Der Aufbau ist schwierig
Angesichts der Gefahren raten die Experten zu einem frühzeitigen Start des Aufbauprozesses. Er sollte zeitlich möglichst parallel zur Auslagerung verlaufen und strategische Vorüberlegungen, Design und Mitarbeiterbesetzung umfassen. Kümmern sich Unternehmen zu spät darum, ist die Steuerungseinheit bei Betriebsübergang nicht startklar, Anlaufprobleme sind die Folge
Zudem haben die befragten Manager beobachtet, dass möglichst zentral positionierte Organisationen in der Regel effizienter arbeiten, zumal eine exponierte Einheit auch durchsetzungsfähiger ist. Die Mitarbeiter sollten auf strategischer, taktischer und operative Ebene jeweils auf Augenhöhe mit dem Anbieter kommunizieren, also etwa der gleichen Hierarchiestufe angehören. Als wertvolle Orientierungshilfe für die Gestaltung der Retained Organisation nannten die Experten wiederholt ITIL (IT Infrastructure Library).
Veranstaltung
Die 4. Aschaffenburger Management-Tage am 29. September 2011 stehen unter dem Motto "Retained Organisation - Steuerung von Outsourcing-Beziehungen". Themen sind Best Practices, das Change-Managements im Anwenderunternehmen und der Umgang mit der Retained Organisation aus Anbietersicht. Es tragen vor:
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Dr. Michael Picard (Schenker AG) als Vertreter der Anwender;
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Prof. Dr. Eberhard Schott (Hochschule Aschaffenburg/Intargia) als Wissenschaftler;
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Richard Küsters (TPI) als Berater und
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Frank-Peter Zappen (Accenture) als Anbieter.
Die Veranstaltung wird vom IT-Fachanwalt Prof. Dr. Joachim Schrey (Noerr) moderiert. Die abschließende Podiumsdiskussion erörtert das Thema "Der CIO als Sourcing-Manager - Perspektiven der CIO-Organisation in Zeiten von Cloud Computing".
Erst in der letzten Aufbauphase werden die ermittelten Stellen mit Personal besetzt. Mitarbeiter benötigen neben Sozialkompetenz insbesondere kaufmännisches, unternehmensspezifisches und technisches Know-how. Eine ausgewogene Besetzung ist wichtig, beispielsweise fördert eine zu technisch ausgerichtete Einheit das Mikro-Management des Anbieters.
Wenig hilfreich ist es, zu viele ehemalige Führungskräfte einzubinden, erfahrungsgemäß stehen sie der Auslagerung besonders skeptisch gegen. Eine gute Balance ergibt sich aus IT- und Fachbereichsmitarbeitern sowie neu eingestellten Kollegen mit Outsourcing-Erfahrungen und Spezialwissen.
Eine große Herausforderung ist den Experten zufolge der Wandel von der so genannten Zurufkultur zu einem formalisierten Anforderungs-Management. Interne IT-Abteilungen arbeiten typischerweise reaktiv. Fach- und IT-Kollegen kennen sich, persönliche Gefälligkeiten sind Usus. Outsourcing-Provider haben dagegen die Prozesse für IT-Anschaffungen stark standardisiert und setzen ein systematisches und proaktives Vorgehen voraus.