Serienbriefe erstellen

Sie möchten eine Einladung zur Geburtstags- oder Hochzeitsfeier, ein Mailing an Kunden oder ein Rundschreiben an Vereinsmitglieder herausschicken? Nichts leichter als das mit der Serienbrieffunktion von Word.

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Als Grundlage für Ihr Mailing brauchen Sie eine Datei mit den Namen und Adressen aller Empfänger. Dabei kann es sich beispielsweise um eine Mitgliederliste im Excel-oder Access-Format handeln, doch Sie können auch in Word ganz einfach eine solche Liste anlegen. Wählen Sie hierzu die Funktion "Einfügen -> Tabelle", gefolgt von "Tabelle einfügen". Geben Sie eine "Spaltenanzahl" von "6" vor und wählen Sie für die "Zeilenanzahl" die Anzahl der Empfänger+1 für die Titelzeile.

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Füllen Sie die erste Zeile mit den folgenden Spaltentiteln: "Anrede", "Vorname", "Nachname", "Adresse", "PLZ" und "Ort". Diese Daten reichen für den Adresskopf eines Anschreibens. In die darunterliegenden Zeilen fügen Sie jetzt die entsprechenden Adressdaten ein.

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Speichern Sie die Datei unter einem aussagekräftigen Namen wie "Mitgliederliste.docx" und erzeugen Sie im Anschluss daran mit "Datei -> Neu" ein neues Dokument.

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Damit Sie den Brief nicht von Grund auf neu gestalten müssen, greifen Sie im Dialog "Neu" auf die Vorlage "Anschreiben" zurück. Diese enthält alle erforderlichen Felder für Ihren Serienbrief und wird ganz einfach mit einem Klick auf "Erstellen" in Word geöffnet.

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Überschreiben Sie die Mustertexte im Dokument mit Ihren eigenen Daten und formulieren Sie Ihr Anschreiben im mittleren Bereich des Briefes. Ein Klick auf das Feld "Datum" lässt einen Kalender in Word erscheinen, aus dem Sie das aktuelle Datum auswählen können.

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Nun schalten Sie Word in den Serienbriefmodus. Aktivieren Sie hierzu das Register "Sendungen" und klicken Sie nachfolgend im Bereich "Seriendruck starten" auf "Briefe".

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Jetzt sagen Sie Word, wo es die Adressdaten finden kann. Klicken Sie auf das Icon "Empfänger auswählen" und entscheiden Sie sich für die Option "Vorhandene Liste verwenden". Navigieren Sie danach im Dialog "Datenquelle auswählen" zur zuvor gespeicherten Word-Tabelle und laden Sie diese mit einem Klick auf "Öffnen".

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Löschen Sie den vorhandenen Adressblock und setzen Sie den Cursor nunmehr an den Anfang des neuen Blocks. Daraufhin klicken Sie auf die Funktion "Seriendruckfeld einfügen". Im dazugehörigen Ausklappmenü wählen Sie zunächst den Eintrag "Anrede". Das entsprechende Feld wird von Word automatisch als Platzhalter in zwei umgekehrte Anführungszeichen gesetzt.

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Konstruieren Sie als Nächstes aus den verfügbaren Feldern einen Adressblock, der folgendermaßen aufgebaut ist: "Anrede", "Vorname" und "Nachname" in der ersten Zeile, "Adresse" in der zweiten Zeile und "PLZ" plus "Ort" in Zeile drei.

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Damit die Begrüßungszeile im Brief unabhängig vom Geschlecht des Empfängers stets korrekt formuliert wird, stellen Sie den Cursor an die Position, wo die Begrüßungszeile erscheinen soll und öffnen im Menü "Regeln" die Option "Wenn...dann...sonst". Definieren Sie nun die folgende Regel: "Wenn Feldname gleich Frau, dann diesen Text einfügen": "Sehr geehrte Frau". "Sonst diesen Text einfügen": "Sehr geehrter Herr". Hinter dem neuen Bedingungsfeld geben Sie, durch ein Leerzeichen getrennt, noch das Feld "Nachname" ein.

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Jetzt aktivieren Sie die Funktion "Vorschau Ergebnisse" und blättern dann mithilfe der Pfeiltasten durch die verschiedenen Anschreiben der Serie. Damit ist Ihr Serienbrief bereit zum Druck über die Funktion "Fertig stellen und zusammenführen -> Dokumente drucken".