Wir haben die wichtigsten Chat- beziehungsweise Collaboration-Tools für die Zusammenarbeit im Unternehmen unter die Lupe genommen.
Slack - der Büro-Hipster
Als Reaktion auf einen überfrachteten Markt von Enterprise Collaboration Tools wurde Slack im Jahr 2013 in den Markt eingeführt. Klares Ziel der Gründer war es, mit möglichst ausgeprägter Nutzerfreundlichkeit und Integrationsfähigkeit bei Unternehmensanwendern zu punkten. Die zuvor eingesetzten Plattformen kamen von großen Herstellern und erwiesen sich als eher schwerfällig. Sie sorgten bei Anwendern für eine derart große Unzufriedenheit in punkto Usability, dass viele dazu übergingen, nicht genehmigte Tools oder Eigenentwicklungen zu verwenden.
Slack ist intuitiv zu bedienen, man kann einfach und spontan in Ad-hoc-Gruppen, mit Einzelpersonen im Unternehmens-Netzwerk oder sogar über soziale Netzwerke themenorientiert kommunizieren. Das ist der große Pluspunkt dieses Tools, das sich wirklich als reines Chat-Tool versteht und Konversationen beschleunigen will. Um sein Potenzial weiter in Richtung einer umfassenden Kollaborationslösung im Business-Umfeld zu entfalten, müsste Slack allerdings entscheidende Erweiterungen erfahren.
Slack müsste um Back-office-Tools und Dokumentenverwaltungs-Funktionen erweitert werden. Zudem sollte es in Geschäfts-Applikationen wie CRM, ERP, Finanzbuchhaltung oder HR-Systemen integrierbar sein. Nur wenn Kollegen aus verschiedenen Fachbereichen einfach zusammenarbeiten können, lassen sich geschäftliche Abläufe kollaborativ ausführen. Die Ergebnisse dieser Zusammenarbeit können dann quasi automatisiert in den jeweiligen Transaktionssystemen abgebildet werden. So könnten dann auch die Business-Teams schnell auf neue Vorgänge reagieren, was ihre Produktivität enorm erhöhen dürfte.
Die kürzlich eingeführte Funktion "Audio/Video Live Conferencing" lässt noch Einiges vermissen. An dezidierte Conferencing-Plattformen wie zoom.us oder Gotomeeting reicht Slack noch bei weitem nicht heran. Kinderkrankheiten wie Verzerrungen in Bild und Ton oder häufige Verbindungsabbrüche hat das Unternehmen bislang nicht in den Griff bekommen. Die Unannehmlichkeiten potenzieren sich, je mehr Teilnehmer an einer Konferenz teilnehmen.
Nennenswerte Fortschritte gibt es indes bei agilen, kollaborativen Workflow-Apps für die geschäftlichen Prozesse. Über entsprechende Dialogmasken können einfach solche Daten im Chat selbst gesammelt, aufgeführt und bestätigt werden, die von Bots bearbeitet oder an integrierte Business Apps übergeben werden. Das zeigt, Slack mausert sich immer mehr von einer reinen Kommunikations- zu einer Art Produktivitätsplattform für agile Teams.
Microsoft Teams - der Teamassistent
Den Vergleich mit Slack braucht Microsoft (MS) Teams nicht zu scheuen. Der jüngste Chat-Sprössling von Microsoft gibt seinen Anwendern eine Vielzahl von nützlichen Funktionen an die Hand, die eine spontane Zusammenarbeit zwischen Gruppen und einzelnen Personen im Unternehmen erleichtern. Sie sollen einem möglichst nativen digitalen Kommunikationsverhalten entsprechen.
Ähnlich wie Slack stellt MS Teams alle Funktionen zur Verfügung, die Mitarbeiter während der Gesprächsführung benötigen: Dokumentenanhänge, Bildanhänge sowie weitere Produkte. MS Teams unterstützt zudem die Suche nach archivierten Meldungen, kann - je nach Kommunikationsfokus - Nachrichten auf Untergruppen innerhalb einer Gruppe beschränken und erstellt konfigurierbare Benachrichtigungen, damit jedes Projektmitglied sofort ein Status-Update erhält.
