Schritt 4: Nutzwertanalyse und zweite Vorauswahl
Die auf diese Weise zu allen noch im Rennen befindlichen Systemen erhobenen Daten werden nun mittels einer Nutzwertanalyse gegenübergestellt. Durch die Verwendung eines unabhängigen Punktesystems entsteht eine Prioritätenliste der für den individuellen Bedarf passenden LMS-Lösungen. Anhand dieser Analyse werden dann wenige LMS-Anbieter mit deren Angeboten ausgewählt und zu einer Vorstellung eingeladen.
Schritt 5: Pitch und Detailvorstellung
In einem Pitch, gegebenenfalls auch online als Videokonferenz, werden die LMS-Lösungen der engeren Auswahl im Detail geprüft. Dies umfasst neben dem Funktionsumfang und der technischen Komponente unter anderem auch die Benutzerfreundlichkeit für Teilnehmer sowie Administratoren. Wichtig ist in diesen Gesprächen keine wesentlichen Punkte zu vergessen oder übertriebenen Versprechungen zu glauben, wenn keine ausreichende eigene Erfahrung in Sachen LMS vorhanden ist.
Schritt 6: Entscheidung und Vertragsverhandlungen
Auf Basis aller vorliegenden Bedürfnisse, Anforderungen und Detailinformationen wird nun über das passende LMS entschieden. Oft läuft dies parallel zu den Vertrags- und Preisverhandlungen, da die Kosten für die LMS-Lösung natürlich auch wesentlich zur endgültigen Entscheidung beitragen. Verhandlungserfahrungen speziell mit LMS-Anbietern, wo es unter anderem um Lizenzmodelle und Besonderheiten gehen kann, wären für den Kunden hierbei natürlich vorteilhaft.
Schritt 7: Implementierung und Change Management
Nachdem die Wahl auf eine LMS-Lösung gefallen ist, geht es eigentlich erst richtig los. Nun steht die Implementierung mit Change Management auf dem Programm. Neben der technischen Bereitstellung sowie der inhaltlichen Gestaltung sind Akzeptanz und Bedienfähigkeit des neuen Systems ganz entscheidend für den Erfolg der LMS-Einführung. Die technische Umsetzung mit einem funktionierenden Link auf das neue LMS allein bedeutet längst noch nicht, dass die Anwender das System nutzen wollen und können. Es wäre nicht das erste Mal, dass eine neue LMS-Lösung bereitsteht, aber nicht genutzt wird. Aktives Change Management mit passender Kommunikation und Schulungen sind hier gefragt.
- Wie Sie Mitarbeiter für die digitale Transformation begeistern
Die Analysten von IDC geben Tipps, wie die Digtialisierungsstrategie von CDO und CIO in kurz-, mittel- und langfristigen Schritten geplant werden sollte. Der Fokus richtet sich dabei auf den Faktor Mensch, denn nur mit motivierten Mitarbeitern wird die digitale Transformation ein Erfolg. - Tipp 1: Prozesse überprüfen
Schritt 1 - kurzfristige Maßnahmen: Durchleuchten Sie die aktuellen Digitalisierungsinitiativen. In welchem Maß erfordern diese Projekte Veränderungen an den organisatorischen Abläufen, den Arbeitsprozessen und der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen? - Tipp 2: Bedenken der Mitarbeiter sondieren
Schritt 2 - kurzfristige Maßnahmen: Besprechen Sie gemeinsam mit den Abteilungsleitern, welche Bedenken die Mitarbeiter hinsichtlich der Veränderungen haben könnten. - Tipp 3: Sorgen der Mitarbeiter adressieren
Schritt 3 - kurzfristige Maßnahmen: Überlegen Sie, wie die möglichen Sorgen der Mitarbeiter hinsichtlich der Veränderungen durch Kommunikationsmaßnahmen angesprochen werden können. - Tipp 4: Fokusgruppen bilden
Schritt 1 - mittelfristige Maßnahmen: Führen Sie für künftige Digitalisierungsinitiativen, die organisatorische Veränderungen zur Folge haben, Fokusgruppen oder Interviews mit Mitarbeitern ein, um deren Bedenken kennenzulernen. - Tipp 5: Kommunikationsstratiegie ausarbeiten
Schritt 2 - mittelfristige Maßnahmen: Prüfen Sie die Möglichkeiten, wie die interne Kommunikation für künftige Rollouts eine Kommunikationsstrategie gestalten kann, um diese Bedenken zu adressieren. - Tipp 6: Mitarbeiter motivieren
Schritt 3 - mittelfristige Maßnahmen: Überlegen Sie, wie Sie durch die Einbindung der Mitarbeiter in den Planungsprozess deren Engagement im Vorfeld des Rollouts gewinnen können. - Tipp 7: Mitarbeiter schulen
Schritt 1 - langfristige Maßnahmen (12 bis 24 Monate): Bauen Sie ein gutes Verhältnis zur internen Kommunikation und zur Personalabteilung auf. Prüfen Sie die Möglichkeiten, wie diese Abteilungen mit Kommunikation und Mitarbeitertraining die menschliche Komponente der digitalen Transformation flankieren können. - Tipp 8: Budget prüfen
Schritt 2 - langfristige Maßnahmen: Identifizieren Sie mögliche Auswirkungen dieser menschlichen Komponente innerhalb der digitalen Transformation auf das Budget. Suchen Sie Unterstützung bei der Rechtfertigung zusätzlicher Mittel, um die Akzeptanz der Mitarbeiter im Rahmen eines Digitalisierungsprojekts effektiv sicherzustellen.
Ob sich eine LMS-Software lohnt, hängt also von dem ganz individuellen Bedarf der jeweiligen Organisation ab. Oft machen Unternehmen auch erst mit einer kleinen und überschaubaren LMS-Lösung einen Anfang. Durch die Anwendung ergeben sich Erfahrungswerte, die dann in die Anforderungen an ein umfassenderes LMS nach einigen Jahren einfließen. Wichtig ist, dass die Verantwortlichen bei dem recht unübersichtlichen LMS-Markt strukturiert in den beschriebenen sieben Schritten vorgehen. Damit lässt sich viel Aufwand und Ärger ersparen sowie ein nachhaltiger Erfolg sichern. Hilfreich bei der LMS-Auswahl können aber auch die Dienste eines Experten sein, der die Fallstricke und die LMS-Lösungen kennt.