Reifegrad 3: RPA Ramp Up & Skalierung
Auf die erfolgreiche Pilotierung folgt der Reifegrad 3. In dieser Phase werden die Erkenntnisse aus der Anfangsphase systematisiert. Mit der Einrichtung eines RPA Center of Excellence (CoE) werden Automatisierungsinitiativen auf ein solides Fundament gestellt. Das CoE bildet das Bindeglied zwischen den Automatisierungsspezialisten und den Prozessownern.
Das CoE entwickelt eine für das Unternehmen am besten geeignete Vorgehensweise bei der Automatisierung, wählt die geeigneten Prozesse aus, richtet die Infrastruktur ein, organisiert den Support, etabliert ein Sicherheitsmanagement und überwacht das Application Lifecycle Management und das Lizenzmanagement.
Das Unternehmen erkennt den Wert der Automatisierung und treibt Change-Management-Initiativen voran. Die automatisierungsaffinen Mitarbeiter der Fachabteilungen sind in dieser Phase in der Lage, aufgrund ihrer bisherigen Erfahrungen mit der Prozessautomatisierung potenzielle Automatisierungskandidaten zu identifizieren.
Center of Excellence
Das CoE stärkt die RPA-Bereitschaft, indem es dediziertes internes Prozessautomatisierungs-Know-how aufbaut. Es ist verantwortlich für die Koordination des Projektvorgehens und der Projektorganisation sowie für den Aufbau von Beratungskompetenz für andere Bereiche. In den Verantwortungsbereich des CoE fallen Vertrags- und Lizenzfragen bezüglich der RPA-Software, die Erstellung von Anforderungsprofilen für jeden einzelnen Prozess (Process Design Document - PDD) sowie die Abstimmung von Dokumentationsrichtlinien, IT-Sicherheitsstandards und datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
Darüber hinaus erstellt das CoE Dashboards, regelt das Identitäts- und Berechtigungsmanagement und kümmert sich um den Aufbau einer Servicestruktur und vor allem um das Staffing. Hier geht es insbesondere darum, das notwendige personelle Know-how im CoE aufzubauen und die Mitarbeiter in den Fachabteilungen darin zu schulen, eigenständig Kandidaten für RPA-Prozesse zu erkennen. Das CoE erstellt auch Schulungsmaterialien zur Unterstützung der Prozessidentifikation.
RPA Scaling und Ramp Up
Das RPA Scaling steht ganz im Zeichen der Standardisierung der Prozessautomation und der Ausweitung auf neue Unternehmensbereiche oder weitere Standorte. Es ist wichtig, ein Integrationsframework und Management Boards zu entwickeln, um eine reibungslose Skalierung zu ermöglichen. Zudem sollte eine Governance-Struktur implementiert werden, die die IT-Sicherheits- und Release- sowie Supportprozesse standardisiert. Die Betriebsrats-Freigabe für RPA sollte definiert werden. Z
Zusätzlich muss ein detailliertes Einführungskonzept erstellt und ein nachhaltiges Changemanagement installiert werden. In die RPA Ramp-Up-Phase fällt die Erarbeitung eines Business Cases, das Vorhalten von Consulting-Services für andere Bereiche und die Installation einer RPA-Plattform, die eine entscheidende Rolle für diese Reifegradphase der RPA-Implementierung spielt.
Reifegrad 4: RPA Rollout & Integration
Der vierte Reifegrad zeichnet sich durch die Institutionalisierung und eine nachhaltige Integration der Prozessautomatisierung in die digitale Unternehmensarchitektur aus. Einer unternehmensweiten Skalierung steht nun nichts mehr im Wege. Governance, Sicherheitsmanagement, Dashboards für Kennzahlen und Lifecycle Management für den Lebenszyklus von Anwendungen sind nun vollständig automatisiert.
Der manuelle Aufwand zur Pflege dieser Prozesse tendiert gegen Null. Das bedeutet, dass RPA als Automatisierungswerkzeug im Unternehmen anerkannt ist, in allen Phasen der Projektentwicklung von Automatisierungsinitiativen akzeptiert wird und auch in der Personalplanung berücksichtigt wird. Durch das Erreichen des vierten Reifegrades wird eine nachhaltige Weiterentwicklung des auf Fachbereichsebene erarbeiteten RPA-Portfolios sichergestellt und eine hohe Skalierbarkeit erreicht. (mb)