Klassische Projektmanagement-Applikationen unterstützen die Projekt-Verantwortlichen in der Regel mit Funktionen zur Planung, Verwaltung und Steuerung von Projekten, Aufgaben und Ressourcen. Weitere Funktionen dienen der Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten und dem Controlling. Typische Elemente sind unter anderem Projektziele und Anforderungsdokumentation, Projektpläne, Aufgabenlisten mit Aktivitäten- und Terminplanung, Fortschrittskontrolle, Kalender, Kontrollmechanismen für die Feststellung von Abweichungen sowie Reporting, Risiko- und Qualitätsmanagement.

Diese dokumentenzentrierte Sicht stößt jedoch zunehmend an Grenzen. In den letzten Jahren sind die Anforderungen an Geschwindigkeit, Mobilität und Usability deutlich gestiegen - ein anhaltender und globaler Trend. Doch allein mit der Organisation von Dokumenten wird man der zunehmenden Komplexität nicht gerecht, zumal immer häufiger mit standort- und unternehmensübergreifenden Projektteams und -partnern gearbeitet wird. Räumliche Distanzen und zeitliche Verschiebungen müssen in einer Projektmanagement-Software daher durch entsprechende Komponenten und Funktionalitäten aufgehoben werde

Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement (PM), welches vorwiegend auf einer prozessorientierten Sicht mit den Phasen Initiierung, Planung, Ausführung, Steuerung und Abschluss basiert, benötigt das moderne PM ein ergänzendes Bündel kollaborativer Funktionen. Herkömmliche Projekt-Verfahren weisen häufig bestimmte Schwachstellen auf, die zu Zeitfressern werden, zum Beispiel:

• Ergebnisse und letzten Abstimmungsstand aus Korrespondenz suchen und zusammenstellen,

• finale Protokollfassung zum letzten Statusmeeting suchen,

• Kontaktdaten pflegen,

• Einladungen für Meetings manuell verschicken,

• personalisierte Aufgabenliste zusammenstellen, basierend auf dem letztem Statusmeeting,

• Projektdokumente gemeinsam mit dem Team erstellen und überarbeiten (gleichzeitiges Arbeiten wird i.d.R. nicht unterstützt).

In der Regel werden diese nichtproduktiven Aufwände zum Leidwesen der Projektleiter mit zunehmender Teamstärke immer größer und steigen dabei nicht linear, sondern exponentiell an.

Ineffektive Dokumentenablage

Fehlende Leitfäden und Vorgaben zur Durchführung eines Projekts führen häufig dazu, dass eine unübersichtliche und ineffektive Dokumentenablage entsteht. Dateien unterschiedlichster Kategorien und Typen werden meist unstrukturiert auf Serverpfaden hinterlegt, oft mehrfach und ohne Restriktionen bezüglich der Benennung oder gar Versionsverwaltung. Ein weiterer Nachteil dieser Art der Dateiverwaltung ist die Rechteverwaltung. Die Freigabe von Netzlaufwerken bietet nur unzureichende Sicherheit und ermöglicht keine Rechtevergabe für einzelne Unterordner oder Dateien.

Außenstehende bekommen so entweder zu viele Rechte oder, im Extremfall, gar keinen Zugang. Darüber hinaus lassen sich keine Workflows implementieren, die jedoch für einen reibungslosen Projektablauf unverzichtbar sind. Das Wiederauffinden der unstrukturierten Word-, Excel- oder Powerpoint-Dateien ist ohne den Einsatz von Metadaten und ohne Volltextindizierung schwierig bis unmöglich, wenn der Suchalgorithmus letztlich auf den Namensbaum der Dateiablege reduziert ist. Lesen Sie zu diesem Thema auch unseren Beitrag Dokumentenmanagement mit SharePoint 2013.