEM) hat der amerikanische Konzern eine Plattform für das Web Experience Management im Portfolio, die auf offenen Standards aufbaut. Ursprünglich von der Schweizer Softwareschmiede Day Software AG entwickelt, ist AEM heute Teil der Adobe Marketing Cloud und seit wenigen Wochen in der Version 6.0 verfügbar. Zuvor fand ein längerer Betatest dieses "Major Release" mit ausgewählten Anwendern und Partnern statt, zu denen in Deutschland auch eggs unimedia zählte.

Auf der technologischen Seite verwendet AEM 6.0 nun den neuen Apache JackRabbit Standard Oak mit den MicroKernel-Implementierungen TarMK und MongoMK. Dadurch können Daten jetzt auch optional in der führenden Open-Source NoSQL-Datenbank MongoDB gehalten werden. Weitere Anbindungen an andere NoSQL-Datenspeicher werden in Zukunft folgen.

Zudem wurde die mächtige HTML-Template-Sprache Sightly eingeführt. Diese trennt die Business-Logik und die Präsentationsschicht, wodurch Web-Entwickler auch ohne tiefere AEM- und JSP-Erfahrungen Front-Ends für Anwendungen umsetzen können. Durch all diese Veränderungen - so die praktische Projekterfahrung - verkürzt sich die Entwicklungszeit um bis zu einem Viertel.

Erweiterte Funktionen für IT und Marketing

Zahlreiche neue Features unterscheiden diese Version vom Vorgänger. Dazu zählt etwa eine Touch-optimierte Benutzeroberfläche, die die Bedienung über Tablets vereinfacht. Neue Dashboards erleichtern den Administratoren die Überwachung der Internet-Auftritte und geben den Marketing-Verantwortlichen Hinweise darauf, wie ihre Inhalte bei den Besuchern ankommen - inklusive SEO-Empfehlungen. Die nahtlose Integration mit Adobe Analytics ermöglicht das Tracking und die Analyse der Web-Seiten-Besuche. Die automatische, maschinengestützte Übersetzung erleichtert die rasche Umsetzung internationaler Projekte.

Die wichtigsten AEM-Funktionen im Überblick

Durch Adobe Dynamic Tag Management, ehemals Satellite TMS, können Marketing-Verantwortliche nun ohne Hilfe von Entwicklern, weitere Metriken auf Web-Sites überwachen und darauf basierend ihren Web-Auftritt optimieren. Neue Funktionen unterstützen auch die Integration von Video und sozialen Netzwerken. Das Tool stellt Funktionen zur Verfügung, um Workflows zwischen Grafik und Webdesign, IT und Marketing zu gestalten und somit die Content-Bereitstellung zu beschleunigen.

Durch die Kombination mit der neuen PhoneGap Enterprise-Lösung lassen sich schnell plattformübergreifende Service-Apps bauen und in AEM pflegen. Mit dem Drag-und-Drop-Interface von AEM können diese Apps einfach in der Marketing-Abteilung editiert, hinzugefügt und mit frischen Inhalten versorgt werden.

Automatisch angepasste Formulare

Mit "AEM Forms" wurden außerdem erstmals große Teile der Features der Adobe LiveCycle Enterprise Suite in den Adobe Experience Manager 6.0 übernommen. Damit können Fachbereiche in Unternehmen nun große Mengen an Formularen verwalten, aktualisieren und als Teil von Websites, Mobile Sites und Mobile Apps verfügbar machen.

Unterschiedliche Situationen der Datenerfassung - etwa am Desktop-PC, mit dem Tablet auf der Couch oder mit dem Smartphone unterwegs - machen unterschiedliche Formular-Erlebnisse notwendig. Ein Anwender an seinem PC im Büro wird wahrscheinlich ein klassisches PDF-Formular bevorzugen, während sich ein Reisender unterwegs auf dem Smartphone eher ein Wizzard-ähnliches Benutzererlebnis wünscht.

