Konfiguration im Schnelldurchlauf

Die restlichen Konfigurationen konnte DEE dann gemeinsam mit seinem SAP-Partner Innovabee selbst umsetzen. SAP hat hierfür den Begriff "Self-Service Configuration" geprägt. Für die Konfiguration stellt SAP die App "Manage Your Solution" zur Verfügung. Über eine Web-Oberfläche lassen sich die betreffenden Prozesse auswählen und anpassen. Schritt für Schritt kann der Kunde die Funktionalitäten, die vom vordefinierten Standard abweichen, anpassen.

Im Fall von DEE waren das nur sehr wenige Prozesse, weil sich das Unternehmen entschieden hat, nah am SAP-Standard zu bleiben. Die vorgenommenen Konfigurationen hat Innovabee im wöchentlichen Rhythmus seinem Kunden DEE präsentiert. Über ein Change Project wurden sie dann - ebenfalls wöchentlich - vom Testsystem in das Produktivsystem transportiert, sodass es keine Konflikte mit den vierteljährlichen Upgrades von SAP S/4HANA Cloud gab.

SAP S/4HANA Cloud lässt sich nur agil einführen

Diese Punkte unterscheiden ein SAP S/4HANA Cloud-Projekt von einer klassischen On-Premise-Einführung und machen ein ausgeklügeltes Projektmanagement nötig. "SAP S/4HANA Cloud lässt sich nur agil einführen. Alles andere macht keinen Sinn", erklärt Innovabee-Projektleiterin Fontanive. Bei der agilen Einführung laufen mehrere Projektphasen parallel ab. Im Fokus stehen dabei sogenannte Sprints, also kurze Bearbeitungszyklen, in denen jeweils eine Aufgabe bearbeitet, getestet und abgeschlossen wird. Mit jedem Sprint nähert man sich den Anforderungen des Kunden ein Stück näher an. Das hat den Vorteil, dass der Kunde die in SAP S/4HANA Cloud enthaltenen Prozesse schnell testen und so beurteilen kann, ob sie zu den eigenen Geschäftsprozessen passen.

Neben der Methodik muss auch das Projektmanagement und die Kommunikation stimmen. "Wir haben jeden Projektschritt akribisch dokumentiert und ein Projektportal für die Kommunikation aufgesetzt", berichtet Fontanive. "Bei einem Projekt mit so kurzer Laufzeit müssen alle an einem Strang ziehen und dafür natürlich auch wissen, wo wir gerade stehen." Hilfreich für eine schnelle Einführung war auch, dass das Projekt bei DEE einen hohen Stellenwert genoss und Geschäftsführer Bräutigam selbst an den Steuerungsmeetings teilnahm. "Offene Punkte und Eskalationen konnten wir so schnell und unbürokratisch klären", erinnert sich die Managerin.

Datenmigration auf Basis vordefinierter Templates

Auf die Konfiguration folgte bei DEE schließlich die Datenmigration. Bei SAP S/4HANA Cloud läuft diese auf Basis vordefinierter Templates ab. Dabei lassen sich nicht nur Stamm-, sondern auch Bewegungsdaten migrieren - zum Beispiel offene Kundenaufträge oder Bestellungen. Auch bei der Datenmigration ging Innovabee agil vor. In einem ersten Sprint wurden zunächst alle Daten ins Q-System migriert und anschließend von DEE freigegeben. In einer zweiten Sprint-Phase folgte dann die Migration ins Produktivsystem und eine erneute Freigabe durch den Anwender.

Mit der Freigabe fiel der Startschuss für die eigentliche Systemumstellung. Nach dem Freeze des Altsystems erfolgte die Migration der offenen Vorgänge und finalen Bestände, die zuvor im Rahmen einer Inventur erfasst worden waren. Zum Schluss wurden die ersten Vorgänge im Produktivsystem erfasst. Daran waren alle Key User von DEE und das Projektteam von Innovabee beteiligt. Gemeinsam haben sie die zentralen End-to-End-Prozesse - zum Beispiel den Prozess von der Auftragserfassung über die Schnittstelle zum Lager bis hin zur Rechnungsstellung - intensiv getestet. Danach stand der Freigabe für die produktive Nutzung nichts mehr im Wege.