Gasag fokussiert die Office-Integration

Bei der Gasag Berliner Gaswerke AG zwang ein in die Jahre gekommenes Portal zu einem WCM-Systemwechsel. "Unsere 2002 eingeführte Web-Plattform erwies sich nach einigen Jahren im Betrieb als zu unflexibel und schwer bedienbar. Weder unterstützte sie Web-2.0-Funktionen noch interaktive Inhalte und bremste uns so in der Weiterentwicklung", beschreibt Murat Kretschmer, Leiter Online-Portale beim Energieversorger, die Motivation für den Umstieg. Im Zuge der Ausschreibung brachte die IT-Abteilung SharePoint als Vorschlag ins Spiel. Insbesondere die Fachabteilungen versprachen sich vom Microsoft-Server eine bessere Office-Integration und direktes Publizieren aus den Anwendungen heraus. Einen weiteren Pluspunkt sah Kretschmer in der dokumentenzentrierten Zusammenarbeit: "Wir planten virtuelle Projekträume via Extranet, um externe Mitarbeiter einzubinden. Außerdem war ein zentrales Redaktionssystem für alle zehn Tochterunternehmen vorgesehen."

Als Besonderheit an diesem Projekt unterstreicht er die gleichberechtigte Kooperation zwischen der IT und der Unternehmenskommunikation. Während die IT den technischen Aufbau verantwortete, oblag seinem Bereich die Gesamtplanung und Einrichtung des Intranet- und Internet-Auftritts. Hierbei helfe auch das Office-ähnliche Bedienkonzept von SharePoint, weil sich auch nichttechnische Mitarbeiter schnell zurecht finden, so der Gasag-Manager: "Die neue Plattform spricht nicht nur Techies, sondern auch Fachverantwortliche aus Rechnungswesen oder Vertrieb an. Sie lernen schnell die Funktionsweise von SharePoint und können der IT ihre Anforderungen für neue Lösungen recht präzise vermitteln."

Einfache Workflow-Funktionen standen auf der Wunschliste der Gasag-Mitarbeiter ganz oben. Als typisches Szenario nennt Kretschmer das Erstellen von Angeboten, deren kniffligster Teil die in der Branche üblicherweise komplizierte Preisermittlung darstellt. Insgesamt umfasst ein solcher Workflow sechs Fachabteilungen, die innerhalb unterschiedlicher Fristen Formulare ausfüllen, Daten zuarbeiten und Freigaben erteilen müssen. Den Abteilungsleitern steht hierbei ein Management-Cockpit zur Verfügung, das über eine SharePoint-Listenaggregation den stets aktuellen Stand aller Ausschreibungen visualisiert.

Bis Ende 2011 will Kretschmer das auf zwei Jahre angelegte Projekt abschließen und dann alle Intranet- und Internet-Auftritte der Gasag auf SharPoint portiert haben. Der bisher erfolgreiche Verlauf beschert ihm aber auch immer wieder Überraschungen: "Inzwischen hat sich herumgesprochen, dass wir mit SharePoint schnell neue Applikationen realisieren. Da kommt dann schon mal der Vertrieb, und möchte nebenbei noch einen neuen Workflow für Ausschreibungen." (ue)