Sicherheit und Compliance
Doch es geht nicht nur darum, Aufwand und Kosten für die Ein- und Ausgliederung und die Verwaltung von Tochtergesellschaften zu minimieren. Ganz wichtig ist auch, die Compliance sicherzustellen. Das kann gerade im internationalen Kontext schwierig sein. Beispielsweise dann, wenn sie ein passendes Unternehmen akquirieren oder sich mit einem solchen zusammenschließen. Wie lassen sich nun Auslandsniederlassungen rechtskonform verwalten? Im Prinzip ist es einfacher als viele denken.
Die verschiedenen Cloud-Spielarten kurz und übersichtlich erklärt:
Was ist Software as a Service?
Was ist Infrastructure as a Service?
Was ist Platform as a Service?
Mittlerweile unterstützen Cloud-ERP-Lösungen wie ihre On-Premise-Pendants sowohl interne Vorgaben (beispielsweise Qualitätsanforderungen) als auch externe Richtlinien (beispielsweise durch den Gesetzgeber). Sie sind wie andere Lösungen auch vorkonfiguriert, um sich beispielsweise an die aktuellen Rechnungslegungsmethoden, die anwendbaren Steuerstrukturen und die relevante Arbeitsgesetzgebung für jedes Unternehmen anzupassen. So lässt sich beispielsweise festlegen, dass der Mitarbeiter einer Auslandsniederlassung nur Bestellungen bis zu einem bestimmten Volumen freigeben darf. Wenn er das Limit überschreitet, warnt das System und es wäre sofort klar, dass der Mitarbeiter "out of compliance" agiert.
Cloud-Lösungen sind schneller eingeführt
Bei M&A- oder bei Carve-Out-Projekten, bei denen die "Tochter" jeweils kein eigenständiges System im Einsatz hat, können Cloud-Lösungen ebenfalls helfen, weil sie im Gegensatz zu On-Premise-Varianten schneller einzuführen sind. Bei einem M&A-Projekt beispielsweise sollten Compliance-Richtlinien innerhalb von 100 Tagen stehen, lautet eine Regel. Anstatt das akquirierte Unternehmen beispielsweise direkt in die zentral gesteuerte Unternehmens-IT einzubinden, können Sie die (Stamm-)Daten zunächst in die Cloud-ERP-Lösung überführen. So ist es möglich, die Datenhistorie von der Unternehmens-IT zu trennen und die Übergangsphase zu verkürzen.
Experten erklären den Weg in die Cloud:
Wie Unternehmen sich in die Cloud bewegen
Cloud Computing: Anwendungen modernisieren - aber wie?
Einschränkend will allerdings gesagt sein: Zum einen stellt sich der Nutzen auch bei Cloud-Lösungen erst nach einer eingehenden Analyse der Compliance-Situation ein. Und: Für Unternehmen, die jegliche Berechtigung bis ins kleinste Detail steuern möchten, sind Cloud-Lösungen sehr wahrscheinlich nicht die beste Wahl. Zwar erhalten sie auf diese Weise einen guten Überblick über all jene Bereiche, in denen sich regulatorische sowie geschäftliche Ziele besser erreichen lassen, einen all-umfassenden Umfang wie festinstallierte Lösungen können sie aber selbstverständlich nicht haben. Unternehmen, die sich diesen Perfektionismus allerdings nicht auferlegen, fahren mit einer Cloud-Lösung ganz gut.
Upgrades und Updates besorgt der Cloud-Provider
Ein weiteres Beispiel für den Einsatz von Cloud-Lösungen: Ihr Unternehmen mit Sitz in Europa hat 20 Auslandsniederlassungen. Diese haben jeweils lokale ERP-Systeme im Einsatz, die sie zu unterschiedlichen Zeitpunkten upgraden müssen. Im schlimmsten Fall heißt das: 20 verschiedene Upgrade-Termine. Als Konzernmutter sind Sie somit im Dauereinsatz, da Sie ständig Investitionsentscheidungen treffen müssen. Jedes Mal müssen Sie abwägen, ob es sich lohnt, das Upgrade einzuspielen, oder nicht. Unterlassen Sie es, kann es dazu führen, dass die Software irgendwann einmal nicht mehr einsatzfähig ist (burning platform). Sind hingegen alle Niederlassungen auf einer Cloud-ERP-Plattform haben sie auch alle jederzeit eine einsatzfähige Lösung zur Hand, weil sich der Anbieter um Updates und Aktualisierungen kümmert.