Die Realität sieht leider anders aus: Die Prozessautomatisierung mit RPA steht gerade erst am Anfang. Selbst wenn Unternehmen schon eine Vielzahl von Software-Robotern einsetzen, ist es immer noch notwendig, diese regelmäßig zu überprüfen, zu verwalten und bedarfsgerecht zu warten. Dafür ist neben einer umfassenden Kontrolle auch eine Versionierung erforderlich.

Auch digitale Kollegen brauchen Führung

Ohne Verwaltung würden Roboter nicht richtig funktionieren, sich gegenseitig in die Quere kommen und schlimmstenfalls blankes Chaos verursachen. Woran das liegt? In erster Linie an den Systemen, in denen Unternehmen sie einsetzen. Denn Veränderungen sind unvermeidlich. Ältere Systeme und Websites müssen sich - nicht zuletzt aufgrund der Digitalisierung - weiterentwickeln. Unternehmen sind gefordert, Anwendungen oder Tabellenkalkulationen regelmäßig zu aktualisieren, Passwörter zu erneuern oder Sicherheits-Patches durchzuführen.

Ganz gleich, welche Änderungen auftreten - sobald diese wirksam sind, weiß der Software-Roboter häufig nicht mehr, was er zu tun hat. All diese Aspekte werden immer wichtiger, vor allem wenn RPA unternehmensweit zum Einsatz kommen sollen. Wenn ein Roboter ausfällt und es in der Organisation keine entsprechende Richtlinie mit einer Anleitung zum Lösen dieses Problems gibt, herrscht binnen kurzer Zeit ein wildes Durcheinander. Denn irgendwann ist es unmöglich nachzuvollziehen, welcher von Hunderten oder - gerade in größeren Unternehmen - Tausenden Robotern ein Problem verursacht hat. Eine einzige Änderung in der Systemlandschaft oder ein ausgefallener Roboter kann schnell dafür sorgen, dass viele weitere Roboter in ihrer Funktion stark eingeschränkt sind oder gar nicht mehr funktionieren.

RPA-Projekte umfassend gestalten

Wie das Beratungsunternehmen Ernst & Young im Bericht "Get ready for robots" betont, ist es gar nicht so einfach, RPA richtig einzusetzen. Laut der Untersuchung scheitern zwischen 30 und 50 Prozent der ersten RPA-Projekte. Das liegt nicht an der Technologie an sich, denn es gibt auch zahlreiche Erfolgsbeispiele. Nichtsdestotrotz entstehen immer wieder Fehler, die Unternehmen daran hindern, RPA gewinnbringend zu nutzen. Mangelnde Governance ist einer der häufigsten Gründe hierfür. Aus technischer Sicht ist diese allerdings einfach zu erreichen, wenn RPA-Tools neben Management- auch Überwachungsfunktionen beinhalten. Aber um RPA unternehmensweit und skalierbar einzusetzen, sollten Unternehmen zuerst Richtlinien und Regeln definieren.

Laut Forrester Research sind Performance und Skalierbarkeit die Hauptgründe, warum Unternehmen mit RPA kämpfen. Danach kommen Probleme mit der Verwaltung von Regeln für das Verhalten der Software-Roboter sowie der Steuerung und dem Betrieb von RPA.

Um den Nutzen von RPA zu maximieren, sollten COO und CIO zusammenarbeiten, um die Governance-Grundlagen für die Interaktionen sowie den Zugriff und die Verbreitung von Daten und Inhalten durch RPA-Roboter zu schaffen. Aber wie gelingt das, wenn Unternehmen RPA-Roboter häufig dezentral einsetzen?

Einen Orientierungsrahmen schaffen

Eine bewährte Vorgehensweise ist es, einen Orientierungsrahmen zu etablieren. Obwohl die Operative bei der Entwicklung eines solchen Modells die Führung übernehmen wird, muss sie beim Ausarbeiten von strategischen Initiativen eng mit der IT kooperieren, um doppelten Aufwand bei der Prozessautomatisierung zu vermeiden. Empfehlenswert ist es, drei Teams aufzustellen:

1. Ein RPA-Business-Experten-Team, das überprüft, wie und in welchem Umfang sich RPA im Unternehmen einsetzen lässt. Zu den Aufgaben des Teams zählt dabei, sowohl Ziele für die Effizienz der Software-Roboter festzulegen als auch die Ergebnisse zu überprüfen.

2. Ein Fachabteilungsrat, der die Prioritäten hinsichtlich der Automatisierung einzelner Geschäftsprozesse bekannt gibt.

3. Ein technisches RPA-Experten-Team - auch bekannt als Center of Excellence (CoE). Dieses hilft dabei, Roboter zu erstellen, betreut aber auch die Fachabteilungen, damit diese ihre Software-Roboter entwerfen können.

Insbesondere um das dritte Team aufzustellen, benötigt das Governance-Team bestimmte, in die RPA-Plattform integrierte Tools - darunter Roboter-Analyse, Performance-Tools, Versionskontrolle und Security. Eine Plattform, die Robot Lifecycle Management verwendet, unterstützt Teams dabei, unternehmensweit Tausende von RPA-Robotern zu verwalten. Damit können Mitarbeiter Probleme oder Änderungen in RPA-Prozessen deutlich leichter verfolgen oder untersuchen beziehungsweise Dateien abgleichen und Unterschiede mit wenigen Klicks aufzeigen. Außerdem erleichtert das Robot Lifecycle Management das Speichern von Backup-Dateien, sodass Unternehmen bei Bedarf ohne Weiteres auf eine frühere Version zurückgreifen können.