SharePoint Online (Office 365)

"SharePoint Online" ist eine Lösung des amerikanischen Anbieters Microsoft, die den Fokus auf die gemeinsame Bearbeitung von Inhalten legt.

1. Dokumenten-Management

Bei SharePoint Online steht das Bearbeiten von Office-Dokumenten im Vordergrund, welches Hand in Hand mit dem Office-Paket geht. Hierin werden Texte oder Tabellen erstellt und dann in der SharePoint-Cloud gespeichert - dank der Office Web Apps auch ohne eine lokale Office-Installation nur innerhalb des Browsers. Darüber hinaus können Dateien per Drag and Drop im Browser oder mit Microsofts SkyDrive in eine Dokumentenbibliothek hochgeladen werden.

Die Verwaltung von Dokumenten ist on- und offline möglich. Ferner können Dateien direkt im Browser angezeigt und mit Teammitgliedern sowie externen Personen geteilt werden. Diese können die Dokumente bearbeiten, wobei die Versionierung sicherstellt, dass der jeweilige Status nachvollziehbar ist. Bei der Suche nach einem Dokument bedient sich die Lösung einer Volltextsuche.

2. CRM

CRM ist bei SharePoint Online nicht integriert. Hier steht als optionale Lösung MS Dynamics zur Verfügung. Die SharePoint-Plattform bietet nur in Kombination mit Outlook eine klassische Adressverwaltung.

3. Wissens-Management

SharePoint Online unterstützt die Wissenssammlung per Wikis, die in der Anwendung als Team-Website angelegt und bei Bedarf um eine eigenständige Seitenbibliothek zur besseren Orientierung ergänzt werden. Dies ist für Teams und auch für Unternehmens-Wikis möglich, in denen das gesamte Know-how einer Organisation inklusive Anhängen und Dateien abgelegt und gespeichert werden kann. Des Weiteren dienen Blogs und Communities zur Wissensvermittlung.

4. Kommunikation

Kurze Dienstwege sichert in SharePoint Online zum Beispiel die Möglichkeit des Microbloggings, bei dem Nutzer Elemente in einem Newsfeed posten oder an Unterhaltungen teilnehmen. Sichtbar wird der Beitrag für alle Personen im Unternehmensnetz, kann aber auch nur an eine festgelegte Gruppe gepostet werden. Eine Antwortmöglichkeit ist direkt im Newsfeed gegeben. Weiter wird der Austausch unter SharePoint Online per Chat und in Foren sowie die Möglichkeit von Kommentaren in Dateien und Dokumenten und Beiträgen im Newsfeed begünstigt. Das Versenden von E-Mails wiederum ist über das angebundene Outlook sowie per Webmail möglich.

Exkurs: Yammer

Yammer soll als weitere Microsoft-Lösung nur kurze Betrachtung finden, kann es doch direkt in SharePoint Online integriert werden. Dies ergibt Sinn, da das Hauptaugenmerk des Tools mit Microblogging, Chats, Foren und Kommentarfunktionen vor allem auf die Kommunikation abzielt. In Verbindung mit SharePoint allerdings können dort abgelegte Dokumente direkt auf Yammer diskutiert werden. Außerdem ist das in Yammer enthaltene Mitgliederverzeichnis um die komplette DMS-Funktionalität aus SharePoint sowie um Tools zum Wissens-Management erweiterbar. Wer Yammer als alleinige Lösung nutzt, bekommt eine Kommunikationsplattform insbesondere für den Austausch zwischen Unternehmen und Partnern. Weitergehende Aspekte der Zusammenarbeit werden allerdings nur in Kombination mit SharePoint abgebildet.