Apps und IT-Tools erleichtern Mitarbeitern und Führungskräften gleichermaßen das Leben. Besonders in einer Personalabteilung gibt es immer noch viel Papier. Doch mit durchdachten Anwendungen lässt sich so mancher Baum retten, Geld sparen und die Nerven aller Beteiligter schonen.

Den Kollegen den Arbeitsalltag erleichtern, ist eine der Aufgaben, die die Deutsche Telekom Services Europe (DTSE) als Servicegesellschaft innerhalb des Telekom-Konzerns übernimmt. Reisekostenabrechnung, Arbeitszeiterfassung, Krankmeldung oder Arbeitszeugnis - bisher wandert dafür immer oft noch viel Papier über die Schreibtische. Doch wenn sich diese alltäglichen Anwendungen mit intelligenten IT-Lösungen schneller und per App erledigen lassen, wissen das alle Beteiligten es zu schätzen.

Digitalisierung von HR-Prozessen

Die DTSE digitalisierte diese HR-Prozesse. Eine Mitarbeiter-App bündelt verschiedene Service-Angebote: Die Angestellten können damit beispielsweise auf das Personalportal, Intranet, Teamkalender, Speisepläne und Zeiterfassung zugreifen oder ihre Krankmeldung elektronisch verschicken. Mittlerweile nutzen rund 2.000 Mitarbeiter der DTSE in Deutschland diesen Service und seit Ende 2018 wird die Mitarbeiter-App peu à peu im Telekom-Konzern ausgerollt. Gleichzeitig startete auch die Initiative "Diensthandys für Alle", was Digitalisierungsprojekte erleichert. Eine Informationskampagne klärt die Mitarbeiter über Datensicherheit auf und zerstreut auch Befürchtungen, dass sie mit der App überwacht werden.

Unterstützung für Mitarbeiter und Führungskräfte

Führungskräfte profitieren ebenfalls von den nützlichen Anwendungen. Beantragt ein Mitarbeiter über das Portal ein Zeugnis, laufen alle Schritte digital ab. Ein Bot unterstützt Manager dabei, indem Schritt für Schritt das Procedere erklärt wird. Anhand von Schulnoten erfolgt die Bewertung. Das Tool sucht in der hinterlegten Datenbank die passenden Textbausteine heraus und schlägt sie der Führungskraft vor. Auch das Anschreiben lässt sich mit einem Klick schnell erstellen. Ebenso unkompliziert erfolgen auch die lästigen Reisekostenabrechnungen. Krankmeldungen reichen die Angestellten per App ein, die Führungskraft wird automatisch informiert.

Die Mitarbeiter schätzen die benutzerfreundlich gestalteten Oberflächen und freuen sich über die schnellere Abwicklung von diesen Aufgaben. Aber auch das Unternehmen profitiert davon, denn mit den Tools lässt sich viel Geld einsparen und es erleichtert der Personalabteilung das Leben.