Planung von Projektaufgaben und Ressourcen

SharePoint bietet eine Reihe weiterer klassischer Kollaborationsfeatures zum Austausch von wichtigen Projektinformationen. Dazu zählen u.a. Kontaktlisten, Wikis, Diskussionsforen, Kalender, News oder Blogs. Sollen daneben bestimmte weitere Informationen wie zum Beispiel Projektrisiken strukturiert erfasst werden, so lässt sich dies über benutzerdefinierte Listen bewerkstelligen. Dabei ist es generell möglich, Inhalte anhand von unternehmensweit einheitlichen Stichwörtern zu klassifizieren, sodass auch projektübergreifend relevante Informationen gefunden werden können.

Mit den Social Networking-Features können zudem bestimmte Inhalte von Benutzern als interessant markiert bzw. bewertet werden, sodass sich gerade in größeren, verteilt arbeitenden Unternehmen Synergien ergeben. Im speziellen Projektkontext besteht die Möglichkeit, sich als Benutzer über jegliche beziehungsweise bestimmte Änderungen an vorgegebenen Inhalten automatisch benachrichtigen zu lassen. Die Suche unter SharePoint bietet außerdem die Möglichkeit, auch projektübergreifend relevante Informationen zu finden, beispielsweise anhand bestimmter vorgegebener Stichwörter oder Themen.

Arbeiten in komplexen Projekten

Bei komplexeren Projekten ist es generell denkbar, für Teilprojekte eigene Webarbeitsbereiche für die Kollaboration bereitzustellen - mit ähnlichen Features einer Projektwebsite.

Generell empfiehlt es sich auch hierfür, unternehmensweit entsprechende Vorlagen zu definieren. Manchmal ist es auch notwendig, eigene Arbeitsbereiche für Meetings zu schaffen, zum Beispiel für Freigabemeetings zur Erreichung bestimmter Projektmeilensteine. Hier bietet es sich an, eigene sogenannte Meetingwebsites einzurichten, auf denen die relevanten freizugebenen Dokumente vorgehalten werden.

Den Überblick im Projekt behalten

Der Projektleiter benötigt jederzeit eine aktuelle Übersicht über den Status des Projekts. Bei entsprechend strukturierten und gepflegten Projektdaten lassen sich bereits mit Bordmitteln einfache Übersichten erstellen wie Timelines der ausstehenden Projektmeilensteine, Übersichten der budgetierten vs. Ist-Kosten, Zusammenfassung der aktuellen Projektrisiken, aktuell anstehende offene Aufgaben etc.

Für den Projektmitarbeiter ist dagegen vielleicht eher eine Übersicht mit den ihm aktuell zugewiesenen Aufgaben wichtig. Für alle Mitarbeiter interessant sind hingegen Informationen wie Neuigkeiten im Projekt oder eine kalendarische Übersicht von Projektaktivitäten wie z.B. Meetings. Die jeweils benötigten Informationen lassen sich zusammenfassen über sogenannte Webparts zielgruppenspezifisch darstellen. Um schließlich je nach verwendetem Endgerät vielleicht nur einen bestimmten Ausschnitt an Informationen darzustellen, können neuerdings auch spezielle Device-Kanäle eingesetzt werden. Auch hier bietet es sich jedoch wieder an, unternehmensweit einheitliche Lösungen zu schaffen, die projektübergreifend genutzt werden können.

Fazit

Für Unternehmen, die ein modernes Projektmanagement umsetzen möchten, bietet sich der Einsatz von SharePoint aus mehreren Gründen an: Die umfassende Integration der Office-Infrastruktur, eine granulare Rechte- und Rollenverteilung sowie eine hohe Flexibilität bei der Anpassung an den individuellen Bedarf und die unternehmenseigenen Prozesse ermöglichen ein strukturiertes Wissensmanagement und effiziente Kollaboration. So lassen sich auch ohne teure und spezialisierte PM-Systeme Projekte umfassend und erfolgreich managen. (mje)