Wege aus dem Format-Chaos

Wie bereits oben beschrieben, können die zu archivierenden Dateiformate auch schon in einem Unternehmen sehr unterschiedlich sein: Dateien aus beliebigen Office-Dokumenten, PDFs in unterschiedlichen Nuancen, gescannte Dokumente, CAD-Dateien, branchenspezifische Formate oder vielleicht sogar PDF/A-Dateien, bei denen aber dann noch zu prüfen wäre, ob sie wirklich dem ISO-Standard entsprechen. Es ist also ein "zu bändigender Formatzoo", mit dem Unternehmen konfrontiert sind. Da Unternehmen zahlreiche Dateien von externen Stellen erhalten, helfen Richtlinien, die vorschreiben, welche Dateiformate für die Konvertierung nach PDF/A anzuliefern sind, nur eingeschränkt. Es ist vielmehr notwendig, abhängig vom Ursprungsformat zu definieren, welche Konvertierungstechnik angewandt und welche Tools eingesetzt werden sollen. Die schlechte Nachricht: Ein generischer Konverter, der alle möglichen Quellformate nach PDF/A konvertiert, existiert nicht. Die gute Nachricht: Es stehen zahlreiche Tools am Markt zur Verfügung, die, setzt man sie für ihren jeweiligen Anwendungsfall ein, 95 Prozent oder sogar bis zu 99 Prozent der Quellformate automatisch und zuverlässig nach PDF/A konvertieren. Damit überhaupt eine Wandlung nach PDF/A möglich ist, müssen die unterschiedlichen Dateiformate lesbar sein. Somit ist es erforderlich, dass die Client-Version der Anwendungssoftware auf dem Server installiert ist. Das mag vielleicht zunächst trivial klingen, ist es aber nicht. Produziert beispielsweise MS Word bei der Ausführung des Befehls "Speichern unter PDF/A" eine Fehlermeldung, muss vermieden werden, dass daraufhin der gesamte Server blockiert ist. Über entsprechende Regeln wird definiert, wie die Lösung in diesem Fall reagieren soll. Zusammengefasst besteht also die Aufgabenstellung darin, die verschiedenen Anwendungsapplikationen und Konvertierungswerkzeuge zu einer stabilen Gesamtlösung zu integrieren.

Und wenn die Dateien schon angefasst und verarbeitet werden, dann bietet es sich an, andere Aufgaben gleich mit zu erledigen. Dazu gehört beispielsweise das Skalieren der Auflösung bei gescannten Dokumenten, die OCR-Erkennung oder die Erzeugung von Derivaten.

Die dazu notwendigen Produkte müssen ebenfalls in die Gesamtlösung eingebunden werden, die dann sämtliche Funktionen in einer Server-Landschaft integriert. Zusätzlich müssen die Prozesse so aufgesetzt sein, dass sie möglichst automatisiert ablaufen und über ein Eskalationsmanagement eventuelle Fehlermeldungen abfangen.