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Cloud Computing

DMS light aus der Cloud

Sechs DMS-Cloud-Lösungen im Vergleich

26.11.2015
Von 
Annette Stadler absolvierte ein Studium der Feinwerktechnik und war als Redakteurin und leitende Redakteurin bei den Fachzeitschriften „Markt & Technik“ und „InformationWeek“ tätig. Anschließend ging sie als IT-Analystin zu den europäischen Venture-Capital-Unternehmen „Technologieholding“ und „3i“. Heute lebt sie in Vaterstetten und arbeitet als selbständige Autorin und Information Content Provider (www.icp-stadler.de) in den Bereichen Enterprise Content Management (ECM), Business- und Sicherheits-IT, Elektronik und Venture Capital.
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Alfresco: DMS im SaaS- und Hybrid-Betrieb

Über das Open-Source-Angebot von Alfresco können Anwender digitale Dateien jeder Art - auch Inhalte sozialer Medien, Multimedia-Dateien und Inhalte, die in Teamarbeit entstanden sind - in digitalen Akten ablegen und verwalten. Alfresco bietet hybride und SaaS-ECM-Lösungen aus der Cloud, die neben DMS-, auch Collaboration-, Workflow- und Records-Management-Funktionen bieten. Die hybride ECM-Lösung Alfresco One enthält die Möglichkeit, den Content eines lokalen Alfresco-Systems mit dem Alfresco-Cloud-Netzwerk zu synchronisieren, ihn freizugeben und sicher gemeinsam mit Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens daran zu arbeiten.

Für Records-, Case- und Contract-Mangement stehen zusätzliche Module zur Verfügung. Wer keinen eigenen Server verwalten möchte, kann das SaaS-Angebot Alfresco in der Cloud nutzen. In der Grundversion ist das SaaS-Angebot unabhängig von der Nutzeranzahl kostenlos. Das mittlere SaaS-Paket für unter 500 Anwender kostet 43 Euro im Monat für fünf Benutzer und acht Euro für jeden weiteren Nutzer monatlich. Die SaaS-Variante erlaubt sicheres File-Sharing von unterwegs aus und über Unternehmensgrenzen hinweg.

Alfresco: Verträge mit der Cloud-Lösung synchronisieren
Alfresco: Verträge mit der Cloud-Lösung synchronisieren

Im hybriden Betrieb können auch Systeme und Prozesse mit der Cloud verbunden werden. Das Records-Management-Modul soll Unternehmen erleichtern, Compliance-Anforderung für den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten und Dateien zu gewährleisten. Da sich das Speichern von Akten in bestimmten Aktenplänen automatisieren lässt, müssen Anwender nicht mehr mit komplizierten Klassifizierungsstrukturen arbeiten. Den Systemverwaltern bietet Alfresco Funktionen zur automatischen Erstellung von Aktenplänen auf Basis vorkonfigurierter Regeln. Dadurch lassen sich dynamische Ordner automatisch erstellen, damit sich die Aktenpläne im Laufe des Content-Zyklus an die jeweiligen Anforderungen anpassen.

Digitale Geschäftsprozesse unterstützt Alfresco über cloudbasierte Anwendungen (Alfresco Activiti Enterprise) für das Prozess-Design und die Administration. Sie enthalten einen cloudbasierten, grafischen Prozess-Editor, mit dem Geschäftsprozesse definiert und überprüft werden können sowie Tools zum Monitoring und Management für Administratoren.