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Viele entscheiden sich für die Selbstständigkeit in der IT-Branche. Teilweise Freiheit in Sachen Arbeitszeit sowie Kunden, die man sich aussuchen kann - beste Bedingungen also für Freigeister. Es gibt jedoch auch einige wichtige Dinge zu beachten - zum Beispiel die Buchhaltung, denn hier schleichen sich nicht selten schwerwiegende Fehler ein, die teuer werden können. Deshalb sollten IT-Freelancer folgende Buchhaltungsfehler dringend vermeiden:
Fehler 1: Die Pflichten der Buchhaltung nicht einhalten
Ab wann sind selbstständige IT-Fachkräfte eigentlich buchhaltungspflichtig und was verlangt das Finanzamt überhaupt? Wer sich als Unternehmer in das Handelsregister eintragen lässt, unterliegt nach § 238 des Handelsgesetzbuchs der Buchhaltungspflicht. Ausgenommen davon sind Kleingewerbetreibende. Kapitalgesellschaften sind grundsätzlich immer zur Buchführung verpflichtet, egal ob es sich um eine AG, eine GmbH oder eine andere Rechtsform handelt. Auch wer sich als Personengesellschaft ins Handelsregister eintragen lässt, unterliegt der handelsrechtlichen Buchführungspflicht.
Speziell für Einzelunternehmer gilt aber zusätzlich: Sie sind nur dann zur Buchführung verpflichtet, wenn in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren ein Gewinn von mindestens 60.000 € oder ein Umsatz von 600.000 € oder mehr erwirtschaftet wird.
Wer also der Buchhaltungspflicht unterliegt, muss eine doppelte Buchführung, regelmäßige Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen erstellen.
Fehler 2: Fristen für die Steuervorauszahlungen ignorieren
Einkommensteuer zahlen Selbstständige in aller Regel quartalsweise im Voraus. Die Frist hierfür ist jeweils der 10. der Monate März, Juni, September und Dezember. Auch für die Gewerbesteuer gibt es Vorauszahlungen, die jeweils zum 15. Februar, 15. Mai, 15. August sowie 15. November geleistet werden müssen.
Ebenso gibt es Fristen für die Umsatzsteuervoranmeldung. Wer diese monatlich einreichen muss, hat bis zum 10. des Folgemonats Zeit für die Abgabe. Wer eine Dauerfristverlängerung hat, bei dem verschiebt sich die Frist auf den Monat darauf, sprich auf den 10. des übernächsten Monats.
Wer seine Umsatzsteuervoranmeldung quartalsweise abgibt, für den gelten die Fristen 10. Januar, 10. April, 10. Juli sowie 10. Oktober. Auch hier gilt, mit einer Dauerfristverlängerung verschiebt sich die Frist jeweils um einen Monat nach hinten.
Fallen diese Daten auf einen Wochenendtag, so verschieben sich die Fristen auf den nächsten Werktag.
Die Frist zu verpassen, ist keine gute Idee, denn Mahnschreiben und Säumnisgebühren sind die Folge. Aber damit nicht genug: Wer als Selbstständiger einen Konsumentenkredit beantragen möchte, muss unter anderem nachweisen, dass er die Einkommensteuervorauszahlung stets pünktlich geleistet hat. Andernfalls kann es passieren, dass die Bank den Kredit nicht gewährt.
Übrigens: Mit der Kleinunternehmerregelung gibt es die Möglichkeit, sich von der Umsatzsteuerpflicht zu befreien. Bedingung ist, dass der Umsatz 22.000 Euro im Jahr nicht übersteigt. Aber Achtung: Wer von der Umsatzsteuerpflicht befreit ist, kann auch keine Vorsteuer geltend machen. Diese Befreiung lohnt sich also nur, wenn die eigenen Investitionen und Betriebskosten gering sind, denn die darauf gezahlte Umsatzsteuer, sprich die Vorsteuer, kann dann nicht mehr geltend gemacht werden.
Gut zu wissen: Für gewerbliche Unternehmer, deren Jahresumsatz des vorherigen Kalenderjahres über 500.000 Euro lag, gilt die Soll-Versteuerung, sprich eine Umsatzsteuer nach vereinbarten Entgelten. Hier wird die Umsatzsteuer bereits beim Stellen der Rechnung als Einnahme behandelt und muss folglich abgeführt werden, obwohl sie noch nicht tatsächlich eingenommen wurde. Freiberufler und Gewerbetreibende, die unter einem Umsatz von 500.000 Euro liegen, können die sogenannte Ist-Versteuerung beantragen, sprich die Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten. Hier findet die Umsatzsteuer erst dann Eingang in die Voranmeldung, wenn die Zahlung des Kunden auch tatsächlich eingegangen ist. Diese Unternehmer müssen nicht in Vorleistung gehen, was kleinen Betrieben oft zugute kommt.
