Wie Metadaten die Übersichtlichkeit erhöhen

Eines der größten Hindernisse beim Organisieren von Informationen innerhalb einer Seite, egal ob Dokumente, Multimedia-Inhalte oder ganzer Webseiten, ist es, Benutzer dazu zu bringen, konsistent und zuverlässig Metadaten anzuwenden. SharePoint 2010 bietet hier eine intelligente Lösung mit Term-Store-Management. Dazu haben wir eine Liste mit Stadt- und Ländernamen, deren Elemente mit Kommas getrennt waren (comma-separated variable [CSV]), in die SharePoint-Dokumentenbibliothek importiert. Beispielsweise könnte dies eine Liste sein, auf der steht, wo ein Unternehmen weltweit Filialen unterhält.

Nach einigen Schritten, von denen wir denken, dass nicht alle wirklich notwendig sind, war die Liste im Einstellungs-Dialog "gerade bearbeitete Dokumente" eingefügt. Dadurch können beispielsweise an bestimmten Dokumentenstellen eine gewisse Auswahl an Listenelementen eingefügt werden. Dies sorgt für eine bessere Übersichtlichkeit und Strukturgleichheit der in den verschiedenen Abteilungen bearbeiteten Dokumente.

Außerdem können Sie nun auch Dokumentenlisten nach den Metadaten filtern und sortieren. Beispielsweise können Sie in den von uns erzeugten Dokumenten nun gezielt nach jenen suchen, die sich nur auf die Filiale in New York beziehen, da "New York" für jedes Dokument aus dem Metadaten-Satz stammt.