Praxisbeispiel: Digitalisierter Warenrückruf-Prozess
Am besten zeigen Beispiele aus der Praxis, wie sich Prozessautomatisierung umsetzen lässt. So hat etwa Transgourmet, ein Abhol- und Belieferungsgroßhandel für die Gastronomie, Hotellerie und weitere Gewerbe, seinen Warenrückruf-Prozess digitalisiert. Bisher gab es dafür einen weitgehend manuellen Workflow, der langwierig und fehleranfällig war. Dabei gingen Faxe hin und her und Daten mussten von Hand in Excel-Listen übertragen werden. Dadurch war es für den Krisen-Manager schwer, den Überblick zu behalten.
Heute setzt Transgourmet eine Automatisierungslösung auf Basis von Microsoft SharePoint, Nintex Workflow und Nintex Forms ein. Im Rückruffall öffnet der Krisen-Manager einfach ein SharePoint-Formular. Dort kann er alle relevanten Daten eingeben. Das Formular verfügt über eine integrierte Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem und kann abrufen, welche Kunden das Produkt in welcher Zahl erhalten haben. Sie werden automatisch über den Rückruf informiert, erhalten eine personalisierte Handlungsanweisung und melden sich im System zurück. So weiß der Krisenmanager stets, welche Aufgaben noch offen sind. Außerdem wird das Produkt automatisch in den Kassen gesperrt, sodass es nicht mehr verkauft werden kann. Ist der Rückruf abgeschlossen, generiert das System eine Excel-Datei für die Einkaufsverwaltung, mit der die Rückerstattung berechnet wird.
Digitalisiertes Schweiß-Management
Ein Automatisierungsprojekt im Bereich der Dokumentengenerierung hat die Witzenmann-Gruppe umgesetzt, einer der führenden Hersteller von flexiblen, metallischen Elementen wie Kompensatoren, Metallbälgen und Fahrzeugteilen. Das Schweiß-Management - von der Projektkonfiguration über die Qualitätskontrolle bis zur Dokumentation - wurde bisher in SharePoint mit 50 komplexen Excel-Sheets und 30 Teilprozessen abgebildet. Die Dokumente wurden manuell erstellt. So mussten Mitarbeiter zum Beispiel in Formulare eintragen, welche ISO-Norm für eine Schweißnaht eingehalten werden soll. Kam es hier zu Übertragungsfehlern, konnte das eine teure Fehlproduktion zur Folge haben.
Heute hat Witzenmann einen einheitlichen, automatisierten Prozess etabliert. Für jeden relevanten Anwendungsfall gibt es ein digitales Spezialformular. Die Formulare, die teilweise über 200 Felder umfassen, werden automatisch mit den entsprechenden Daten aus dem SAP-System, aus SharePoint-Listen, verwalteten Metadaten und Berechnungen gefüllt. Anschließend generiert das System die jeweiligen Dokumente. Dadurch ist sichergestellt, dass die richtigen Zahlen an der richtigen Stelle in ein Dokument einfließen. Die Formulare sind mit Angular und Nintex Forms realisiert. Für die Anbindung an SAP sorgt das Schnittstellen-Produkt von Theobald Software. Dox42 übernimmt die Dokumentengenerierung und der gesamte Prozess wird durch Nintex Workflow gesteuert.
Fazit: Stein auf Stein
Es gibt viele weitere Szenarien, in denen Unternehmen bereits erfolgreich eine Prozessautomatisierung umgesetzt haben. Man muss nicht gleich mit einem komplexen Workflow starten. Für den Einstieg empfiehlt es sich, mit einem einfachen Baustein zu beginnen und dann weitere hinzuzufügen. Ein erfahrener, herstellerunabhängiger Berater kann helfen, geeignete Tools und Plattformen auszuwählen und ein erstes Projekt mit geringem Aufwand umzusetzen. (mb)