Unternehmen sind mit unzähligen Dokumenten konfrontiert, wie beispielsweise Office- oder CAD-Dateien oder PDFs in unterschiedlichen Varianten. Werden diese in ihrem ursprünglichen Format aufbewahrt, so ist die Gefahr groß, dass sie nach Jahren nicht mehr lesbar sind. Daher ist für die Archivierung eine konsequente Konvertierung in ein stabiles Format notwendig, das die langfristige Reproduzierbar- und Lesbarkeit sicherstellt. PDF/A als ISO-Standard ist hierbei das Format erster Wahl. Es bietet entscheidende Vorteile zu anderen Formaten, wie beispielsweise TIFF. Dazu zählen kleinere Dateigrößen, die Fähigkeit zur Volltextsuche und das einfache Handling. Nicht zu vergessen ist die Tatsache, dass jede PDF/A-Datei immer eine PDF-Datei ist. Für kaum ein anderes Format gibt es derart zahlreiche Werkzeuge und Lösungen. Ziel ist, dass die Konvertierung der kaum beeinflussbaren Formatvielfalt nach PDF/A automatisiert erfolgt, was nicht ohne weiteres möglich ist.
PDF/A ist der ISO-Standard 19005 für die Langzeitarchivierung im PDF-Format. Es ist zwar nicht vorgeschrieben, PDF/A zu nutzen, er hat aber eine allgemeine und breite Akzeptanz gefunden. Der Standard bewertet und regelt, welche PDF-Funktionen bezüglich der Archivierung sicher sind. Diese Vorschriften garantieren eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente- und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden.
Drei Szenarien für die PDF/A-Konvertierung
Für die Wandlung von Dokumenten nach PDF/A sind architektonisch drei Szenarien möglich:
1) Client-seitige Konvertierung: Hierbei startet der Anwender die jeweilige Konvertierungs-Engine und korrigiert eventuell auftretende Fehler. Die Übergabe an das Archiv erfolgt entweder manuell oder automatisiert über die Software. Da der Konvertierprozess sehr rechenintensiv ist, sind damit schwache Desktop-Rechner zu einem hohen Grad ausgelastet. Anwender müssen in der Regel warten, bis die Wandlung nach PDF/A abgeschlossen ist. Ein weiterer Nachteil der Client-seitigen Konvertierung ist, dass die PDF/A-Dateien verteilt erzeugt werden und somit deren tatsächliche Konformität nur schwer kontrollierbar ist. Eine Lösung wäre eine nachgelagerte Validierung auf dem Server, wodurch wiederum ein Overhead entsteht.
2) Mischform: Alternativ wählt der Anwender über den Client die zu archivierenden Dokumente aus und lädt sie dann zur Konvertierung auf den Server. Auch hier kann eine anschließende Qualitätssicherung durch den Anwender erfolgen. Da der Konvertierungsprozess sehr komplex und damit zeitaufwändig ist, sollten Vorkehrungen für diesen asynchronen Ablauf getroffen werden, sodass der Anwender jeweils eine Rückmeldung über die Konvertierung erhält.
3) Server-seitige Konvertierung: Bei diesem Szenario erfolgt die Konvertierung ohne Anwenderinteraktion. Dafür müssen sämtliche notwendigen Funktionen auf dem Server hinterlegt sein und entsprechend verwaltet bzw. gesteuert werden. Ist ein hohes Dokumentenvolumen zu verarbeiten, empfiehlt es sich, die Konvertierung nach PDF/A auf dem Server automatisiert vorzunehmen.