Fokusthemen als wichtiger Bestandteil der Anforderungsanalyse

Die Fokusthemen konnten aus der Durchführung der Interviews und der Analyse von High-Level Use-Cases eindeutig identifiziert werden. Wichtig ist, dass die Fokusthemen klar dargestellt und beschrieben werden. Als Fokusthema könnten die unterschiedlichen Rollen oder Schnittstellenthemen identifiziert worden sein (siehe Abbildung 2).
Bei vielen Unternehmen mit heterogenen Portalen besitzt jede beschriebene Rolle eine große Bedeutung. Hierbei lässt sich zwischen Internen, Internen mit speziellen Rechten, Externen sowie Internet User unterscheiden; ebenso Schnittstellenthemen, die in unterschiedlichen Systemen verwendet werden können. Diese lassen sich ebenso in einem Portal abbilden. Nehmen wir an, dass ein Unternehmen ein WCMS im Einsatz hat und SharePoint als zukünftiges Kollaborationssystem einsetzen möchte. Hierbei treten klassische Schnittstellenthemen wie Enterprise 2.0, Benutzerverwaltung, Suche, Integration von Drittanwendungen und noch weitere auf.

Als weiteres Ergebnis sollte eine illustrative Ist-Architektur skizziert werden - wie die IT-Landschaft, bezogen auf die analysierten Bereiche, aktuell aussieht. In der Skizze sollten ebenso die beschriebenen Fokus-Themen aufgezeigt werden. In der Architektur sollten ebenso die Backend-Systeme, Prozesse sowie das Frontend abgebildet werden.

Bei strategischen Entscheidungen spielen Bewertungen eine wichtige, teilweise sogar eine entscheidende, Rolle. Somit können als Zusammenfassung der Interviews aus den identifizierten Fokus-Themen sowie Ist-Architektur wichtige Informationen abgeleitet werden, um nachfolgend verschiedene Handlungs-Szenarien sowie Bewertungen abzubilden. Es geht hierbei um eine gewisse Verfeinerung der bis dahin erworbenen Ergebnisse. Dies lässt sich anhand der identifizierten Haupttätigkeiten abbilden. Ziel dieser Bewertung soll es sein, zu erkennen, welcher Bereich/Anforderung wie stark in welche Haupttätigkeit fällt. Entscheidend ist, wie die Anforderung auf die IT-Landschaft abgebildet werden kann - als Schablone für die zukünftige Eingliederung von Funktionalitäten. Die Haupttätigkeiten ergeben sich aus den Interviews. Abbildung 3 zeigt lediglich einen möglichen Auszug.

Zum Schluss der Anforderungsanalyse wäre es auf jeden Fall von Vorteil, wenn die Ergebnisse zusammenfassend in den Vordergrund gestellt und beschrieben werden - Umgang mit unstrukturierten Daten, Kollaboration sowie Integration sind oftmals relevante Ergebnisse.

Der Umgang mit unstrukturierten Daten ist unumgänglich in Unternehmen. Office Dokumente, PDF, Bilder sowie Videos spielen bei vielen Abläufen eine große Rolle. Diese Inhalte sind in der Regel auf dem Dateisystem abgelegt. Langfristig gesehen sollen diese auf jeden Fall nach SharePoint migriert werden. Wie Dateien schnell und flexibel nach SharePoint migriert werden können, wurde bereits in einem Artikel im SharePoint Magazin, Ausgabe 03.2012, Dateien auf Wanderschaft - Dateien ohne Zeitverlust und zu hohen Aufwand migrieren, beschrieben.

Ebenso ist beim Umgang mit unstrukturierten Daten eine vielfache inhaltliche Abstimmung und Freigabe notwendig. Oft werden diese Abstimmungen in verschiedenen Unternehmen durch E-Mail-Verkehr oder zum Teil auch in Papierform mit Unterschriften durchgeführt. Dabei sind Medienbrüche oftmals anzutreffen.

Durch die Verwendung von heterogenen Systemen und Portalen spielen Themen wie Suche, Content, Workflows sowie Enterprise 2.0 eine entscheidende Rolle beim Blick in die Zukunft.

Konzeption

Um ein aussagekräftiges Ergebnis zu liefern, geht es in der Konzeption darum, die Ergebnisse oder konsolidierten Informationen in verschiedenen Aspekten darzustellen. Der Grund dafür ist, dass falls vom Kunden gewünscht, auch Empfehlungen ausgesprochen werden können. Ebenso sollte ein Ausblick auf die IT Trends der nächsten Jahre gegeben werden. Als Kernaktivität steht die Strategie- und Architekturanalyse im Vordergrund. Die Analyse der Fragenkataloge und eine Verdichtung/Konsolidierung der gesammelten Information sind wichtig.
Als Ergebnis wird eine Strategie- und Architekturbewertung ausgesprochen sowie mögliche Handlungsoptionen und -szenarien aufgezeigt. Diese Ergebnisse sollten zwingend in einer Abschlusspräsentation dargestellt werden. Die Abschlusspräsentation ist das Kernstück des Projektes und sollte dementsprechend mit aussagekräftigen Informationen gefüllt sein. Manche Unternehmen erwarten ebenso eine Zusammenfassung als Word Dokument - dies sollte im Scoping mit dem Kunden abgestimmt werden.

