Viele Unternehmen stehen vor der Entscheidung, SharePoint als Kollaborationsplattform einzusetzen. Hierbei spielt die Integration mit anderen Systemen im Produktivbetrieb wie SAP Portale oder andere Enterprise Portale eine bedeutende Rolle, um eine größtmögliche Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Dabei soll die zukünftige Integration und Koexistenz der heterogenen Welten in Unternehmen weiterhin gewährleistet bleibt. Der definierte Projektzeitraum gibt die Tiefe des Umfangs vor. Meistens bestehen dieses Projekt sowie diese Aktivitäten aus wenigen Tagen.
Ein Blick auf die Gartner Quadranten zeigt, dass Microsoft mit SharePoint weiterhin Marktführer im Bereich der horizontalen Portale sowie als Kollaborationsplattform ist. Hinter dem Begriff Portal verbergen sich einige wichtige Schlüsselpunkte: Sicherer und zentraler Einstiegspunkt für alle Anwender, einheitliche und intuitive User Experience, rollenbasierter Zugriff auf Geschäftsprozesse und alle relevanten Informationen, Single Sign-On, sowie weitere Punkte. Auch der Umgang mit unstrukturierten Daten hat sich in den letzten 15 Jahren nicht signifikant geändert. Die Menge stieg jedoch exponentiell mit den Entwicklungen, die unter Enterprise 2.0 zusammengefasst werden, an. Auf Basis des Megatrends Enterprise 2.0 hat der Harvard-Professor Andrew McAffee weitreichende Innovationen aufgezeigt. Zu Enterprise 2.0 ist SharePoint durch integrierte Blogs, Wiki, Foren, etc. sehr gut aufgestellt. Zudem müssen Portale durch die zunehmende Verbreitung von "Consumerization" bereits heute eine Vielzahl von unterschiedlichen Endgeräten bedienen können - wir befinden uns in der Post-PC Ära.
Best-Practice Ansatz
Zur Durchführung einer Portalstrategie kann ein Baukasten aus erprobten und schon eingesetzten Best-Practice Ansätzen verwendet werden. Diese Analyseansätze werden in diesem Artikel detailliert beschrieben. Wichtig ist, dass die Ansätze auf jeden Fall individuell auf die Kunden angepasst werden müssen, um die Bedürfnisse und die Erwartungen der Unternehmen vollständig abzudecken. Sie sollen lediglich eine Hilfestellung sein, um SharePoint zielorientiert in einer heterogenen Landschaft zu integrieren. Das Vorgehen lässt sich in 3 Stufen einteilen: Scoping (Umfang), Analyse und Konzeption. (siehe Abbildung 1).
Foto: Marc Zacherl
Scoping
Um die Kundenerwartungen zu treffen, sollte zu Beginn des Projekts, wie es die Best-Praxis-Beratungserfahrung lehrt, ein Kick-off Workshop abgehalten werden. Ziel des Kick-offs sollte es sein, den Rahmen des Projekts genau zu definieren und die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Durchführung zu schaffen. Es geht insbesondere um ein gemeinsames Kennenlernen.
Der Scope sollte zu Beginn klar definiert werden, da das Projekt in einem engen Zeitrahmen durchgeführt wird. Ein großer Fehler hingegen ist es, wenn während des Projektes zunächst "die grüne Wiese" analysiert wird, da hierdurch das Projekt vermutlich aus den Rudern läuft. Besser ist es, sich auf die bestehenden Prozesse, Systeme sowie High-Level Use-Cases zu konzentrieren - außer der Kunde fordert es und es passt in die Zeitplanung. Meist wird vom Kunden erwartet, dass man das Projekt selbstständig durchführt, das heißt, die Termine für die Workshops mit den einzelnen Fachbereichen vereinbart, auf die Mitarbeiter zugeht etc. Es ist wichtig, dass beim Kunden ein direkter Ansprechpartner für das Projekt benannt ist, welchen man zu allen Terminen optional einlädt und bei wichtigen E-Mails auf Kopie (CC) nimmt. Somit wird er immer abgeholt und ist auf dem aktuellsten Stand. Wichtig ist ebenso, dass man sich in regelmäßigen Abständen zu einem kurzen Status Meeting trifft.
