Preistransparenz durch standardisierte und herstellerunabhängige Anforderungsprofile

Sind die Grundfragen geklärt, kann der Anwender mit der Erstellung eines Anforderungsprofils beginnen. Neben der Art der benötigten Server (Verwendungszweck) sollte hier auch das Volumen definiert, beziehungsweise grob geschätzt werden. Entscheidet sich der Anwender dafür, größere Kapazitäten auf einmal zu kaufen, erhält er bessere Konditionen. Andererseits kosten ungenutzte Kapazitäten auch Geld, denn es entstehen etwa Strom- und Wartungskosten. Daher muss genau abgewogen werden, wie groß das Serversystem wirklich ausgelegt sein muss.

Um die Angebote für die verschiedenen Serversysteme vergleichen zu können, sollte die Spezifikationen herstellerunabhängig und standardisiert formuliert werden. Nur so lässt sich die nötige Transparenz über Preise und Leistungen erzielen und eine fundierte Grundlage für die Auswahl des ‚richtigen‘ Systems treffen.

Viele Unternehmen haben darüber hinaus schon existierende Serversysteme, sodass die Möglichkeit zur Integration in die vorhandene Infrastruktur beachtet werden sollte.

Kostenvorteile durch Bedarfsbündelung und vorausschauende Planung

IT-Verantwortliche sollten die Serverbeschaffung nicht losgelöst von anderen IT-Bedarfen betrachten und im besten Fall eine langfristige Beschaffungsstrategie für den gesamten IT-Bedarf entwickeln. So bieten viele Hersteller oder Systempartner große Preisnachlässe, wenn mehrere IT-Produkte - wie etwa Server, Storage-Lösungen und andere Hardware - gebündelt gekauft werden.

Je besser der gesamte IT-Bedarf also im Voraus planbar ist, umso größer die Kostenkontrolle. Spontane Anschaffungen sind nicht nur teurer, sie führen auch dazu, dass eine ungeordnete IT-Landschaft entsteht, die einen hohen Admin- und Wartungsaufwand erfordert.