In vielen Unternehmen ist eine organisatorische Trennung unabdingbar. Viele Abteilungen leben in ihrem eigenen Silo und vermeiden die Abstimmung oder Diskussion mit anderen Abteilungen, speziell wenn unterschiedliche Systeme im Einsatz sind. Jede Abteilung vertritt ihre Meinung, speziell wenn es um den Aufbau von Internet und Intranet geht - auch bei der Integration von SharePoint mit anderen heterogenen Portalen.
Es ist von Bedeutung, dass hierbei nicht die Systeme im Vordergrund stehen, sondern die systemübergreifende Denkweise und eine Strategie, die letztendlich das Unternehmen organisatorisch vorantreibt, gerade wenn es um das Thema Aufbau Metadaten, systemübergreifende Suche und Prozesse sowie Schnittstellenthemen geht.

Der Fokus liegt auf den verschiedenen Handlungsszenarien und auf der Fragestellung, wie eine sinnvolle Architektur mit der Integration von SharePoint aussehen könnte. Dies spielt im Wesentlichen beim Einsatz eines CMS als mögliche Internet Plattform und SharePoint als mögliche Intranet Plattform eine wichtige Rolle. Oft wurde durch eine Vorstudie beim Kunden schon entscheiden, dass SharePoint als WCMS nicht zum Einsatz kommt. Es sollten hierbei die verschiedenen Szenarien gegenübergestellt werden und jeweils Vor- und Nachteile aufgezeigt werden. Dies erleichtert die spätere Entscheidung des Kunden.

Sofern mit dem Kunden abgestimmt wurde, dass eine Expertenmeinung in die Empfehlung eingehen soll, kann dies anhand von High-Level Aussagen dargestellt werden. Zum größten Teil bewegen sich die Empfehlungen in folgenden Richtungen:

• SharePoint wird als führende Enterprise 2.0 Plattform eingeführt

• Die Zusammenarbeit und Dokumentenworkflows werden auf Basis von SharePoint abgebildet

• Vor der Integration von SharePoint werden verschiedene andere Portale konsolidiert

• Falls WCMS verwendet wird, kann dies als führendes Redaktionssystem verwendet werden

• Falls SAP verwendet wird, sollen komplexe Prozesse weiterhin in SAP abgebildet werden und nicht in SharePoint. Je komplexer und transaktionsorientierter die Aufgaben sind desto mehr liegt der Schwerpunkt bei SAP

Fragestellungen zur Integration

Wenn es konkret um die Integration von SharePoint mit anderen heterogen Systemen wie SAP geht, liegt der Fokus eher auf dem Vorschlag einer illustrativen Soll-Architektur und weniger auf den Architekturszenarien. Beim Aufbau der Soll-Architektur sollte der Fokus, neben den aktuell eingesetzten Systemen/Portalen, auf folgenden Fragen liegen:

• Wie kann die zukünftige Integration mit SharePoint aussehen?

• Wie sehen die Schnittstellen aus?

• Wie können die Fokus-Themen zielorientiert abgebildet werden?

• Ist es sinnvoll ein eigenes übergeordnetes Portal aufzubauen? Hierbei spielen Enterprise 2.0, SSO, Mobile Zugriffe und weitere Punkte eine entscheidende Rolle.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Trennung zwischen Kollaboration und Information - unstrukturierte Daten vs. strukturierte Daten. Wie kann Zusammenarbeit und Information in die IT-Landschaft, insbesondere wenn es um die Systeme SharePoint und CMS geht, integriert werden? Welcher Bereich sollte in welchem System verfolgt werden? Gibt es überhaupt das führende System oder wird es vom Content abhängig gemacht? Gibt es eventuell Überschneidungen, aufgrund derer nicht eindeutig getrennt werden kann? Über diese Fragen sollte man sich im Vorfeld Gedanken machen. Denn die Antworten sind ausschlaggebend für den Aufbau der Architektur, Aufteilung der Funktionen sowie den Ablauf der Prozesse. Entscheidet man sich, dass Kollaboration und Information getrennt werden und dies mit zwei oder mehreren Systeme abgebildet wird, liegen die Nachteile klar auf der Hand: Es entstehen Kosten für den Support und Betrieb beider Systeme. Ebenso ergeben sich jedoch auch Vorteile: Es wird nur ein Redaktionssystem verwendet, welches mehrere Systeme mit Content beliefert, die volle Nutzung der mächtigen Kollaboration Suite, etc.

