RPA-Nutzen: schneller, transparenter und weniger Fehler

Unternehmen können von RPA-Systemen in vielerlei Hinsicht profitieren. Generell würden Prozesse damit nicht nur automatisiert, sondern auch beschleunigt und transparenter, argumentiert Scheer-Manager Storck. Mitarbeiter würden von "profanen und langweiligen Tätigkeiten" entlastet und hätten mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben. Im Gegensatz zu menschlichen Angestellten arbeiteten Softwareroboter 24 Stunden am Tag, machten keine Flüchtigkeitsfehler und dokumentierten ihr Tun zuverlässig und ausführlich.

Darüber hinaus, so argumentieren die RPA-Protagonisten, eröffne sich für Unternehmen die Chance, einstmals ausgelagerte Tätigkeiten in automatisierter Form zurückzuholen. Ein typisches Beispiel sind Call-Center-Aufgaben.

Auch mit Blick auf die gewachsene IT-Infrastruktur können die Softwareroboter Vorteile bringen. Weil sie ähnlich wie ein Mensch auf verschiedene Datenbanken und Anwendungen zugreifen und Informationen verknüpfen, entfällt häufig die Aufgabe, Systeme zu integrieren und dafür APIs einzusetzen.

RPA in der Praxis: Banken, Versicherungen, Support

Typische Anwendungsfelder für RPA lassen sich vor allem in der Finanz- und Versicherungsbranche finden - insbesondere im Personalwesen, in der Supply Chain und der IT. So könnte ein RPA-System etwa die Änderung von Kundenadressen in den diversen Datentöpfen eines Versicherers übernehmen, eine Aufgabe die bisher meist händisch erledigt wird und als besonders fehlerträchtig gilt.

Auch eine polizeiliche Personenüberprüfung, wie sie etwa beim Beantragen eines Waffenscheins obligatorisch ist, ließe sich beschleunigen. Bearbeiter müssen heute verschiedene Datenbanken konsultieren, um zu prüfen, ob gegen einen Antragsteller etwas vorliegt. Diese Aufgabe könnte ein RPA-System zumindest teilweise erledigen und beispielsweise alle Personen aussortieren, für die kein negativer Eintrag zu finden ist. Genauer prüfen müssten die Bearbeiter dann nur noch wenige Einzelfälle.

In Deutschland wurden RPA-Systeme bislang noch verhalten angenommen, berichtet Scheer. Erste größere Projekte gab es vor allem in den Regionen Asien und Großbritannien. Inzwischen aber setze sich das Thema auch hierzulande auf breiterer Front durch. Finanzdienstleister wie die Deutsche Bank oder Versicherer wie Cosmos Direkt verfolgten bereits RPA-Vorhaben; auch Volkswagen habe ein groß angelegtes Projekt begonnen.

Besonders weit fortgeschritten ist die Telekom. Schon seit drei Jahren beschäftige man sich mit RPA-Technologie, berichtet Ferri Abolhassan, Geschäftsführer des neu geschaffenen Bereichs Service. Im März 2015 habe die Telekom die ersten Softwareroboter installiert und betreibe heute eine der größten Roboterfarmen in Europa. Mehr als 100 Prozesse seien bereits automatisiert worden, fast ebenso viele würden derzeit entwickelt. Mit sogenannten "Frontend-Assistenten" unterstützt die Telekom vor allem ihre Service-Mitarbeiter, die bei Bedarf per Mausklick einen "ServiceBot" für eine bestimmte Aufgabe starten können.

Bedenken gegen RPA-Projekte

Ungeachtet solcher Erfolgsbeispiele gibt es gerade im deutschen Markt auch reichlich Vorbehalte gegen den Einsatz von Softwarerobotern. Viele Unternehmen beschäftigten sich zwar mit dem Thema, scheuten aber angesichts zu erwartender Stellenstreichungen das Licht der Öffentlichkeit, war von Teilnehmern der Scheer-Konferenz zu hören.

Auch Scheer sieht diesen Aspekt. Natürlich könnten Arbeitsplätze wegfallen, konzediert er. Doch es gebe auch positive Effekte, beispielsweise durch das Insourcing von Aufgaben und ganzen Prozessen. Nach seinen Erfahrungen werden RPA-Projekte überwiegend von Fachabteilungen getrieben, die schneller und näher am Kunden sein wollten. Das bedeute aber nicht, dass damit auch die berüchtigte Schatten-IT Auftrieb erhalte. IT-Manager könnten beruhigt sein: "Wir schauen dem Sachbearbeiter über die Schulter. Die IT-Infrastruktur muss dazu nicht angefasst werden."