- IT-Profis und Gründer brauchen CFO-Skills für Projekte
IT-Profis müssen auch ein bisschen CFO oder Controller sein. Zumindest sollten Grunddkenntnisse in Betriebswirtschaftslehre (BWL) zum Rüstzeug eines jeden CIO oder IT-Projektverantwortlichen gehören, wenn mit CFO und Controlling über den Nutzen eines Projekts sowie das Budget verhandelt wird. Gleiches gilt für Gründer und Startups, die zur Finanzierung einer Geschäftsidee Geld von einer Bank benötigen. Hier erklären wir die die wichtigsten Termini im Finanzwesen. - ABC Analyse
Verfahren, um betriebliche Vorgänge zu analysieren und ihre Wichtigkeit in eine Reihenfolge zu bringen. - Balanced Scorecard
Ein Konzept, dass ausgehend von einer Unternehmensvision Ziele, Kennziffern und Maßnahmen verdichtet. Neben der finanzwirtschaftlichen Perspektive (wie Umsatz, Gewinn, Eigenkapitalrendite) werden im Balanced-Scorecard-Ansatz Kunden, Prozesse und Mitarbeiter erfasst. Es werden Zusammenhänge hergestellt und mit Zielen und Kennzahlen beschrieben. Der Ansatz verspricht eine bessere Umsetzung der Strategie in die betriebliche Praxis. - Break even
Eine Analyse, die versucht die Gewinnschwelle zu ermitteln. Dabei wird das Umsatzvolumen ermittelt, bei dessen Überschreitung Geld verdient wird. - Cashflow
Der Cashflow stellt den finanziellen Überschuss einer Periode dar. Meist wird er wie folgt berechnet: Jahresüberschuss + Abschreibungen + Veränderungen der langfristigen Rückstellungen = Cashflow. - Deckungsbeitrag
Auch Bruttogewinn genannt, ist der Deckungsbeitrag die Differenz zwischen erzielten Erlösen und den variablen Kosten. Der Deckungsbeitrag stellt fest, in welchem Umfang ein Produkt zur Deckung der fixen Kosten, also zum Betriebserfolg beiträgt. - EBIT
EBIT bedeutet bereinigter Gewinn. Abkürzung für „Earnings before Interest and Taxes”. Es werden einmalige Aufwendungen ebenso ignoriert wie Zinsen und Steuern, weil alle diese Positionen nicht durch die eigentliche betriebliche Tätigkeit entstanden sind. - Finanzplan
Der Finanzplan berücksichtigt als dynamische Rechnung alle künftigen Ein- und Auszahlungen üblicherweise auf einen Zeitraum der nächsten zwölf Monate. Instrument zur Kontrolle und Steuerung der Zahlungsmittel. - Forecast
Der Forecast ist eine Hochrechnung von Ergebnispositionen im laufenden Geschäftsjahr. Dabei wird von den Ergebnissen der zurückliegenden Monate ausgegangen, die – abgeglichen mit aktuellen Informationen – für das übrige Geschäftsjahr fortgeschrieben werden. - Jahresabschluss
Der Jahresabschluss ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Instrument zur Information externer Personen und Institutionen. Er ist nach dem Handelsgesetzbuch und den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zum Ende jedes Geschäftsjahres aufzustellen. Der Jahresabschluss besteht aus der Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). - Return on Investment
Der RoI beschreibt die Verzinsung des eingesetzten Kapitals. Eine Kennzahl, die das erzielte (operative) Ergebnis ins Verhältnis zum dafür eingesetzten Kapital (Investition) setzt. Der RoI kann auch durch Multiplikation der beiden Kennzahlen Umsatzrentabilität (EBIT/Umsatz) und Kapitalumschlaghäufigkeit (Umsatz/Gesamtkapital) berechnet werden. - Variable Kosten
Variable Kosten fallen nur an, wenn produziert wird. So braucht man bei der Produktion von Apfelkompott Äpfel. Ruht die Produktion, braucht man keine Äpfel. Die Äpfel stellen variable Kosten dar. Die Maschinen verursachen Kosten (zum Beispiel Abschreibung, Finanzierung) unabhängig davon, ob Apfelkompott produziert wird. Dies bezeichnet man als Fixkosten.