Dass sich die Arbeitswelt ändert, ist an sich nichts Neues. Neu sind die Geschwindigkeit und Menge an Veränderungen, mit denen sich Unternehmen konfrontiert sehen: New Work, People Culture, HR 4.0, KI und Big Data sind nur einige der Buzzwords, die aktuell durch die Büroflure schwirren. Schon deren Anzahl zeigt, dass in den HR-Bereichen aktuell viel im Umbruch ist und dass eine digital getriebene, rasante Zeitenwende auf Arbeitgeber zurollt. Das zwingt HR, sich ebenso rasant und konsequent anzupassen.

Dabei stellen sich elementare Fragen: Wohin soll diese Transformation führen? Wie lässt sich die Fülle an gleichzeitigen Veränderungen bestmöglich managen? Die Antworten darauf und den Weg in die Zukunft weist die HR-Transformation Roadmap. Darunter ist die bewusste Auseinandersetzung mit der Frage zu verstehen, wohin sich der HR-Bereich innerhalb der eigenen Organisation entwickeln soll.

Es fehlt eine zentrale Steuerung

Häufig, und das gilt übrigens nicht nur für den Bereich HR, wird Transformation mit Digitalisierung gleichgesetzt. Das bedeutet dann oft, dass bestehende Prozesse und die Organisationsstruktur digital abgebildet, also im Extremfall vormals manuelle Prozesse eins-zu-eins in ein digitales System übertragen werden. Das überrascht nicht, denn viele Unternehmen arbeiten im Personalwesen noch in einem Mix aus Analog und Digital, verschiedene Standorte arbeiten mit unterschiedlichen Systemen und es fehlt eine zentrale Steuerung.

Dass bei einer derart eingeschränkten Transformation enorme Potentiale verschenkt werden, ist offensichtlich. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Transformation ist die ganzheitliche Betrachtung aller Dimensionen im Unternehmen zur Erarbeitung strategischer Ziele. Die zentrale Frage ist die nach dem Mehrwert für das ganze Unternehmen. Im Zentrum des Transformationsmodells einer HR-Transformation Roadmap steht erwartungsgemäß die Dimension Personal und Strategie. Da diese Dimension stark mit den Dimensionen Organisation, Technologie und Prozesse interagiert, sind auch diese immer Gegenstand der Betrachtung.

Die typischen Bausteine einer Transformation Roadmap

Die Konzeption einer Roadmap setzt sich aus vielen einzelnen Bausteinen zusammen, die jeweils aufeinander aufbauen. Wichtig dabei ist, dass dieser Prozess nicht strikt linear verlaufen muss, sondern iterativ gestaltet werden kann. So werden die Ergebnisse jeder Phase geprüft, ob sie noch im Einklang mit den Zielen stehen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen sind. Denn oft zeigt sich erst im laufenden Prozess, dass Ausgangslage und Ziele der Roadmap Nachbesserung benötigen. Durch den iterativen Ansatz ist dies möglich, was nicht nur den Weg zum Ziel erleichtern kann, sondern auch das Ergebnis verbessert.

Der Weg zur Transformation Roadmap besteht im Wesentlichen aus zwei großen Abschnitten: der As-Is-Analyse, also dem Bestimmen der Ausgangslage. Und den To-Be-Scenarios, also den unterschiedlichen möglichen Lösungen und Wegen dorthin.

Phase 1 der Roadmap: As-Is-Analyse

Phase 1: Analyse der Konzern-, Personal- & IT-Strategie

Der erste Arbeitsschritt einer HR-Transformation Roadmap ist das Sichten und Analysieren aller strategischen Unterlagen und Dokumentationen, die für das Projekt relevant sein können. Am Ende sollte ein klares Bild stehen, wohin das Unternehmen und damit auch wohin der HR-Bereich in Zukunft steuern möchte. Diese Key-Findings werden in einer Dokumentation festgehalten und bilden das Fundament für die Festlegung der Ziele der Roadmap in der nächsten Phase.

Phase 2: Festlegung von Zielen, Design-, IT- & Priorisierungskriterien

Im zweiten Schritt geht es darum, die grundlegenden Leitlinien der Roadmap zu erarbeiten. Das betrifft vor allem die Dimension Personal und Strategie als Kern des Transformationsmodells. Das geschieht in Form von Workshops und Interviews mit den wichtigsten Stakeholdern, wie zum Beispiel Mitgliedern der Unternehmensführung, Prozessverantwortlichen, Mitarbeitenden aus dem HR-Bereich auf lokaler und globaler Ebene, Führungskräften und weiteren Mitarbeitenden aus der Linie.

Hier geht es darum, sich aus allen Bereichen und Ebenen des Unternehmens Standpunkte, Wünsche und Feedback einzuholen. Am Ende dieser zweiten Phase stehen die strategischen Vorgaben und Leitlinien für das Projekt, die sich aus der Gesamtstrategie des Unternehmens ableiten und gemeinsam mit den wichtigsten Stakeholdern erarbeitet wurden. In diesen Leitlinien ist zum Beispiel festgelegt, ob die Ausrichtung der Roadmap global oder lokal ist, ob Standard-IT-Lösungen eingesetzt werden sollen oder sogar eine Eigenentwicklung bevorzugt wird.

Phase 3: Ist-Analyse der bestehenden HR-Prozesse & Systeme

Dieser letzte Schritt der As-Is-Analyse ist eine ganzheitliche Betrachtung und Analyse der Dimensionen Organisation sowie Technologie und Prozesse. Dabei geht es darum, die bestehenden HR-Prozesse und -Systeme unter die Lupe zu nehmen und damit auch die technischen Rahmenbedingungen der Transformation zu eruieren. Besonders wichtig an dieser Stelle ist die Identifikation von "Pain-Points", also konkreten Herausforderungen und Problemen aus dem Tagesgeschäft, die HR umtreiben. Diese können sich von der Ineffizienz beim Zugang zu einer Dienstleistung bis hin zu Frustrationen mit dem Kundensupport eines Produktes erstrecken. Die Mittel der Wahl hierfür sind Interviews mit allen relevanten Stakeholdern sowie HR- und IT-Analyse-Workshops.

Am Ende steht ein umfassendes Dokument, welches die Analyse der bestehenden HR-Prozesse und Systeme des Prozesshauses (die Gesamtheit aller Prozesse, die betrachtet wurden) und dessen Komponenten beinhaltet. Sämtliche Prozesse werden dabei je nach Wichtigkeit unterschiedlich granular erfasst. Eine "Heatmap" wiederum visualisiert, wie dringlich sich der Handlungsbedarf je Prozess darstellt.