Fehler 3: Rechnungen falsch schreiben
Rechnungen müssen korrekt und rechtskonform sein. Ein Klassiker der Buchhaltungsfehler ist es, Pflichtangaben auf Rechnungen zu vergessen, die fortlaufende Nummerierung durcheinander zu bringen oder gar eine Rechnungsnummer doppelt zu vergeben. Es gilt: Eine Rechnungsnummer darf nur einmalig vergeben werden. Das bedeutet aber nicht zwingend, dass sie lückenlos sein muss. Um nicht die Anzahl der gestellten Rechnungen durch die Rechnungsnummer offenzulegen, also beispielsweise 2023-003 für die dritte Rechnung des laufenden Jahres, ist es dem Rechnungssteller überlassen, welche Nummernkombination er wählt, solange sie einmalig und fortlaufend ist.
Übrigens müssen nur Rechnungen ab 251 Euro inklusive Umsatzsteuer mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer versehen sein. Kleinbetragsrechnungen benötigen dies nicht.
Was gehört alles auf eine Rechnung:
Firma, Name und Anschrift des Rechnungsstellers
Name, Anschrift und gegebenenfalls Firma des Empfängers der Rechnung
Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummerdes Rechnungsstellers
Das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Angaben zu Art und Umfang der Waren oder Dienstleistungen
Der Steuersatz und der Nettobetrag
Der Umsatzsteuerbetrag und der Bruttobetrag
Gründe für eine eventuelle Befreiung von der Umsatzsteuer.
Doch Vorsicht: Fehlerhafte Rechnungen können zwar geändert werden. Es geht hingegen nicht, bereits verbuchte Rechnungen in den eigenen Daten nachträglich einfach zu ändern, ohne eine vernünftige Stornierung durchzuführen.
Um eine bereits verbuchte Rechnung zu korrigieren, ist eine so genannte Rechnungskorrektur nötig. Die Korrekturrechnung oder auch Stornorechnung ist eine Kopie der originalen Rechnung, die einzelnen Positionen haben aber ein negatives Vorzeichen. Außerdem trägt die Stornorechnung eine eigene Rechnungsnummer. Die Originalrechnung muss dabei eindeutig zugewiesen werden können. Rechnungsnummer und Datum der Originalrechnung müssen auf der Stornorechnung daher zwingend angegeben werden. Anschließend kann die korrekte Rechnung geschrieben werden.
Fehler 4: Ablage ohne System
Gerade wer mit vielen unterschiedlichen Kunden zu tun hat und nicht selten ad hoc Hilfe beim Kunden leisten muss, weil gerade zum Beispiel das Computersystem abgestürzt ist, verliert schnell den Überblick. Welcher Kunde hat bereits gezahlt, wo gibt es offene Posten? IT-Unternehmer sollten der Planung ihres Ablagesystems eine hohe Aufmerksamkeit schenken.
Die Belege sollten nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lohnabrechnungen und Kontobelegen sortiert werden. Wer nun noch alles nach Datum ordnet, macht schon eine Menge richtig. Denn so hat auch der Steuerberater einen wesentlich besseren Überblick, sodass Fehler in der weiteren Buchhaltung vermieden werden können.
Wichtig ist an dieser Stelle auch die richtige Datensicherung. Meist werden Belege auf dem Rechner gespeichert. Aber Achtung: Ein Virus oder eine defekte Festplatte und weg sind die Daten. Davor sind auch IT-Fachleute nicht gefeit.
Wer seine Daten in einer Unternehmenssoftware mit Archiv- und Exportfunktion oder in der Cloud speichert, der macht schon vieles richtig. An dieser Stelle sei aber die GoBD-konforme Sicherung der Daten erwähnt: Sämtliche Geschäftsvorfälle und Buchungen müssen zeitnah erfasst werden. Die erfassten Daten müssen dabei so nachvollziehbar sein, dass sich ein sachverständiger Dritter jederzeit einen Überblick verschaffen kann. Konkret bedeutet das, Inhalte müssen revisionssicher archiviert und Änderungen protokolliert werden. Der gesamte Verlauf aller Änderungen an den Daten muss nachvollziehbar dokumentiert werden.
Selbstständige, die die Planung und Durchführung ihrer Buchhaltung gewissenhaft erledigen, können die typischen Buchhaltungsfehler leicht vermeiden. Wichtig ist auch immer der Blick auf das Organisatorische, selbst wenn die eigentliche Kernarbeit sehr viel mehr Spaß macht. (pg)