Ob E-Mail-Kommunikation, die Verwaltung großer Kundendatenbanken oder der schnelle Zugriff auf die eigene Firmenwebseite oder den Online-Shop - ein eigener Server kann aus vielen Gründen auch für kleinere und mittlere Unternehmen sinnvoll sein. Mit der zunehmenden Zahl an digitalen Prozessen steigen gleichzeitig die Anforderungen an die Server. Damit wächst nicht nur die Bedeutung von leistungsfähigen Servern für das eigene Geschäft, sie werden auch ein immer größerer Kostenfaktor im Unternehmen.

Grund genug, die Beschaffung von Serverkapazitäten strategisch anzugehen. Das Ziel sollte dabei nicht nur die Einsparung von Kosten sein, sondern auch die Unterstützung von professionellen Geschäftsprozessen, die mit der richtigen Serverlandschaft erreicht werden kann.

Oft wird der Beschaffung von Servern aber noch zu wenig Bedeutung beigemessen. Bei vielen kleinen und mittleren Unternehmen ist der Einkauf stark operativ und bewusst von dezentralen Strukturen geprägt. Benötigte Serverkapazitäten werden daher meist erst angeschafft, wenn ein akuter Bedarf besteht. So verschenken die Unternehmen nicht nur Preisvorteile, sondern laufen auch Gefahr, eine unübersichtliche und letztlich nur aufwendig zu wartende Server-Infrastruktur entstehen zu lassen.

In fünf Schritten zeigen wir, welche Punkte beim Servereinkauf unbedingt beachtet werden sollten.

Systempartner oder Hersteller?

Der Einkauf von Servern direkt über den Hersteller macht vor allem für die Unternehmen Sinn, die auf umfassenden externen Support bei Installation und Wartung nicht angewiesen sind. Wer etwa in der hauseigenen IT-Abteilung die nötige Expertise hat, und diese auch über Kapazitäten für die Wartung der Server verfügt, sollte die Preisvorteile des Direktkaufes nutzen.

Für die meisten Unternehmen ist die bessere Lösung jedoch die Beschaffung über einen IT-Systempartner. Dieser berät bei der Auswahl der Serversysteme und installiert die physikalischen Server in den Rechenzentren, welche dann vom Unternehmen zusammen mit einem Rechenzentrumspartner betrieben werden.

Für ihre Leistungen verlangen die Systempartner jedoch einen zusätzlichen Aufschlag. Diese Mehrkosten sollten kritisch geprüft werden, denn nicht immer sind sie in ihrer Höhe gerechtfertigt. Daher kann es je nach Projektgröße Sinn machen, die Preise der Server parallel auch direkt beim Hersteller anzufragen, um den Aufschlag später transparent darstellen und mit dem Systempartner auf Augenhöhe verhandeln zu können. Hier ist jedoch zu beachten, dass sich die Systempartner bei Herstellern oftmals hohe Rabatte durch Projektanmeldungen zusichern lassen. Dieser Rabatt ist am Ende für die kommerzielle Gesamtbewertung ausschlaggebend.