Die Integration von Office 2010

Die Integration von Office in SharePoint erreicht mit den jeweiligen 2010 Versionen ihren bisherigen Höhepunkt. Sie können mit der neuen Office-Backstage-Ansicht, welche auf allen Office-Client-Applikationen verfügbar ist, einfache Aufgaben, wie das Einfügen und Herausnehmen von Dokumenten aus einer SharePoint-Bibliothek, durchführen. Sie können außerdem Metadaten automatisch komplettieren lassen, beispielsweise aus der Ortsdatenliste wie im vorherigen Beispiel.

Gleichzeitiges Arbeiten am selben Word-Dokument ist nun ebenfalls möglich, jeder Autor wird automatisch erfasst. Word sperrt automatisch den Abschnitt, der gerade von einer Person bearbeitet wird und öffnet gleichzeitig das Restdokument für weitere Autoren. So ist Echtzeit-Projektarbeit im Team nun noch komfortabler möglich.

Outlook 2010 ist mit einem E-Mail-Alarm ausgestattet, der Sie benachrichtigt, wenn Inhalte erstellt oder aktualisiert werden. Dadurch wird die lästige Suche nach veränderten Daten am SharePoint hinfällig. Outlook erzeugt auch automatisch eine Verbindung zu "Meiner Seite" und informiert Sie über Veränderungen von externen Seiten wie beispielsweise Facebook.

Die Integration ist wohl am besten bei InfoPath 2010 gelungen. Zunächst haben wir eine typische SharePoint-Tabellenliste von Personen und den entsprechenden Kontaktadressen erstellt. Als Nächstes haben wir aus der SharePoint-Menüleiste die Liste mit InfoPath geöffnet. Vorher hatten wir in InfoPath ein visuelles Dateneingabeformular erstellt. Nutzer konnten nach dem Update der Daten einfach per Klick ihre eigenen SharePoint-Daten mit Hilfe von InfoPath aktualisieren. Zusätzlich zur einfachen Bedienung können auch die Vorteile der jeweiligen Officeprogramme genutzt werden. In unserem InfoPath-Beispiel können die Daten-Eingabe-Funktionen und Daten-Validierung aus InfoPath genutzt werden, die in SharePoint nicht integriert sind.

Wir haben uns auch den Excel-Dienst näher angesehen. Der Dienst erlaubt es aus einem Exceldokument Teildaten einzusehen und zu bearbeiten. Formeln konnten wir von der webartigen Benutzeroberfläche aus mit wenigen Klicks vor Veränderungen schützen. Detaillierte Daten konnten wir dann als Diagramm ausgeben lassen, sodass Nutzer nur die visualisierten Ergebnisse erhielten. Nutzer können Informationen innerhalb von Pivot-Tabellen auf gewohnte Weise sortieren, filtern und damit arbeiten.

Visio 2010, das Schaubild- und Diagramm-Programm von Microsoft, ist nicht Bestandteil des Standard-Office 2010-Pakets. Unternehmen, die Visio separat lizensieren lassen, können ebenfalls neue Möglichkeiten des Visio-Dienstes nutzen. Sie können vor allem Diagramme innerhalb Ihres Browsers erstellen und bearbeiten. Noch interessanter wird dieser Dienst, wenn Sie Excel-Tabellen, SQL-Datenbanken und SharePoint-Listen als Datenquellen für Visio 2010 nutzen möchten. Das Einbinden dieser Quelldaten funktioniert problemlos, sodass einer visualisierten Präsentation der sonst trockenen Datenreihen nichts mehr im Wege steht. Die Ergebnisse können auch wieder direkt im SharePoint für bestimmte Gruppen angezeigt werden und bleiben so immer aktuell.