Das Chat-Tool lässt sich ebenfalls mit Social-Media-Plattformen integrieren und bietet zusätzlich eine Funktion mit dem Namen "Inline Reply Messaging". Anwender können damit komplexe Dialoge ganz einfach vorstrukturieren. Ein unschlagbarer Vorteil von MS Teams ist natürlich auch dessen vertiefte Integration in die gesamte Welt von Office 365. Damit können beispielsweise Skype Meetings mühelos über Teams abgehalten oder auch ein kollaborativer Dateizugriff über OneDrive realisiert werden. Allerdings ist das ein Vorteil, der sich bei genauerem Hinsehen eher als Nachteil entpuppt. Denn MS Teams steht derzeit nur als internes Chat-Werkzeug zur Verfügung. Das heißt, Kommunikationsverläufe mit externen Partnern können über MS Teams nicht realisiert werden. Auch nicht, wenn diese Anwender Office 365 einsetzen. Damit bildet MS Teams bisher nur eingeschränkt die geschäftlichen Realitäten bei der Zusammenarbeit mit verteilten Teams ab.
Auf der letzten Ignite-Konferenz hat Microsoft angekündigt, dass Teams als Voice-, Video- und Screensharing-Client Skype for Business (vormals Lync) ablösen soll. Seitdem hat der Chat-Dienst im harten Konkurrenzkampf Boden gutmachen können. Vorbildlich hat Microsoft insbesondere die durchgängige Einbindung von Termin- und Konferenzverwaltung sowie die Nachbearbeitung von Protokollen und Aufgaben gelöst.
Gleichzeitig gibt es aber auch noch ein paar Pain Points, die für Unmut sorgen. Die Rede ist von viel zu langen Ladezeiten, Fehlern in der Anmeldemaske sowie einem unzureichendens Responsive Design beim mobilen Zugriff. Zudem befindet sich die MS Teams API immer noch in der Entwicklung und im Betastadium. Zwar ist es nachvollziehbar, dass Microsoft im Rahmen von Office 365 bei der Verbindung zwischen Teams und diversen Tenants oder externen Gast-Usern einen reduzierten Funktionsumfang im Vergleich zu nativen Anwendern bietet. Ingesamt betrachtet sind aber die gegebenen Möglichkeiten für eine echte, produktive Zusammenarbeit über Unternehmens- beziehgungsweise Tenant-Grenzen hinweg einfach noch zu beschränkt. Im Vergleich zu anderen Team Chats gibt es hier dringenden Nachholbedarf.
HipChat - der Projektmanager
Der australische Softwareanbieter Atlassian bietet mit HipChat Data Center ein Enterprise-Chat-Tool an, das über viele wichtige Funktionen in der Zusammenarbeit im Team verfügt: Text-Chat, File-Sharing, Audio sowie Videoanrufe, eine grenzenlose Chat-Historie und mobile Apps für IOS und Android. Projektmitarbeiter, die viel unterwegs sind, unterstützt Hipchat mit der Funktion der Push-Benachrichtigung.
Auch beim wichtigen Kernattribut Integrationsfähigkeit muss sich HipChat keineswegs hinter seinen Wettbewerbern verstecken. Es bietet Schnittstellen zu Facebook, Twitter, Google Drive sowie dem CRM-Tool Zendesk oder auch zur Projektmanagement-Software Asana. Ein großer Nachteil gerade für das Business-Umfeld mit seinen vielfältigen Kommunikationsansprüchen besteht aber darin, dass einzelne Funktionen ausschließlich kostenpflichtig zur Verfügung stehen. Zudem gab es bei der On-Premise-Version in der Vergangenheit Sicherheitsprobleme. Vermutlich ist das die Ursache dafür, dass viele Nutzer dieser Plattform für Team-Chats wieder den Rücken gekehrt haben.
Als im vergangenen Sommer Sicherheitsprobleme auftauchten, reagierte Atlassian umgehend und schickte den von Grund auf überarbeiteten Cloud-basierten Teamchat Stride ins Rennen. Der kleine HipChat-Bruder bietet ebenfalls viele Kooperationsmöglichkeiten für Projektteams, darunter auch Funktionen wie Audio- und Video-Chat, Audio- und Video-Conferencing, Status- sowie Raum-Benachrichtungen. Das macht Stride zu einem unmittelbaren Herausforderer für Slack. Gegenüber HipChat gibt es zusätzliche Integrationsmöglichkeiten, außerdem ist der Guest-Access deutlich verbessert worden. Anders als HipChat ist Stride nur aus der Atlassian-Cloud verfügbar, eine On-Premise Variante gibt es nicht. Es bleibt abzuwarten, ob die Australier auf Dauer wirklich an zwei Team-Chat-Produkten festhalten wollen.
IBM Watson Workspace - der Lernfähige
Dieser Business-Chat ist integraler Bestandteil der "IBM Watson Work Services". Unterstützt durch Künstliche Intelligenz (KI) soll dieses Tool kontinuierlich lernen, wie ein Mitarbeiter arbeitet und kommuniziert. Watson Workspace ist in der Lage, unterschiedliche Konversationen im Team zu clustern, um daraus die wichtigsten Aufgaben für den Mitarbeiter abzuleiten und ihm zur richtigen Zeit die richtigen Inhalte zur Verfügung zu stellen.