Analyse
In der Analyse geht es darum, wichtige und relevante Dokumente, Anforderungen sowie vorhandene Schnittstellen zu sichten, um schnellstmöglich einen kompakten Überblick über Anforderungen, Systemlandschaft, etc. zu erhalten. Je nachdem wie lange das Projekt angesetzt ist, wird man in diesem kurzen Zeitraum nämlich nicht alle wichtigen Informationen erhalten. Auf Basis der Analyse lassen sich Interviews mit Fachbereichen kürzen, wenn diese Informationen detailliert in den Dokumenten aufgezeigt werden. Die Durchführung von Interviews mit Fachbereichen ist einer der wichtigsten Aktivitäten innerhalb der Analyse. Hierbei erhält man einen sehr schnellen und detaillierten Überblick über High-Level Use-Cases, Anforderungen sowie weitere wichtige Informationen mit Blick auf die Zukunft. Diese Interviews sollten gleich zu Beginn terminiert werden.
Woher weiß man, mit welchen Bereichen diese Interviews durchgeführt werden sollten?
Diese Aktivität sollte zu Beginn des Projekts mit dem direkten Ansprechpartner des Unternehmens besprochen werden. Mit ihm zusammen sollte vereinbart werden, welche Bereiche in die Analyse einbezogen werden sollten. Wie schon angedeutet, soll in der Analysephase nicht die grüne Wiese beschrieben werden, sondern der Fokus eng gefasst sein. Die Analyse sollte in einer mittleren Flughöhe durchgeführt werden.
Vorbereitung ist alles - wichtig ist, dass man vorab einen Fragenkatalog erstellt, welcher als Grundlage für die Interviews dient. Dieser sollte auch im Vorfeld an die Teilnehmer verschickt werden, damit diese sich besser auf den Termin vorbereiten können und eventuell vorab schon gewisse Fragen beantworten können. Der Fragenkatalog ist ein wichtiges Instrument. Durch die erfassten Ergebnisse aus dem Fragenkatalog lassen sich die Fokus-Themen, die Ist-Architektur sowie die Herausforderungen in den einzelnen Bereichen ableiten.
Was ist im Fragenkatalog zu beachten, wie kann dieser aussehen?
Der Fragenkatalog kann in Einführung, allgemeine Angaben und die Darstellung von Use-Cases aufgeteilt werden. Dies ist nur ein Beispiel, welches sich beim Einsatz in Unternehmen bewährt hat. Der Fragenkatalog sollte ebenso vorab mit dem Kundenansprechpartner besprochen werden, bevor er an die einzelnen Bereiche versandt wird. Im Bereich Einführung geht es letztlich darum, den Scope nochmals zu beschreiben und einen kurzen Überblick über den Aufbau des Fragenkatalogs wiederzugeben. Die allgemeinen Angaben beziehen sich speziell auf Ansprechpartner, Fachbereich, Hauptaktivitäten, Systeme, die im Einsatz sind, Authentifizierung, Autorisierung, Umgang mit unstrukturierten Inhalten, Ausblick auf die Zukunft und so weiter. Es folgt dann die Aufnahme sowie die Beschreibung der High-Level Use-Cases. Oft genügt eine reine Textdarstellung. Weitere Punkte werden durch die Ergänzung von beteiligten Rollen, Auslöser, technische/fachliche/organisatorische Komplexität, Priorität und noch weitere abgerundet.
Mit dem Kundenterminkalender sollte man ohnehin sorgsam umgehen und diesen nicht überstrapazieren. Aus diesem Grund sollten die Interviews in einem klar definierten zeitlichen Rahmen durchgeführt werden. Mehr als 2 Stunden pro Interview sollte auf keinen Fall angesetzt werden. Als einleitende Worte in den Interviews ist es von Vorteil, wenn der Scope sowie das Ziel des Projektes noch mal genau erklärt wird. Oft werden mit Mitarbeitern aus Fachbereichen Interviews durchgeführt, die nicht im Kick-off waren. Der Kern der Interviews besteht aus den aktuellen Anforderungen sowie dem Aufzeichnen von High-Level Use-Cases - wie sehen die einzelnen Prozesse und Prozessschritte aus? Welche Systeme und Rollen sind dabei beteiligt? Meine Empfehlung ist, dass Sie die einzelnen High-Level Use Cases am besten als Haftnotizen schreiben, um diese darauffolgend an die Wand zu heften. Hierbei erhält man einen schnelleren visuellen Überblick über die Prozesse.
Nachdem nun alle Interviews durchgeführt sowie die einzelnen Fragenkataloge mit Leben gefüllt wurden, folgt die Frage, wie die weiteren Schritte aussehen? Welche Erkenntnisse können aus den Informationen abgeleitet werden?