Mit Tags und Kommentaren Ordnung in der Owncloud schaffen
Damit die Nutzer einer Owncloud-Installation den Überblick über den aktuellen Stand von Dateien und Dokumenten behalten, wurde eine Reihe von Funktionen integriert, die Metadaten anbieten, also Informationen zu den Dokumenten. Diesen Abschnitt erreichen Sie am schnellsten, wenn Sie in der Dateiliste auf die drei Punkte neben einem Dokument klicken. Nutzen Sie dort das Kommando "Details". So öffnen Sie eine Seitenleiste auf der rechten Seite, deren unterer Abschnitt die Informationen zur Verfügung stellt. Der wichtigste Abschnitt ist der Aktivitäten-Feed. Denn dort werden die verschiedenen Bearbeitungsschritte protokolliert. Sie können damit verfolgen, wann die Datei angelegt oder bearbeitet wurde, außerdem verfolgen Sie hier die Kommentare anderer Benutzer. Über den Abschnitt "Teilen" setzen Sie für andere Nutzer der gleichen Installation das Recht, das Dokument zu sehen und zu bearbeiten. Der Abschnitt "Versionen" liefert dagegen einen Überblick über den Bearbeitungsstand.
Über Tags bringen Sie Ordnung in die Dateien. Dazu tragen Sie die Schlagwörter in das Feld am rechten Rand der Detailansicht ein. Das System hilft bei der Einhaltung von einheitlichen Bezeichnungen, insofern es hier automatisch Vorschläge anbietet, wenn Sie die Anfangsbuchstaben eines bereits bekannten Schlagworts eintragen. In der linken Navigationsleiste der Dateiliste finden Sie die Suchfunktion für Tags. Tragen Sie dort die Schlagwörter ein, nach denen gesucht werden soll. Durch die Eingabe immer weiterer Schlagworte schränken Sie die Auswahl weiter ein.
Kalender aktivieren und teilen
Ob Arbeitsgruppe, Verein oder Familie: Ein zentraler Kalender wird schnell zu einer überaus angenehmen Selbstverständlichkeit. Als Administrator der Installation aktivieren Sie die Funktion über den Abschnitt "Apps", wie bereits für die Bearbeitung von Office-Dokumenten beschrieben. Damit erhält jeder Nutzer des Systems einen individuellen Kalender. Damit er zum Gruppenkalender werden kann, wird am besten ein neuer Kalender angelegt und mit den Mitgliedern geteilt.
Wer als Administrator mit Gruppen arbeitet, kann sich bei solchen Verwaltungsarbeiten viel Zeit sparen. Klicken Sie als Administrator in der oberen Navigation auf Ihren Namen und wählen Sie aus dem Menü "Benutzer" aus. Eine Gruppe können Sie jederzeit nachträglich, aber auch beim Anlegen eines Benutzers definieren. Dazu klicken Sie entweder in der Benutzerliste auf das Listenfeld unter "Gruppen" oder nutzen das Feld am oberen Rand beim Anlegen eines Benutzers. Im Feld finden Sie dann die Funktion zum Anlegen der Gruppe. Haben Sie Nutzer und Gruppen angelegt, rufen Sie mit einem Klick auf den Pfeil am linken oberen Rand das Menü auf und entscheiden sich dort für "Kalender". Über das Pluszeichen in der linken Navigation legen Sie einen neuen Kalender an. Vergeben Sie einen Namen und eine Farbe und warten Sie einen Moment, bis der Eintrag angelegt wurde. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche für das Teilen und tragen Sie entweder die Namen der Mitglieder ein, die den Kalender sehen sollen, oder den Namen der Gruppe. Owncloud hilft Ihnen beim Ausfüllen.
Wenn die anderen Personen ebenfalls Termine im Kalender eintragen dürfen, müssen Sie zusätzlich die Option "can edit" aktivieren. Das Eintragen von Terminen erfolgt ganz intuitiv: Klicken Sie dazu einfach in den Kalender und füllen Sie die Felder in der Maske aus. Dort steht Ihnen auch die Liste der Kalender zur Verfügung, um festzulegen, in welchen Kalender Sie den Eintrag ablegen wollen. Weiterführende Funktionen wie Erinnerungen, Wiederholungen oder die Einladung weiterer Teilnehmer finden Sie nach einem Klick auf "Mehr".