Ziel der integrierten KI-Komponente ist es, die Konversationen zwischen Mitarbeitern so effizient wie möglich zu gestalten und sie von lästigen Routinetätigkeiten zu befreien. Auch bei der Suche nach Ansprechpartnern beziehungsweise Experten im Unternehmen leistet die KI-Anwendung gute Hilfestellung: als lernendes System ordnet sie bestimmte Themen und Aufgabenbereiche entsprechenden Personen zu. Das Tool IBM Watson Workspace befindet sich derzeit noch in der Betaphase und ist daher im Unternehmensumfeld noch nicht weit verbreitet.
WhatsApp - der Beliebte
Aufgrund seiner großen Verbreitung im privaten Umfeld konnte sich das Chat-Tool nach und nach auch in den Unternehmen durchsetzen. Mitarbeiter nutzen zunehmen die Möglichkeit, über WhatsApp Projekte zu koordinieren oder auch Termine mit Kollegen abzustimmen. Das liegt nicht zuletzt daran, dass die Nutzerfreundlichkeit von WhatsApp so selbsterklärend ist, dass sich schnell entsprechende Netzwerkeffekte einstellten, die den Dienst überall in Windeseile populär machten.
Neben den üblichen Textnachrichten inklusive Foto-, Datei- oder Videoanhänge gibt es bei WhatsApp aber auch noch ein paar Besonderheiten, die für den Business-Einsatz interessant sein könnten. So befinden sich Team-Mitglieder meist in unterschiedlichen WhatsApp-Gruppen, und in manchen haben sie keine aktive Rolle. Aus diesem Grund können sie hier den Austausch der anderen einfach "muten", also die Notifications für diese Gruppen abschalten und eine rein passive Rolle einnehmen. Um einen Gesprächsverlauf komplett anzuzeigen, wartet WhatsApp mit einer kleinen Statistik über die Anzahl aller versendeten und empfangenen Nachrichten auf.
Eine explizite Business-Version von WhatsApp befindet sich aktuell im Testlauf. Trotz der starken Verbreitung im privaten Umfeld setzen sich immer mehr sinnvolle Business-Anwendungen durch (beispielsweise Bewerberkommunikation oder Arzt-Patienten-Kommunikation).
Mattermost - der Sichere
Eine lohnenswerte Alternative zum integrationsfähigen Slack-Interface ist das Team-, und Messenger-Tool Mattermost. Zwar ist dieser Dienst noch nicht sehr bekannt im Unternehmensumfeld, dennoch bietet er äußerst nützliche Voraussetzungen. Dieses Tool können Unternehmen auf ihren eigenen Servern installieren und behalten damit die komplette Kontrolle über alle gespeicherten Nachrichten sowie Attachments.
Mattermost bietet sich vor allem für den Einsatz in stark reglementierten Industrien wie Banken, Versicherungen oder auch im Rechtsbereich an. Nicht jede Organisation ist interessiert daran, ihre interne Kommunikation über externe Server abzuwickeln. In der Entwickler-Community gilt Mattermost als das quelloffene Pendant zu Slack.
Nachteil: Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools sind nicht vorinstalliert. In diesem Falle werden individuelle Anpassungen im Open-Source-Code benötigt. Im Umkehrschluss bedeutet das: Für den Einsatz von Mattermost müssten sensible Infrastrukturen für die Echtzeitkommunikation betrieben werden, die kleinere "Aussetzer" sicher überstehen (zum Beispiel Multi-System Backup, Recovery, Verschlüsselung etc.).
Cisco Spark - der Visuelle
Dieser Dienst eignet sich besonders für Unternehmen, die für ihre Kommunikation Telefonie sowie Video-Konferenzen von Cisco verwenden. Die Team-Mitglieder können über die Cisco-Anlage ganz einfach weltweit miteinander kommunizieren und konferieren. Mit Cisco Spark lässt sich diese hochverfügbare Infrastruktur um einen Team-Chat erweitern.
Das Tool ist für all jene eine gute Ergänzung, die weltweit zusammenarbeiten müssen und für Video- und Audiokonferenzen häufig Meeting-Räume aufsuchen. Wer dort mit einem Whiteboard arbeitet oder wer eine Telco mit Kollegen in aller Welt organisiert, hat alle notwendigen Informationen an einem Ort in der Cloud gespeichert und kann darauf zugreifen. Cisco ist ein Kommunikationsanbieter und legt Wert darauf, eine möglichst einfache und zielführende Organisation, Durchführung und Nachbearbeitung virtueller Meetings zu ermöglichen.