Meist geht es in der Konzeption der Portalstrategie nicht darum, alle möglichen erfassten Funktionen sowie Prozesse auf die Portale abgebildet darzustellen. Wichtig ist, dass anhand einer Übersicht gezeigt werden soll, wie die Funktionen systemübergreifend abgebildet werden können. Hierbei sollten ebenso wieder die erfassten Fokus-Themen einfließen, um den Mehrwert darzulegen. Oft lassen sich die Funktionen auch anhand von Bereichen einteilen, falls es zu keiner Trennung zwischen Kollaboration und Inhalt kommt. Dies spielt aber meistens bei der Integration von SharePoint mit SAP eine wichtige Rolle. Aufteilen lässt es sich in Information, Kollaboration, Prozesse, Applikation und Backend.

Um offene Lücken, die während der Analyse entdeckt wurden, zu schließen, sollten mögliche Potenziale aufgezeigt werden. Diese sind ausschlaggebend für zukünftige strategische Ansätze sowie Entscheidungen.

Eine mögliche Roadmap zu präsentieren ist eine Möglichkeit, um an Hand des Expertenwissens die nächsten Schritte aufzuzeigen. Die Erfahrung aus anderen Unternehmen zeigt auch, dass von einer "Big-Bang" Einführung abzuraten ist. Die Einführung von SharePoint sowie die Integration von SharePoint sollte in kleineren Schritten eingeführt werden, um die Risiken zu begrenzen, ebenso um mögliche Stärken und Schwächen sowie Vor- und Nachteile zu identifizieren. Hierbei sollte mit den weniger komplexen Funktionen begonnen werden und anschließend sukzessive die Komplexität der Funktionen gesteigert werden.

Es ist ebenso von Bedeutung, dass am Ende der Abschlusspräsentation ein Blick in die Zukunft gewagt sowie Referenzen aufgezeigt werden. Beim Blick in die Zukunft soll vermieden werden, dass zukünftige IT-Trends erst zu spät integriert werden. Diese sollten von Anfang an berücksichtigt werden. Hierbei ist Gartner eine gute Referenz, welche heute schon einen Überblick über die IT-Trends der nächsten Jahre ermöglicht.

Bei den Referenzen sollte auf der einen Seite aufgezeigt werden, welche Erfahrung man mitbringt und wie diese bei anderen Unternehmen erworben wurde. Gibt es auf dem Markt vergleichbare Architekturen? Wie wurden diese von anderen Unternehmen aufgebaut? Welche Stärken und Schwächen bestehen aus Kundensicht? Sachverhalte auf Basis von Referenzen oder Studien abzusichern, vermittelt dem Kunden zusätzlich das Gefühl, richtig zu liegen.

Fazit

Sie fragen sich jetzt bestimmt, welche Ergebnisse sowie welche Punkte in die Abschlusspräsentation integriert werden sollen? In welcher Reihenfolge soll diese aufgebaut werden? Die beschriebenen Punkte sowie der Aufbau der Präsentation sind Best-Practice Ansätze aus einem Baukastenprinzip. Diese müssen auf jeden Fall individuell auf die spezielle Situation angepasst werden. Ebenso können diese auch durch neue, hier nicht dargestellte, Strategien oder Informationen erweitert werden. Wichtig ist nur, dass jederzeit der rote Faden ersichtlich ist und die Erwartungen des Kunden getroffen werden.

Der Aufbau der Inhalte sowie Reihenfolge der Präsentation ergeben sich aus dem Aufbau des Artikels: Scoping (Projektübersicht), Analyse (Anforderungsanalyse) und Konzeption (Strategie). Zusammenfassend sollte in der Projektübersicht der Scope und das Projektvorgehen detailliert beschrieben werden. In der Anforderungsanalyse sollte direkt auf die Fokus-Themen, die Ist-Architektur, die Ergebnisse aus der Anforderungsanalyse eingegangen sowie eine Bewertung durch Haupttätigkeiten durchgeführt werden.
Im letzten Teil, dem Strategie-Überblick, wird der Fokus auf zukünftige Fragestellungen gelegt. Eine mögliche Soll-Architektur, Architekturszenarien, Handlungsoptionen, eine mögliche Abbildung von systemübergreifenden Funktionen und Prozessen, entdeckte Potentiale sollen ebenso ersichtlich sein wie ein Ausblick auf die aktuelle Marktübersicht und IT Trends der nächsten Jahre dargestellt werden.

Es wird auch in absehbarer Zeit neue Herausforderungen in den heterogenen Landschaften geben, wenn die Komplexität und die Ansprüche an die Systeme wachsen sowie neue IT-Trends in den Vordergrund gestellt werden. Lassen Sie uns dies mit Spannung abwarten und neugierig sein, wie der IT Markt sich in den nächsten Monaten und Jahren weiterentwickeln wird. Wichtig ist nur, dass mit dem Wandel die richtigen strategischen und technischen Entscheidungen getroffen werden, um frühzeitig und spitz fokussiert den richtigen Weg einzuschlagen. (bw)