Mit der Adaptive-Forms-Funktion in AEM 6.0 ist es nun möglich, für jedes Endgerät automatisch angepasste Formulare zu erzeugen. Dabei können Nutzer auf eine große Bibliothek vorgefertigter Templates zurückgreifen, die sich über das Customizing erweitern und individuell an das Corporate Design anpassen lassen. Aber auch vorhandene Vorlagen im Unternehmen sind verwendbar. Ein Formular lässt sich in logische Sektionen aufteilen, so dass Nutzer von umfangreichen Eingaben nicht abgeschreckt werden und die notwendigen Felder erst nach und nach ausfüllen müssen. Dies ist insbesondere für kleine Bildschirmgrößen vorteilhaft.

Solche adaptive Formulare können wie PDF-Formulare am Desktop dynamisch auf das User-Verhalten reagieren, etwa indem während des Ausfüll-Prozesses Felder automatisch weggelassen oder hinzugefügt werden. Ist die Anmeldung zur Website über ein soziales Netzwerk erfolgt oder hat zuvor eine Identifizierung des Kunden stattgefunden, können die vorhandenen Daten zur Vorbefüllung der Formularfelder genutzt werden. Das beschleunigt den Prozess, bietet dem Nutzer mehr Komfort und minimiert das Risiko von Fehlern bei der Dateneingabe.

Die Formulardaten aus den Adaptive Forms lassen sich jederzeit in ein PDF-Dokument überführen. So können auch HTML-Formulare leicht archiviert, gedruckt und digital signiert werden. Dazu muss dieses Formular nur mit einem LiveCycle-Designer-Formular verknüpft werden. Durch diese Integration können auch vorhandene LiveCycle-Designer-Formulare einfach mittels Drag and Drop der Formularelemente als Adaptive Forms verfügbar gemacht werden.

Durch das enge Zusammenspiel von AEM mit Adobe Analytics lässt sich die Nutzung von Adaptive Forms überwachen. Dazu gehören zum Beispiel der Aufruf und das Absenden von Formularen, die Ausfülldauer, der Abbruchort innerhalb von Formularen sowie aufgetretene Validierungsfehler. Basierend auf diesen Informationen können Formulare laufend optimiert und angepasst werden.

Integration mit Backend-Prozessen

Das "Formularerlebnis" beginnt für die meisten Anwender allerdings schon früher: Da große Organisationen zum Teil mehrere tausend Formulare im Einsatz haben, müssen Anwender das benötigte Formular eines Unternehmens oder einer Behörde erst einmal finden. Das gleicht häufig der Suche nach der Nadel im Heuhaufen.

Mit Hilfe des Forms-Portals und des Forms-Managers in AEM 6.0 lassen sich Formulare zentral ablegen, verwalten, versionieren, verschlagworten, suchen, veröffentlichen und auch wieder deaktivieren. Unternehmen erhalten dadurch erstmals einen Überblick über vorhandene Formulare und können rechtliche und gestalterische Vorgaben durchsetzen. Die erweiterten Suchfunktionen ermöglichen das rasche Finden des benötigten Formulars anhand von Keywords, Tags und anderen Metadaten.

Nach dem Ausfüllen eines Formulars beginnt für viele Unternehmen ein häufig teurer Prozessschritt, denn die Daten müssen weiterverarbeitet und mit existierenden Backend-Systemen verbunden werden. Die dafür nötige Datenerfassung ist bei vielen Anwendern ein fehleranfälliger Prozess mit Medienbruch. Mit der einer Workflow-Komponente lassen sich jetzt schlanke End-to-End-Workflows aufbauen sowie die Prozess-Komponenten mit vorhandenen Web-Applikationen und Daten über viele offene Schnittstellen verbinden. Dabei können auch Offline-Möglichkeiten integriert werden: Etwa für einen Außendienstmitarbeiter, der bei einem Kundenbesuch ohne Internetverbindung ein Formular ausfüllt, dessen Daten dann erst später in das Backend-System übertragen werden.

Für die Optimierung interner Abläufe kann neben dem Formular-Management auch die Adobe Korrespondenz-Management-Lösung eingesetzt werden, etwa für die Abwicklung der Kundenkorrespondenz. Über ein intuitiv zu bedienendes Interface können damit die Anwender personalisierte Schreiben aus vorab genehmigten Textblöcken, Freitextfeldern sowie automatisch zugesteuerten Daten generieren. Die erzeugten Korrespondenzen wie Verträge, Briefe oder Mitteilungen können über den vom Kunden bevorzugten Kommunikationskanal elektronisch oder auf Papier übermittelt werden.