Intelligente Soft- und Hardware, die miteinander kommuniziert und so die Mitarbeiter während der gesamten Arbeitsabläufe unterstützt – was nach ferner Zukunftsvision klingt, ist in der Industrie bereits Realität. Aber auch in Büros werden schon bald IT-Lösungen zum Einsatz kommen, die den Eingang eines Dokuments erkennen, den Status verknüpfter Aufgaben prüfen und vollautomatisch die nächsten Bearbeitungsphasen einleiten, bis der Prozess abgeschlossen ist. Die agierenden Systeme befinden sich im stetigen Dialog miteinander und informieren zuständige Mitarbeiter über jeden erfolgten und noch ausstehenden Arbeitsschritt.

Mit Enterprise Content Management- (ECM) und Enterprise Information Management-Systemen (EIM) bieten IT-Dienstleister bereits entsprechend vielschichtige technologische Möglichkeiten an. Deren Vorzüge werden von vielen Unternehmen allerdings noch nicht ganzheitlich erfasst. Beispielsweise nutzt laut einer Studie des Digitalverbands Bitkom zwar jeder dritte Mittelständler ein ECM, bislang jedoch nur für die Dokumentenverwaltung und -archivierung. Auf diese Weise geht jedoch ein wesentlicher Ansatz des Systems verloren. Ein ECM dient vor allem dazu, interne Workflows zu optimieren und Arbeitsabläufe grundsätzlich zu erleichtern. Folglich wird auch das unternehmenseigene Informationspotenzial besser ausgeschöpft.

Die Digitalisierung verändert die Arbeitswelt

Es gilt, das in Ablagefächern, E-Mail-Posteingängen und den Köpfen der Mitarbeiter enthaltene Wissen zusammenzufügen. Branchenspezifische wie -übergreifende Softwarelösungen helfen den Nutzern, möglichst einfach und schnell aus der Fülle an mitarbeiter- und projektbezogenen Dokumenten die benötigten Informationen zu erhalten. Sie bündeln die Anwendungsflut und damit auch die Vielzahl von Informationsquellen. In Zukunft wird dies noch viel stärker der Fall sein, um eine optimale Arbeit mit Dokumenten leisten zu können. Beispielsweise werden ECM-Lösungen keine "statischen", unflexiblen Systeme mehr sein, die auf einem firmeneigenen Server installiert sind. Stattdessen nimmt die Nutzung von Lösungen via Cloud Computing zu. Ein Trend, dem gegenwärtig bereits viele Unternehmen folgen – aber noch lange nicht die Mehrheit.

Dabei ist der Mehrwert eindeutig: Bei dem ganzheitlichen Informationsmanagement der Zukunft müssen Benutzer für sie relevante Angaben nicht mehr in vielen verschiedenen Systemen suchen, sondern können sie über ein Interface aus allen vorhandenen Quellen "abgreifen". Es wird ein Ordnungssystem geschaffen, in dem Mitarbeiter die Dokumente – und das Wissen – ihrer Kollegen auch noch Jahre später einfach wiederfinden und nutzen können. Bei der Umsetzung eines derart effizienten Managementsystems sind Mobility und Usability wichtige Kriterien.